流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理研究

李杰

河北省灤平縣人力資源和社會(huì)保障局 河北灤平 068250

流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理研究

李杰

河北省灤平縣人力資源和社會(huì)保障局 河北灤平 068250

隨著大學(xué)生就業(yè)壓力的增大，流動(dòng)大學(xué)生的數(shù)量越來越多，很多大學(xué)生畢業(yè)后無法找到正規(guī)穩(wěn)定的工作，就成為了流動(dòng)人員，其檔案也成為了流動(dòng)性人事檔案，流動(dòng)人員檔案管理具有一定的難度和挑戰(zhàn)，實(shí)際管理中也出現(xiàn)了很多問題。本文分析了流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理中的問題，以及對(duì)應(yīng)的解決對(duì)策。

流動(dòng)大學(xué)生；人事檔案管理；問題；對(duì)策

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動(dòng)了企業(yè)的優(yōu)化改制與重組，也為大學(xué)生就業(yè)帶來了壓力和難題，更多的流動(dòng)性大學(xué)生出現(xiàn)在人才市場(chǎng)上，這樣就出現(xiàn)了巨規(guī)模的流動(dòng)大學(xué)生檔案。流動(dòng)大學(xué)生檔案管理工作任務(wù)繁重，需要科學(xué)的方法，要想提高流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理水平，就要首先明確其中存在的問題，對(duì)應(yīng)采取科學(xué)的解決對(duì)策。

一、流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理中的問題

1、重視接收、輕視開發(fā)利用

從目前來看，社會(huì)性人才檔案管理中心在流動(dòng)性大學(xué)生檔案管理方面取得了一定成績(jī)，然而，其中的一些問題也不可忽視，那就是大多數(shù)人才中心存在著嚴(yán)重的功利化思想，只重視流動(dòng)性檔案的接收，收取檔案接受金，卻實(shí)行封閉式管理，忽視流動(dòng)性檔案的開發(fā)利用，使得很多流動(dòng)性檔案失去了存放的意義，大學(xué)生的就業(yè)問題依然得不到關(guān)注和重視。在這種情況下，就出現(xiàn)了很多社會(huì)不良現(xiàn)象，例如：一些私企用人單位在不查閱人事檔案資料的情況下就隨便招聘用人，使得一些假學(xué)歷、假文憑泛濫，嚴(yán)重?cái)_亂用人單位的人事管理；由于流動(dòng)性檔案得不到開發(fā)和重視，導(dǎo)致棄檔現(xiàn)象不斷出現(xiàn)，甚至出現(xiàn)了大學(xué)生私藏檔案、私拆檔案的問題，嚴(yán)重?fù)p害了檔案管理的嚴(yán)肅性。

2、出現(xiàn)了嚴(yán)重的人檔分離問題

由于缺乏健全完善的制度與科學(xué)有效的管理，使得流動(dòng)大學(xué)生的檔案管理無法有效銜接，個(gè)別地方在執(zhí)行人才選聘制度時(shí)，在沒有檔案的情況下，同樣接收一些流動(dòng)大學(xué)生，這種不合理的做法就昭示著未來的檔案管理會(huì)問題重重，一些被接收的流動(dòng)大學(xué)生經(jīng)過若干年的打拼出現(xiàn)了離職、跳槽等現(xiàn)象，加入新單位后不是有人無檔，就是原單位有檔無人，形成了嚴(yán)重的人和檔案相分離的問題，容易造成假文憑、假學(xué)歷等的泛濫。

3、流動(dòng)檔案管理不規(guī)范

當(dāng)前社會(huì)上的流動(dòng)大學(xué)生數(shù)量較多、范圍較廣，所以，其檔案數(shù)量、類型也是五花八門，不同流動(dòng)大學(xué)生有不同的檔案內(nèi)容，成千上萬的流動(dòng)性檔案集中到社會(huì)性檔案管理機(jī)構(gòu)，由于缺乏健全的檔案管理制度的約束，檔案管理中心沒有做好流動(dòng)性檔案的分類、歸類與整體，使得這些檔案依然處于混亂狀態(tài)，檔案沒有得到真正的管理，后期出現(xiàn)查找不利、轉(zhuǎn)遞不及時(shí)等問題，甚至出現(xiàn)了檔案丟失、遺漏等現(xiàn)象，嚴(yán)重違反了人事檔案管理紀(jì)律。

二、流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理的有效對(duì)策

1、建立健全流動(dòng)人員檔案管理規(guī)章制度

針對(duì)目前流動(dòng)人員檔案管理混亂不堪的現(xiàn)狀，國(guó)家應(yīng)該先從規(guī)章制度上下功夫，建立健全流動(dòng)人員檔案管理方面的制度法規(guī)，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)檔案的制度化、規(guī)范化管理。當(dāng)前我國(guó)依然未形成健全完善的檔案管理法律法規(guī)系統(tǒng)，也正是因?yàn)槿狈ν晟频姆煞ㄒ?guī)約束，才使得一些檔案管理人員放松自我，出現(xiàn)了不負(fù)責(zé)任、勉強(qiáng)應(yīng)付的局面，所以，我國(guó)必須重點(diǎn)針對(duì)流動(dòng)人員檔案的管理制定嚴(yán)格的法規(guī)制度，確保流動(dòng)人員檔案管理有法可依、有法必依。

2、加強(qiáng)流動(dòng)檔案的規(guī)范化管理

流動(dòng)檔案的管理必須依照統(tǒng)一的規(guī)范和規(guī)定，流動(dòng)檔案必須收集齊全、內(nèi)容要確保真實(shí)準(zhǔn)確，實(shí)行分類歸檔、分層管理，信息化檢索等制度。為了達(dá)到這些標(biāo)準(zhǔn)，要從以下方面做起：（1）要規(guī)定只有縣級(jí)以上的國(guó)家行政性人事機(jī)構(gòu)才具備流動(dòng)檔案管理的資格，其他任何社會(huì)性閑散機(jī)構(gòu)都無權(quán)依靠打理流動(dòng)檔案獲取利益。（2）任何合法性的流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)都必須本著“集中統(tǒng)一、歸口管理”的原則進(jìn)行流動(dòng)檔案管理，要嚴(yán)禁分散管理的現(xiàn)象出現(xiàn)。（3）對(duì)于數(shù)量巨大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的流動(dòng)性檔案要進(jìn)行逐層分類、分檔規(guī)范化管理。

3、積極采用現(xiàn)代化技術(shù)和方法

檔案管理必須迎合現(xiàn)代化的發(fā)展形勢(shì)，積極采用現(xiàn)代化的技術(shù)、設(shè)備、手段和方法，流動(dòng)檔案管理機(jī)構(gòu)要引進(jìn)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備，創(chuàng)建流動(dòng)人員人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人事檔案的信息化管理，并選擇現(xiàn)代化的信息檢索系統(tǒng)，加大信息管理軟件的開發(fā)力度，加快實(shí)現(xiàn)流動(dòng)檔案的現(xiàn)代化管理，其中對(duì)于一些非保密性的流動(dòng)性檔案可以采取網(wǎng)絡(luò)服務(wù)式管理模式，為流動(dòng)人事檔案的開發(fā)和利用創(chuàng)造機(jī)會(huì)。

4、重視人事檔案的開發(fā)和利用

流動(dòng)大學(xué)生檔案的管理工作并非只局限于接收、存放、分類與歸檔，更重要的是要注重其開發(fā)和利用。所謂人事檔案管理服務(wù)，其服務(wù)對(duì)象既包括檔案的主體，也就是這些流動(dòng)性大學(xué)生，又包括那些社會(huì)用人單位以及人才招聘選拔機(jī)構(gòu)等等，流動(dòng)檔案管理部門必須明確自身的職責(zé)和義務(wù)，在保管好流動(dòng)大學(xué)生檔案的基礎(chǔ)上，也要重視這些流動(dòng)檔案的開發(fā)和利用工作，例如：可以采用網(wǎng)絡(luò)鏈接的形式同用人單位、社會(huì)人才招聘機(jī)構(gòu)等建立聯(lián)系，同時(shí)，也要同存檔的流動(dòng)大學(xué)生建立聯(lián)系，為流動(dòng)大學(xué)生實(shí)時(shí)提供求職、就業(yè)方面的相關(guān)信息，使流動(dòng)性大學(xué)生掌握用人單位的用人招聘等信息，這樣才能促使他們更好地抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)。

5、全面提高檔案工作人員的素質(zhì)與水平

必須提高流動(dòng)檔案管理人員的素質(zhì)與水平，首先他們應(yīng)具備合格的思想素質(zhì)、道德素質(zhì)以及職業(yè)精神，能夠帶著一份責(zé)任心、責(zé)任感投入到流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理工作中來，同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)她們的檔案管理法律法規(guī)方面的教育，使他們掌握流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理的相關(guān)方法、規(guī)定與程序等等，從檔案歸檔、整理的原則，到鑒別與歸類、檢索方法等等，都要逐步落實(shí)、逐步提高，這樣才能真正意義上地確保流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性。

總結(jié)

流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理是一項(xiàng)重要又充滿挑戰(zhàn)的工作，檔案管理機(jī)構(gòu)必須明確流動(dòng)性人員檔案管理的重要性，提高自身的工作責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理制度，提高人事檔案管理水平。

[1]周毅.《個(gè)人信息保護(hù)法及其對(duì)人事檔案管理的啟示》，載《檔案管理》,2005年第5期。

[2]齊愛民.《德國(guó)個(gè)人資料保護(hù)法簡(jiǎn)論》.載《武漢大學(xué)學(xué)報(bào)》第57卷,第4期.

[3]李廣都,藍(lán)幸嬌.《從法律關(guān)系角度審視人事檔案的所有權(quán)》.載《中國(guó)檔案》2011年第5期.