關(guān)于電子檔案管理工作的若干思考

張拓

黑龍江省傳染病防治院

關(guān)于電子檔案管理工作的若干思考

張拓

黑龍江省傳染病防治院

隨著時(shí)代的發(fā)展，過去的紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸淡出人們的視野。隨之而來的是電子檔案的時(shí)代。尤其是當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的飛速進(jìn)步，為電子檔案的發(fā)展帶來了極大的便利。所以，電子檔案在未來的發(fā)展前景必然是十分廣闊的，并且在今后的工作中，也是人們應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的問題。本文以電子檔案在檔案管理中的問題進(jìn)行深入的研究，分析其中存在的問題并且找出解決方式，希望能夠引起相關(guān)人士的重視，為電子檔案的進(jìn)一步的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

電子檔案；檔案管理；問題；思考

電子檔案的發(fā)展離不開現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，這是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是現(xiàn)代化社會(huì)的重要表現(xiàn)形式。電子檔案在為人們帶來便利的同時(shí)，也需要注意在其中存在的問題，只有充分了解了其優(yōu)勢(shì)以及不足之處，才能合理的利用電子檔案造福于人類。同時(shí)，我們還要關(guān)注電子檔案的保護(hù)問題，這是長(zhǎng)期以來困擾檔案管理人員的一大重要問題，只有有效的解決了上述問題，才能使我國(guó)的檔案管理事業(yè)獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

1、電子文件的來源和電子檔案的發(fā)展

在人類進(jìn)入21世紀(jì)后，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度愈發(fā)之快，為人們的生活帶來了翻天覆地的變化，同時(shí)，高科技也逐漸滲入到了各行各業(yè)之中。檔案管理這一行業(yè)也不例外。在過去，人們主要是依靠文字記載對(duì)檔案進(jìn)行記錄，這一方式具有諸多不便之處，其一是容易損壞，一旦遇到水火，就會(huì)損壞檔案，造成無法挽回的后果。如果檔案丟失，同樣也很難找回，所以，紙質(zhì)的檔案在過去的管理環(huán)節(jié)是需要耗費(fèi)大量人力物力的。但是自從有了電子檔案這一形式，檔案管理人員的工作就清閑的不少，只要將重要的信息輸入進(jìn)計(jì)算機(jī)中就可以了。人們不必再擔(dān)心檔案的損壞或遺失了。同樣，在對(duì)檔案進(jìn)行查找時(shí)，也變得更加的便捷。只要在互聯(lián)網(wǎng)中輸入關(guān)鍵詞，所需要的信息就會(huì)出現(xiàn)，大大縮短了查找資料的時(shí)間。在電子信息化發(fā)展的今天，無論是企業(yè)還是各政府部門，都要使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦公，如果在過去，人們很難進(jìn)行相互交流，在信息的傳送方面也具有很大的不便之處。但是在現(xiàn)代化的社會(huì)中，只要具備了互聯(lián)網(wǎng)，就能將信息在短時(shí)間內(nèi)傳送出去，使各部門之間的信息傳送變得更加快捷，這是科學(xué)技術(shù)為人們帶來的便利，這一便利在電子檔案管理中得到最大化的發(fā)揮。

我們要認(rèn)識(shí)到電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理各具優(yōu)勢(shì)，同時(shí)，其優(yōu)勢(shì)也是相互之間的劣勢(shì)所在。例如紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定性，但是電子檔案卻受到網(wǎng)絡(luò)信號(hào)等影響，不具有穩(wěn)定性，如果發(fā)生斷電的情況，人們就很難通過計(jì)算機(jī)查閱到所需要的資料。這是其不便之處。但是人們同樣發(fā)明了光盤等信息化的產(chǎn)物，通過將檔案存儲(chǔ)其中，就能夠有效的避免上述問題的出現(xiàn)。這是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為人們帶來的便利之處。在電子檔案的管理過程中，歸檔是一項(xiàng)重要的工作，過去要想將檔案進(jìn)行歸檔，一般需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，有些檔案存在關(guān)聯(lián)性，對(duì)檔案的歸檔增加了一定的難度，但是通過計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，能夠有效的對(duì)檔案進(jìn)行資源的整合，可以將檔案進(jìn)行編目，同時(shí)也能夠加快檔案整理的時(shí)間，形成具有實(shí)際價(jià)值的檔案資源。綜上所述，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)或各個(gè)部門必然要進(jìn)行的信息資源的管理，在長(zhǎng)期發(fā)展的過程中，電子檔案必將會(huì)成為相關(guān)部門主要的工作重心，通過對(duì)檔案進(jìn)行合理的歸檔，能夠有效地保證檔案的真實(shí)性以及可靠性，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2、電子檔案的分類

由于電子文件信息與載體的可分離性，打破了原有檔案實(shí)體的屬性聯(lián)系，單線排列的分類方式也可能將被概念分類整理所取代、在電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那佯的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。但考慮到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際情況及所產(chǎn)生的文件類別，我們將電子文件采用檔案全宗號(hào)和檔案分類號(hào)劃分為：黨群管理文件、行政管理文件、經(jīng)營(yíng)管理文件、生產(chǎn)管理文件、財(cái)務(wù)審計(jì)文件、人事勞資文件、生產(chǎn)技術(shù)文件、科研文件、基本建設(shè)文件和設(shè)備設(shè)施文件。同時(shí)，考慮到我國(guó)現(xiàn)行的檔案歸檔范圍及其保管期限表是經(jīng)過長(zhǎng)期的調(diào)研和實(shí)踐而制定出來的，具有相當(dāng)?shù)目茖W(xué)性和可操作行，特別是保管期限表已考慮了檔案的重要程度和保存價(jià)值，因此，在電子檔案的歸檔中，也基本上將此歸檔范圍及其保管期限表作為依據(jù)，并根據(jù)企業(yè)實(shí)際制定相應(yīng)的歸檔范圍和保管期限，以保證電子檔案分類的系統(tǒng)性和合理性。

3、電子檔案在管理工作中的影響

過去，檔案管理人員主要管理的是紙質(zhì)的文件，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的文件一般都是文字材料，所以管理起來有所不便，一定要保證管理人員具有足夠的耐心以及責(zé)任心。但是在計(jì)算機(jī)得到發(fā)展后，人們不再拘泥于同一種方式，而是通過磁盤錄入的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，紙質(zhì)檔案由此發(fā)展成為電子檔案。電子檔案的形成不僅加快了資源共享的速度，同時(shí)也促進(jìn)了電子信息化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。人們通過對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，逐漸形成了統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，這樣便極大的減少了檔案管理人員的工作量，同時(shí)效率也得到了進(jìn)一步提高。所以說電子檔案的發(fā)展，為檔案管理工作帶來了重要的意義。

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

4、結(jié)語

檔案管理工作對(duì)于一個(gè)單位的全局工作是十分重要的，我們應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)其根本性和重要性。電子檔案的應(yīng)用前景是廣闊的，我們應(yīng)當(dāng)在這條路上不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案工作的簡(jiǎn)易性和穩(wěn)定性的不斷提高。在這個(gè)高度信息化的時(shí)代，信息技術(shù)無疑為檔案管理，特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有把工作重點(diǎn)放在信息化管理，網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。

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