采購檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策分析

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采購檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策分析

劉艷

湖北日?qǐng)?bào)傳媒集團(tuán)430077

[摘要]在我們的日常采購活動(dòng)中，采購檔案管理是一個(gè)非常關(guān)鍵性的步驟，它作為采購活動(dòng)的記錄方式，從客觀的角度為我們的管理提供依據(jù)，具有很高的實(shí)證性，也比較利于當(dāng)前開展的反腐倡廉。所以從嚴(yán)格意義上來說，采購檔案管理是對(duì)我們的采購活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估、監(jiān)督、處理投訴等等活動(dòng)的基礎(chǔ)，在企業(yè)管理這占據(jù)不小的份額，必須得到我們的重視。

[關(guān)鍵詞]采購檔案；管理；對(duì)策

1、采購檔案管理的重要性

當(dāng)前我國(guó)許多企業(yè)的采購檔案管理制度是非常不完善的，這無疑對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展形成很大的不利。采購檔案作為記錄采購過程的書面材料，是客觀的，具有非常高的實(shí)際意義，對(duì)于企業(yè)后期采購活動(dòng)的開展、效果的評(píng)估、突發(fā)事件的處理等等都具有積極作用，所以在企業(yè)生產(chǎn)過程中是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。

2、采購檔案管理中存在的問題

2.1專業(yè)人員缺乏，管理質(zhì)量差

從我國(guó)企業(yè)采購檔案管理的現(xiàn)狀來看，結(jié)果是觸目驚心的，大多數(shù)企業(yè)沒有給予一定的重視，在采購檔案管理上問題多發(fā)，其中最重要的一個(gè)方面就是在人才的配備上。許多企業(yè)認(rèn)為采購檔案管理是可有可無的，所以從意識(shí)上就忽略了，人員往往是沒有經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)資質(zhì)的人員，缺乏必要的專業(yè)性，甚至許多企業(yè)的采購檔案管理人員還肩負(fù)著其他職責(zé)，沒有形成專人專職，這無疑導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量非常差。

2.2檔案收集周期長(zhǎng)，影響歸檔完整性

從我國(guó)當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀來看，很多采購中心在工作過程中往往沒有嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，采購資料的填寫和收集存在著很嚴(yán)重的問題，所以完整性得不到保證。實(shí)際生活中有這樣的問題，采購中心不能出具驗(yàn)收證明或者是在合同簽訂方面出現(xiàn)問題等等，都可能影響采購檔案的存檔。當(dāng)前我國(guó)的投訴機(jī)制存在著較大問題，進(jìn)行投訴的周期和程序比較長(zhǎng)，如果是越部門投訴往往因?yàn)樯霞?jí)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間原因而被擱置，這就導(dǎo)致檔案的收集周期被拉長(zhǎng)，檔案的完整性受到嚴(yán)重影響。

2.3檔案管理與使用脫節(jié)

眾所周知，檔案是為我們的生產(chǎn)生活服務(wù)的，必須對(duì)檔案進(jìn)行良好的應(yīng)用才能發(fā)揮它的作用，才能體現(xiàn)出檔案的效應(yīng)。我國(guó)許多企業(yè)的檔案往往是為企業(yè)提供一些具有專業(yè)水平的技術(shù)參數(shù)或者是企業(yè)近期的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，也包括一些企業(yè)的政策方針、文化特色等等，這些可以在制作標(biāo)書或者是進(jìn)行評(píng)分的過程中提供良好的理論依據(jù)。對(duì)于供應(yīng)商來說，原始性的證明材料是資質(zhì)相關(guān)的一些資料，可以在投標(biāo)、中標(biāo)過程中提供依據(jù)。從我國(guó)當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案的使用效率非常低，這在很大程度上是資源的浪費(fèi)。

2.4檔案管理缺乏保密性

檔案管理工作最怕出現(xiàn)的就是泄密問題，這也是許多企業(yè)檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)的問題，在實(shí)際的生活中出現(xiàn)過一個(gè)采購中心在評(píng)標(biāo)過程中因?yàn)樾姑芏煌对V，在社會(huì)上引起了很大的議論。由此看來，如果保密性不好的話就往往成為采購的致命要素，我國(guó)許多采購中心沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理保密性的重要性，機(jī)構(gòu)崗位出現(xiàn)不合理的現(xiàn)象，人才方面也做的差強(qiáng)人意，從而導(dǎo)致檔案管理問題頻發(fā)，對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展是非常不利的。

2.5檔案室軟硬件設(shè)備嚴(yán)重滯后

因?yàn)橐庾R(shí)上沒有對(duì)檔案管理工作重視，許多企業(yè)甚至沒有專門的檔案室，往往只是將相關(guān)資料堆積到一個(gè)房間，沒有專門的人對(duì)此進(jìn)行負(fù)責(zé)管理，這對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展是非常不利的。還有一些采購中心的檔案室是空間很小的房間，沒有把檔案進(jìn)行分門別類的放置，更不要說將這些資料轉(zhuǎn)換為電子文檔。由此看來，我國(guó)很多采購中心的檔案館建設(shè)還是需要不斷加強(qiáng)的。

3、做好采購檔案管理工作的有效途徑和方法

3.1對(duì)采購文件進(jìn)行科學(xué)細(xì)致的分類立卷

采購人在開展采購項(xiàng)目活動(dòng)時(shí)，會(huì)出現(xiàn)各種原始資料，這也就是我們所說的采購文件。根據(jù)中國(guó)的相關(guān)法律規(guī)定，采購文件具體包含如下幾個(gè)：采購人采購時(shí)的相關(guān)記錄、招投標(biāo)文件、財(cái)政部門審批后的計(jì)劃表及采購預(yù)算、評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)分表、答疑函等。對(duì)采購文件進(jìn)行正確分門別類，理應(yīng)符合文件的特有情況，可以根據(jù)采購的先后順序和程序進(jìn)行，確保文件的連貫性，結(jié)合相應(yīng)的價(jià)值和利用規(guī)律有步驟的開展，從而盡可能的保證檔案資料的齊全，提升保管質(zhì)量。

3.2加強(qiáng)對(duì)采購文件的科學(xué)有效管理

要想把采購檔案工作做到實(shí)處，必須強(qiáng)化如下幾個(gè)方面，第一是加大監(jiān)督力度，形成專人管理。根據(jù)分級(jí)管理的相關(guān)要求，各個(gè)部門應(yīng)該做好采構(gòu)檔案工作，對(duì)指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督進(jìn)行有效管控，在整理和保管文件方面設(shè)置專人負(fù)責(zé)。同時(shí)，應(yīng)該加大培訓(xùn)力度，明確保存檔案的場(chǎng)所。第二是合理采集保存采購文件。當(dāng)采購項(xiàng)目完成時(shí)，采購機(jī)構(gòu)應(yīng)該安排專人負(fù)責(zé)整理、收集采購文件，并妥善進(jìn)行保存，切記不能累計(jì)到年底來一起安排，不然，容易引發(fā)采購資料的遺失，造成檔案的殘缺。第三要做好采購文件的保密工作，執(zhí)行統(tǒng)一的檔案管理制度，確保采購文件的最大安全性，避免采購文件出現(xiàn)丟失、篡改和損害等。對(duì)于投標(biāo)商進(jìn)行投標(biāo)的投標(biāo)文件而言，由于牽扯到商業(yè)秘密，如果沒有獲得他們的認(rèn)同，不允許進(jìn)行公開。第四要加快采購檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、電子化的發(fā)展步伐。

3.3采購機(jī)構(gòu)要自覺接受監(jiān)督管理部門的檢查

在《采購法》七十六條中，明確表示如果采購代理機(jī)構(gòu)、采購人違背法律，私自破壞、隱藏理應(yīng)存檔的文件，或者是對(duì)其進(jìn)行修改和變更，要處于采購管理部門的罰款金額為2萬到10萬元。并處分相關(guān)的直接負(fù)責(zé)人和相應(yīng)的主管人員。如果有犯罪行為的，應(yīng)該進(jìn)行刑事問責(zé)。監(jiān)督管理部門理應(yīng)正確看待此類問題，并在考核中所有體現(xiàn)，如同檢查采購執(zhí)行問題，采用相應(yīng)的檢查評(píng)價(jià)，并嚴(yán)格處置相應(yīng)的違規(guī)情況。

3.4不斷提高專職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

采購機(jī)構(gòu)應(yīng)該加大培訓(xùn)力度，提升專職檔案管理人員工作能力，特別要培養(yǎng)相應(yīng)的責(zé)任意識(shí)，清楚知曉自己工作內(nèi)容，進(jìn)而全面弄清楚應(yīng)該具備的相關(guān)知識(shí)，掌握操作技能，營(yíng)造愛崗敬業(yè)的氛圍。

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