加強(qiáng)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

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加強(qiáng)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

陳晉

黑龍江省中醫(yī)藥科學(xué)院

[摘要]伴隨著社會(huì)的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)在飛速的發(fā)展，人們對(duì)于生活水平的要求也在也在不斷地提高，而社會(huì)各個(gè)單位的發(fā)展在社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展中起著很大的作用，而對(duì)于一個(gè)單位其最重要的在于人力資源，那么其人事檔案管理工作就尤為重要。加強(qiáng)現(xiàn)階段的單位人事檔案管理工作對(duì)于一個(gè)單位的發(fā)展起著重要作用，很多的單位發(fā)展緩慢甚至滯停，很大的原因在于人事檔案管理工作仍停留在舊的老一套當(dāng)中，沒能跟上社會(huì)的發(fā)展。在本文中對(duì)于人事檔案管理工作進(jìn)行合理分析，并具有針對(duì)性的做出相應(yīng)建議。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理；措施

人事檔案是為人事工作服務(wù)的，作為人事工作的中心環(huán)節(jié)，在人事工作的生存和發(fā)展中是不可替代的，它全面地、歷史地記載著個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的人生軌跡, 對(duì)于個(gè)人工資待遇、勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等有著重要的影響。隨著近年來社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案管理工作的適應(yīng)力差、跟不上時(shí)代步伐等問題顯現(xiàn)，因此對(duì)于加強(qiáng)人事檔案管理的工作迫在眉睫。而一個(gè)好的人事檔案管理，確保著單位的正確人事調(diào)用，俗話說好鋼要用到刀刃上，正確的人事調(diào)用決定著單位的發(fā)展快慢甚至是發(fā)展方向的正確性。

1.人事檔案管理的現(xiàn)存問題

1.1人事檔案認(rèn)識(shí)欠缺

針對(duì)人事檔案管理工作來說，很多人覺得簡單，枯燥，沒有想其它管理單位一樣或多或少帶來一定的利益，其實(shí)人事檔案為單位帶來著巨大的利益，只是它不是明面上的利益，因此，領(lǐng)導(dǎo)者們大多都對(duì)此不是很重視，對(duì)于人事檔案認(rèn)識(shí)欠缺。人事檔案管理在各個(gè)單位中都是一項(xiàng)非?；A(chǔ)性的工作，但也是不可缺失的，很多單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于這基礎(chǔ)的人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，所以存在應(yīng)付了事，落實(shí)不到位、督導(dǎo)不及時(shí)、檢查走過場的現(xiàn)象。而有的單位在實(shí)際工作中對(duì)檔案的保管甚至都沒有專門針對(duì)的辦公地點(diǎn)與存放地方，沒有專門的保管人員，整理人員，有的也只是在別的工作崗位上的兼職做人事檔案管理工作。保管檔案的地方甚至沒有防盜、防潮等安全保護(hù)措施，而檔案一般存放的時(shí)間都是比較長的，紙張的存放非常隨便，導(dǎo)致紙張變變質(zhì)，甚至出現(xiàn)褪色、字跡模糊的現(xiàn)象，這對(duì)于紙張檔案來說是非常危險(xiǎn)的，使信息的查詢有著很大的困難，更使人事檔案顯得不重要。

1.2檔案材料不足

就現(xiàn)在各個(gè)單位的人事檔案來說，在內(nèi)容上簡單，甚至檔案知識(shí)一個(gè)過場，材料不夠健全,案卷不夠規(guī)范,檔案的信息質(zhì)量不高，甚至是千篇一律。有的管理人員對(duì)于管理檔案不傷心，缺乏責(zé)任心，對(duì)檔案資料的采集和整理懶散，不及時(shí)，致使人事檔案的材料嚴(yán)重不全，此外干部職工對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不全，覺得沒有什么作用，填寫中不認(rèn)真，弄虛作假，這在管理人員中也不查詢，人們都效仿，使其重要性下降。在檔案內(nèi)容中并沒有針對(duì)于個(gè)人的德行、愛好、素質(zhì)等很多重要的信息，或者是根本就沒有這些內(nèi)容，只在乎學(xué)歷，成就等內(nèi)容，由于不重視檔案，檔案中空話、套話、也就越來越多，顯得檔案是敷衍了事，完全不能反映一個(gè)人的綜合素質(zhì)

1.3管理人員的配置不合理

人事檔案管理人員在大多數(shù)單位都是其它崗位人員進(jìn)行兼職管理的，單位里并沒有配備專業(yè)的管理人員，因此這些人員多數(shù)都是對(duì)人事檔案管理工作是做完表面工作后，對(duì)之置之不理。沒有專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作不熟悉，不能夠盡到工作職責(zé)，在工作中對(duì)其重視度不夠可能導(dǎo)致檔案參差不齊，內(nèi)容真實(shí)度降低，同時(shí)對(duì)于工作操作章程不熟練，工作效率低下，檔案管理敷衍了事等現(xiàn)象。單位管理人員的配置很多時(shí)候都是經(jīng)常更換，而且只是簡單的保管工作，對(duì)于人事檔案管理上沒有投入過多的精力，本來人事檔案管理很嚴(yán)密，很重要的一項(xiàng)工作變成了簡單的保管，檔案管理水平的提升更無從談起。

2.加強(qiáng)人事檔案管理工作的意見

2.1正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理的價(jià)值

人事檔案在人事管理制度中是一項(xiàng)非常中的工作，它所存在的社會(huì)價(jià)值，是由其自身的社會(huì)屬性所決定的。個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面信息全集中人事檔案中，因此對(duì)于個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等都是非常有利的證據(jù)，它可以很有利的展示員工能力，學(xué)識(shí)，讓領(lǐng)導(dǎo)人快速了解自己的員工，對(duì)于員工的工作能力，社交能力快速認(rèn)識(shí)，從而決定適合員工的承擔(dān)工作，對(duì)于單位的快速發(fā)展有著很大的促進(jìn)作用。因此單位應(yīng)該加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，單位應(yīng)該把檔案管理納入到日常工作的考核范圍，嚴(yán)格監(jiān)督檔案管理工作的規(guī)范性，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作向著科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的檢查、指導(dǎo)、督促工作，在行動(dòng)上加大對(duì)檔案管理的重視程度。

2.2細(xì)化檔案內(nèi)容

在信息化時(shí)代，為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，跟上時(shí)代步伐，人事檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化是必不可少的，而且迫在眉睫。注重人事檔案的服務(wù)和利用功能，才能更好的服務(wù)于人事的需求、提高管理工作效率。針對(duì)于人事檔案工作的細(xì)化轉(zhuǎn)變，除了針對(duì)個(gè)人學(xué)識(shí)，能力之外，還需要著重德、能、勤、績等方面的信息。而對(duì)與技術(shù)骨干干部更要側(cè)重業(yè)務(wù)能力、科技創(chuàng)造、專業(yè)論著和職稱評(píng)定等方面材料的搜集，這樣才能使領(lǐng)導(dǎo)人事各個(gè)干部的著重能力點(diǎn)，方便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于各個(gè)干部的人事調(diào)動(dòng)。同時(shí)必須加強(qiáng)資金投入，收集方面的投入，增添資料保管保密性，爭取人事檔案具體化，確保人事檔案真實(shí)度。保證為干部選拔任用提供堅(jiān)強(qiáng)的信息保證，為單位的發(fā)展提供可靠，有效的人事信息。

2.3提高管理人綜合素質(zhì)

管理人員的管理素質(zhì)對(duì)于人事檔案管理工作有著非常大的影響，因此對(duì)管理人員的培訓(xùn)必不可少，必須加強(qiáng)其自身的綜合素質(zhì),另外單位應(yīng)引進(jìn)具有高專業(yè)技術(shù)水平,具有創(chuàng)新，社會(huì)協(xié)調(diào)等多能力的人才。而由于人事檔案管理工作的性質(zhì)，檔案管理人員必須具有敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、搜索的精神，針對(duì)人事信息查詢，搜集方面有著卓越能力。設(shè)立專門的人事檔案管理部門，吸收具有搜索，查詢高科技能力，并具備一定社會(huì)協(xié)調(diào)能力的管理檔案人才。同時(shí)要及時(shí)了解信息檔案學(xué)發(fā)展的新方向，及時(shí)更新人事檔案管理方式，制度，提高人事檔案信息資源的有效利用，針對(duì)多方位的需求服務(wù)，讓人事檔案管理工作徹底的發(fā)揮其作用，為單位提供可靠人事信息后盾。

結(jié)語

單位人事檔案管理對(duì)于單位的人事安排有著很大的影響，而一個(gè)單位的人事安排關(guān)系著單位的發(fā)展。而人事檔案信息化管理牽涉到規(guī)章制度、管理與信息技術(shù)等多個(gè)方面，因此人事檔案管理工作的改進(jìn)是一個(gè)長期漸進(jìn)的過程，需要在實(shí)踐中不斷規(guī)范和完善。人事檔案能夠使領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到員工的價(jià)值。所謂良好的員工關(guān)系管理是實(shí)現(xiàn)人與事的最佳配合的重要手段，是促進(jìn)企業(yè)優(yōu)秀文化形成的重要手段。而增強(qiáng)員工內(nèi)部的凝聚力,發(fā)揮員工的積極性和創(chuàng)造性都在領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到員工價(jià)值所做出的人事調(diào)動(dòng)的基礎(chǔ)上，能使領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)員工能力的就在人事檔案上，因此使人事檔案煥發(fā)出新的活力與生機(jī)，提高人事檔案利用率尤為重要。

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