加快推進中職學校檔案管理現(xiàn)代化的途徑

?

加快推進中職學校檔案管理現(xiàn)代化的途徑

林琳

黑龍江護理高等專科學校 黑龍江哈爾濱 150001

[摘要]學校檔案管理是對學校工作和教學活動的實際情況的真實記載，通過學校檔案可以有效的體現(xiàn)出學校的教學質量和管理水平，所以加強學校檔案管理工作，可以有效的提高學校工作的效率，加快推進學校教育教學改革的深入進行。作為中職學校，在檔案管理工作中，更需要做到與時俱進，加快推動檔案管理現(xiàn)代化的進程，確保檔案管理水平的提升。文中對中職學校。

[關鍵詞]中職學校；檔案管理；現(xiàn)代化建設；現(xiàn)狀；途徑

當前社會和經濟的發(fā)展速度不斷加快，在這種情況下，中職院校為了能夠與社會的發(fā)展進程相適應，面臨著重大的變革，這也給中職學校檔案工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。在當前新形勢下，中職學校需要進一步強化檔案管理工作，加快推動檔案管理現(xiàn)代化的建設，確保檔案管理工作能夠為中職學校的健康、有序發(fā)展提供優(yōu)質的服務。

一、中職學校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理者整體素質不高

目前我國中職學校由于更重視專業(yè)教學和科研工作，而對檔案管理工作缺乏重視，這就導致當前中職學校檔案管理人員素質普遍不高，在檔案管理工作中不僅存在人員配備不合理的情況，同時部分檔案管理人員沒有經過專業(yè)、系統(tǒng)的檔案知識學習，由于自身對檔案管理知識缺乏了解，從而導致其業(yè)務水平較低。再加之學校對檔案人員缺乏系統(tǒng)的培訓，這就導致中職學校檔案管理人員在檔案收集、整理、保管和利用等工作缺乏熟練度，而且檔案工作缺乏規(guī)范性。

（二）檔案信息載體結構過于單一

目前部分中職學校檔案管理工作還采用手工操作方式來完成，管理方式較為落后，檔案人員在對檔案加工過程中通過手工操作，不僅勞動強度較大，而且工作效率較低，嚴重影響了檔案處理的速度。而且這種手工操作方式使檔案人員沒有時間和精力來對檔案資料進行利用和開發(fā)。同時由于管理方式落后，也給檔案查閱工作帶來了較大的難度，案卷在經常翻閱過程中極易出現(xiàn)破壞及磨損的情況，而且檢索速度較慢，查找精確度有所欠缺，不利于檔案管理水平的提升。

（三）收集的資料不夠完整

在當前中職學校檔案收集工作中，由于檔案管理部門與其他部門之間缺乏有效的溝通，這就導致部分會議文件無法及時進行收集歸檔。特別是由于對各類會議情況不了解，這就導致一些外出參加會議人員在不能及時將會議文件歸檔時，由于檔案管理人員對此不了解，從而導致這部分資料無法收集。另外，教學檔案也需要及時進行歸檔。但部分教師認為教學檔案是自己課堂上所取得的成果，不應該進行歸檔，應該屬于自己所有，這種思想的存在也導致教學檔案歸檔不及時，收集過程中存在較大的難度。

二、推進中職學校檔案管理現(xiàn)代化的途徑

（一）科學配備檔案人員

學校檔案需要集中進行保存和管理，這就需要指定專門的檔案管理人員負責學校的檔案管理工作。作為檔案管理人員不僅需要對職教辦學的規(guī)律進行熟知，而且還要具有專業(yè)的檔案管理知識，具有較強的政治素質，在工作中嚴格遵循檔案管理工作的各項規(guī)章制度。同時，為了能夠更限的提高中職學校檔案管理的質量和水平，則需要加強檔案工作的硬件建設。學校不僅要設立專門的檔案室，而且還要做好檔案保存過程中的各種保護措施，確保檔案的安全性和完善性，從而確保中職學校檔案管理工作的規(guī)范性。

（二）實行檔案信息化建設，提升現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設已經成為了社會信息化發(fā)展過程中必不可缺的內容，更是學校檔案工作朝著現(xiàn)代化方向邁進的必經途徑。一方面，樹立適應新形勢的觀念，也就是將中職學校檔案作為核心信息資源的觀念；另一方面．實際管理過程中應與時代同步，樹立起中職學校檔案管理新理念，編制出完善的和現(xiàn)代化管理要求相符的管理體系以及運行機制。另外，充分利用先進的計算機及信息檢索終端等諸多的先進辦公設施，對檔案信息資料進行全面收集、有效處理、科學傳遞，從而將檔案實際服務質量不斷提升。

（三）做好檔案收集整理工作，加強管理

中職學校檔案工作應始終遵循著以我為主的立卷歸檔原則，對本單位中的文件材料、開展公務活動時形成的核心會議材料、勞動工資等諸多的材料加以及時收集。在收集完文件材料后，應結合不同的門類以及載體按照年度、類別分別進行整理與歸檔。另外，嚴格根據(jù)檔案管理的要求，重視檔案的收集、整理、鑒定以及保管等環(huán)節(jié)，努力抓好檔案的編目、檢索、編研工作，構建完善的檢索體系、檔案文件匯編等一系列的參考資料，以滿足檔案工作的實際需求。

（四）提供服務，開發(fā)利用

在開發(fā)利用學校檔案信息資源時，應始終遵循著相關規(guī)章制度辦事，樹立良好的服務態(tài)度，增強服務質量水平。不斷提高學校檔案室的服務功能，積極的開發(fā)它的教育功能，將檔案從之前的以藏為主朝著以開發(fā)利用為主方向上轉變。確保檔案檢索工具的完善性，匯編諸多的能夠將學校特色全面反映的利用價值高的編研材料，采用先進的多媒體手段輔助檔案管理，以使管理方法呈現(xiàn)出科學化、管理機構呈現(xiàn)出高效化、檔案工作呈現(xiàn)出標準化，進一步推動檔案管理現(xiàn)代化建設步伐，讓檔案信息資源良好的服務于教育教學。

（五）依法治檔，建章立制

中職學校檔案管理工作應始終堅持著依法治檔，全面實現(xiàn)檔案管理制度化。隨著社會的快速發(fā)展，對從事檔案工作的人員業(yè)務知識、科學知識、管理操作能力等諸多方面的要求越來越高，檔案事業(yè)要想持續(xù)健康的發(fā)展，就必須以依法治檔為核心，強化制度化建設，確保檔案管理作用的有效發(fā)揮。

三、結束語

在當前科學技術快速發(fā)展的新形勢下，中職學校在檔案管理工作中需要加快信息化建設，充分的利用計算機技術和網絡技術，采用現(xiàn)代化檔案管理手段和方法，強化檔案管理工作效率和質量，確保中職學校檔案現(xiàn)代化管理目標的實現(xiàn)。

參考文獻

[1]潘雁.淺談中職學校檔案管理工作[J].廣西農學報,2011年03期．

[2]劉芳.淺談中等職業(yè)學校檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策[J].福建建材,2012年03期．

[3]劉亞玲.加強中職學校檔案管理工作的幾點建議[J].檔案時空,2012 年02期．