信息時(shí)代下大學(xué)生人事檔案管理

文／鄭州大學(xué) 張巍 趙翊新 吳佳林

由于大學(xué)生人事檔案的形成過程缺乏公正的程序和科學(xué)的管理，其信用正逐漸遭到社會(huì)的置疑，“死檔”“棄檔”“人檔脫節(jié)”現(xiàn)象日趨嚴(yán)重。大學(xué)生人事檔案管理中僵化的模式和落后的方法已越來越不適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展要求。大學(xué)生人事檔案管理應(yīng)把握好信息時(shí)代的機(jī)遇，不斷提高管理水平，提高大學(xué)生人事檔案的利用率。

一、大學(xué)生人事檔案信息化管理的意義和現(xiàn)狀

（一）提高大學(xué)生人事檔案管理的效率。傳統(tǒng)的大學(xué)生人事檔案管理工作主要是對(duì)人事檔案的實(shí)體進(jìn)行管理。因此，工作人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保存。尤其在檔案檢索和利用時(shí)，工作人員需要通過分類目錄手動(dòng)查找檔案記錄，然后按照記錄去庫房查找檔案，利用時(shí)還需要進(jìn)行復(fù)印，程序繁瑣，過程麻煩。因此，傳統(tǒng)人事檔案的管理不但工作量大，效率低，還容易對(duì)檔案原件造成傷害。

對(duì)大學(xué)生人事檔案進(jìn)行信息化管理，能夠有效克服“看堆式”管理的局限，使大學(xué)生人事檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，形成流暢連貫的檔案信息資源鏈。這樣不但可以使一次錄入的數(shù)據(jù)可以多次循環(huán)利用，減少中間繁瑣的程序，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)共享，提高大學(xué)生人事檔案管理的效率。還能夠減少多次查閱對(duì)檔案原件帶來的破壞，維護(hù)大學(xué)生人事檔案的準(zhǔn)確性和惟一性。

（二）提高大學(xué)生人事檔案的社會(huì)價(jià)值。信息的公開是計(jì)算機(jī)信息化管理的特點(diǎn)之一。封閉的人事檔案的管理模式限制了人才的合理流動(dòng)，阻礙了整個(gè)社會(huì)的人力資源的合理配置與使用，影響了社會(huì)財(cái)富的創(chuàng)造，其結(jié)果是在我國(guó)政治和經(jīng)濟(jì)環(huán)境不斷開放的條件下,人事檔案越來越不受重視。

因此，要提高大學(xué)生人事檔案的社會(huì)價(jià)值，就應(yīng)該實(shí)現(xiàn)大學(xué)生人事檔案的信息化管理。這就要求大學(xué)生人事管理不但要與信息技術(shù)相結(jié)合，還需要適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，深化服務(wù)內(nèi)容，拓展服務(wù)領(lǐng)域，豐富服務(wù)手段。從而提高大學(xué)生人事檔案信息資源的利用價(jià)值，增強(qiáng)大學(xué)生人事檔案的社會(huì)功能，引起高校和社會(huì)、尤其是企業(yè)的重視，這有利于相應(yīng)減少大學(xué)生棄檔現(xiàn)象，為人才的交流與合作提供方便,為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供智力服務(wù)。

（三）大學(xué)生人事檔案信息化管理現(xiàn)狀。雖然大部分高校已經(jīng)開始大學(xué)生人事檔案的信息化工作，其管理方式也逐漸向信息化轉(zhuǎn)變，但大學(xué)生人事檔案的管理方式主要還是以傳統(tǒng)的人工為主。而且信息化過程中也出現(xiàn)了諸多問題，如軟件不完善，信息內(nèi)容不太完整，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及信息瀏覽更新等方面還較滯后。

在工作人員方面，有一半的工作人員只能夠應(yīng)用日常文檔，對(duì)計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)程序信息互動(dòng)等方面能力較差，不能夠完全勝任大學(xué)生人事檔案信息化管理工作。

二、大學(xué)生人事檔案信息化管理的問題

（一）信息資源的開發(fā)利用率低。從大學(xué)生人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，大學(xué)生人事檔案管理手段與信息服務(wù)的方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于信息時(shí)代的步伐，且大學(xué)生人事檔案重保管輕利用，檔案部門只是按時(shí)接收，整理保存，提供憑據(jù)，很少考慮對(duì)大學(xué)生人事檔案信息的進(jìn)行開發(fā)利用，阻撓了檔案信息資源開發(fā)利用的進(jìn)一步深入。

（二）工作人員素質(zhì)整體偏低。新形勢(shì)下，大學(xué)生人事檔案的信息化管理對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求，工作人員不僅要有較高的檔案專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)，還需要具有一定的信息技術(shù)和信息素養(yǎng)。但現(xiàn)如今，很少有專業(yè)檔案管理人員能熟練運(yùn)用信息技術(shù)管理和利用檔案，而專業(yè)信息技術(shù)人員則缺乏對(duì)檔案工作的了解，這種情況在一定程度上影響了大學(xué)生人事檔案信息化管理的進(jìn)程。

（三）管理體質(zhì)不健全。由于大學(xué)生人事檔案信息化管理既沒有一致的信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，也沒有一套統(tǒng)一、科學(xué)、合理的軟件系統(tǒng)，導(dǎo)致了大學(xué)生人事檔案信息化系統(tǒng)缺乏通用性和科學(xué)性，這就容易造成大學(xué)生人事檔案信息化管理混亂，容易出錯(cuò)。

（四）數(shù)據(jù)庫信息量有限，質(zhì)量不高。大學(xué)生人事檔案信息管理系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大部分高校都是利用本校計(jì)算機(jī)專業(yè)自行開發(fā)研制管理系統(tǒng)。由于沒有盈利性，一些系統(tǒng)研究人員一旦開發(fā)成功管理系統(tǒng)，就對(duì)系統(tǒng)后期數(shù)據(jù)庫的建立、維護(hù)重視不夠。這就使數(shù)據(jù)庫的信息量有限，質(zhì)量不高，數(shù)據(jù)庫的查全率和查準(zhǔn)率低下，信息的準(zhǔn)確性和全面性得不到保證，影響大學(xué)生人事檔案信息管理系統(tǒng)的可信度和使用率。

三、完善大學(xué)生人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）加強(qiáng)大學(xué)生人事檔案管理軟硬件支持。要對(duì)大學(xué)生人事檔案進(jìn)行信息化管理，有效利用大學(xué)生人事檔案信息資源，首先需要建立大學(xué)生人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，而數(shù)據(jù)庫是一項(xiàng)系統(tǒng)的長(zhǎng)期工程，它的建立需要計(jì)算機(jī)硬件和數(shù)據(jù)庫軟件的支持，這就要求高校能夠長(zhǎng)期提供相應(yīng)的軟硬件支持，滿足大學(xué)生人事檔案信息化建設(shè)的需要。

（二）完善大學(xué)生人事檔案信息化的相關(guān)機(jī)制，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。近幾年來大學(xué)生事檔案管理工作在不斷完善并取得了一定成績(jī),但與實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理還有一定距離,與國(guó)際先進(jìn)的檔案管理水平和資源開發(fā)利用能力也還存在差距。對(duì)于大學(xué)生人事檔案來說，建立一個(gè)完善的信息化管理模式，是大學(xué)生人事檔案信息化管理的首要任務(wù)。

人事檔案規(guī)范化管理,是指根據(jù)組織、人事、勞動(dòng)等部門的現(xiàn)實(shí)要求,科學(xué)地、系統(tǒng)地、動(dòng)態(tài)地管理人事檔案,使人事檔案發(fā)揮更大效能,更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。因此，首先要優(yōu)化大學(xué)生人事檔案管理模式，規(guī)范大學(xué)生人事檔案信息化管理實(shí)施的具體細(xì)節(jié)，為其制定出科學(xué)合理的管理標(biāo)準(zhǔn)，使大學(xué)生人事檔案信息化管理做到建設(shè)規(guī)范，有法可依。

優(yōu)化大學(xué)生人事檔案管理模式可以從構(gòu)建大學(xué)生人事檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)開始，在檔案部門下成立院一級(jí)的檔案工作機(jī)構(gòu),在各院系部門配備檔案管理員,對(duì)大學(xué)生信息及時(shí)采錄，統(tǒng)一錄入數(shù)據(jù)庫，提高工作效率。

（三）加強(qiáng)大學(xué)生人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。大學(xué)生人事檔案信息化建設(shè)需要一批精通專業(yè)專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)的復(fù)合型人才，因此，高校應(yīng)切實(shí)重視檔案管理人員素質(zhì)的提高，尤其要重視他們專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，從而建立一支高素質(zhì)的工作人員，為大學(xué)生人事檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）建立大學(xué)生人事檔案信息化建設(shè)的安全保障體系。大學(xué)生人事檔案的信息化管理是一把雙刃劍。雖然它提高了檔案工作的效率，但由于信息的公開性，它對(duì)大學(xué)生人事檔案的安全也造成了威脅。因此，大學(xué)生人事檔案的信息化管理不僅要重視大學(xué)生人事檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，還要重視對(duì)信息系統(tǒng)安全的維護(hù)，提高工作人員的安全意識(shí)，維護(hù)好檔案信息的安全，處理好大學(xué)生人事檔案使用與保密之間的關(guān)系。

四、總結(jié)

總之，大學(xué)生人事檔案的管理要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，切實(shí)重視信息技術(shù)在人事檔案管理中的重要作用，推動(dòng)大學(xué)生人事檔案信息化建設(shè)，制定相應(yīng)的管理?xiàng)l例和法律法規(guī)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，從而真正提高大學(xué)生人事檔案信息化管理的水平。

[1]付艷.信息化建設(shè)對(duì)高校人事檔案發(fā)展趨勢(shì)的影響研究[J].科技與企業(yè),2013.

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