人力資源檔案管理工作中的問題和對策探討

文／東莞市人力資源局 周敏華

一、引言

由原東莞市人事局和勞動局進行職責整合之后形成的人力資源局，在東莞市今年來的人力資源發(fā)展中充當了重要的中介者角色。人力資源局不僅為企業(yè)和社會勞動資源之間提供了交流的場所，還提供人才檔案保管、調(diào)用等一切服務。人力資源局自身的發(fā)展在極大程度上影響著東莞市勞動人員所享受的社會福利待遇的狀況，而檔案在其中扮演著重要的角色。發(fā)展人力資源檔案管理工作，成為更好地發(fā)揮人力資源局社會服務職能的途徑，值得思考和探索。

二、人力資源檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

（一）檔案管理工作效率不高。檔案管理工作效率指的是檔案管理工作中所動用的人力物力和檔案管理實際效用的比率。人力資源檔案工作包括人力資源檔案收集、歸檔保存和調(diào)用等。例如，對外來務工人員在東莞市工作的工齡和職業(yè)發(fā)展進行建檔，既要對外來務工人員的基礎檔案資料進行搜集，還需要對務工人員在就業(yè)過程中的職位轉(zhuǎn)移、薪酬等方面資料進行搜集，這些資料的搜集需要檔案管理工作人員耗費很多時間，但目前的檔案管理工作卻缺乏一個成熟的程序以使這個步驟簡化，與此同時，搜集來的資料和檔案的利用率卻很低。

（二）檔案的日常管理工作存在疏漏。檔案的日常管理工作包括對檔案的保管和整理，目前人力資源檔案不僅包括紙質(zhì)的檔案，還包括一些電子檔案。對檔案進行保管，不僅需要檔案管理工作人員的細心與耐心，還需要檔案管理工作人員具備一定的職業(yè)能力。但是，東莞市人力資源局在檔案日常管理方面還存在疏漏，表現(xiàn)為檔案搜索位置不正確、檔案調(diào)取失敗等情況。

（三）檔案管理的服務作用有待提高。提供檔案保管及調(diào)用服務，使社會人員重視個人檔案的管理及利用，也是人力資源局檔案管理日常工作的一部分，這反映出人力資源檔案管理工作對公眾的服務性，是政府服務職能的一種體現(xiàn)。但是，很多企業(yè)和個人會因為員工入職或離職等原因來調(diào)取檔案，經(jīng)常出現(xiàn)的一種情況是，用人單位或個人來調(diào)用檔案，或者進行檔案繼續(xù)保管的繳費，但是卻因為程序過分繁瑣而浪費掉大量的時間；另外，有大量的個人對檔案管理幾乎一無所知，造成個人檔案管理不善導致的丟失等問題，使檔案管理的服務性減弱。

三、人力資源檔案管理工作種問題產(chǎn)生的原因

（一）檔案管理工作規(guī)范性不高。檔案管理工作的規(guī)范性差是導致檔案管理工作效率不高的主要原因，檔案管理工作的規(guī)范性包括系統(tǒng)的檔案管理辦法、檔案管理收取、保存的通用程序、檔案管理各個步驟的責權(quán)劃分等。目前東莞市人力資源局的檔案管理工作責權(quán)尚不明確，有很多管理工作是交織在一起的，一旦出現(xiàn)問題，解決起來比較困難，在日常工作中，由于推諉造成的疏忽也比較常見。

（二）檔案管理方法落后。檔案管理方法是指在檔案管理過程中的檔案資料形成方法以及檔案儲存和調(diào)用的方法。目前大多數(shù)電力工程建設檔案管理還處于傳統(tǒng)管理的狀態(tài)，檔案管理資料多是紙質(zhì)的，這些資料規(guī)整起來十分耗費時間，查找起來也十分麻煩。另外，在工程建設的施工過程中，有很多能夠為以后工程建設提供借鑒的工作細節(jié)，卻往往因為無法快速形成紙質(zhì)檔案而被忽視，這直接降低了檔案的質(zhì)量。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。檔案管理工作人員熱愛檔案工作，掌握多種檔案管理技術(shù)，將會使檔案管理的效率大大提升；工作人員能夠擺正檔案管理工作的服務性質(zhì)，檔案的應用性也會得以提高。但是，目前東莞市人力資源局中負責人力資源檔案調(diào)用的工作人員多是年齡較大的工作人員，他們的檔案管理思想還停留在“為政府服務”“幫群眾管理檔案”這方面，對檔案管理工作的服務性質(zhì)理解不多，對相應的信息技術(shù)掌握有限，因此降低了檔案管理的服務作用。

四、解決人力資源檔案管理工作問題的對策

（一）采用科學規(guī)范的管理制度提高檔案工作效率。工作規(guī)則和標準對任何一項工作來說都是必不可少的，因此，有必要對檔案管理工作標準化規(guī)范化水平進行調(diào)整。建立檔案管理工作規(guī)范一方面可以提高工作人員的工作積極性和工作責任感，另一方面對檔案管理工作的發(fā)展也有著積極的促進作用。而且，標準化和規(guī)范化應該體現(xiàn)在檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)中，在檔案管理過程中尤其應該如此，如檔案的保存方式、檔案信息的流轉(zhuǎn)程序等，都要進行統(tǒng)一規(guī)定，避免出現(xiàn)由于不統(tǒng)一標準所帶來的工作時間和精力的浪費。

（二）采用信息化的檔案管理方式。人力資源檔案管理方式落后是導致檔案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式能夠以較快的速度和較小的空間實現(xiàn)對項目工程檔案進行統(tǒng)一的、有結(jié)構(gòu)的管理，能夠使紙質(zhì)檔案資料和電子音像檔案資料相結(jié)合。要實現(xiàn)全面的信息化檔案管理，一是，需要增加對檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應的軟、硬件設施，如最基本的辦公室常用設備，打印機、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設備；二是，應該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，并真正實施，設立專門的監(jiān)督部門對信息化過程進行全程掌控。

（三）提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力。如果檔案工作人員的檔案管理工作水平不高，對檔案管理工作認識不足，在工作中提不起“管理資料”的興趣、在工作中不夠認真、不能及時處理問題，則檔案管理就面臨著巨大的風險，因此，提高檔案管理工作人員職業(yè)能力是十分必要的。首先，應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業(yè)技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應重視優(yōu)秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。此外，檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩(wěn)定。

五、結(jié)語

綜上所述，人力資源檔案管理是東莞市人力資源局日常工作中的重要內(nèi)容之一，隨著科技的發(fā)展和政府管理服務職能的提高，東莞市人力資源局在人力資源檔案管理工作方面取得了穩(wěn)步的提升，但人力資源檔案管理的服務性質(zhì)始終與群眾需求有差距，管理工作的方法也制度也存在著相應的問題。通過人力資源局檔案管理部門上下全員的努力，通過制度的完善以及管理方法的改進，人力資源檔案管理工作的效率一定會穩(wěn)步提升，人力資源局對東莞市人力資源發(fā)展的促進作用也會更加顯著。

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