電子文件的歸檔保護(hù)利用工作的有關(guān)分析

文／東莞市虎門(mén)鎮(zhèn)沙角C電廠　沈巧玲

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電子文件的歸檔保護(hù)利用工作的有關(guān)分析

文／東莞市虎門(mén)鎮(zhèn)沙角C電廠沈巧玲

【摘要】隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)于文檔的有效管理的要求也逐漸提高，因此在進(jìn)行電子文檔的歸檔中，保護(hù)文檔內(nèi)容的真實(shí)可靠性才是電子文檔的關(guān)鍵工作。只有落實(shí)文件的歸檔管理、安全保護(hù)、提供有效的利用工作，才是將電子文檔進(jìn)行歸檔保護(hù)利用的價(jià)值所在。

【關(guān)鍵詞】電子文件；歸檔保護(hù)；利用；分析

電子文件在進(jìn)行歸檔保護(hù)利用的工作中，及時(shí)的開(kāi)展歸檔保護(hù)是對(duì)于當(dāng)前各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展個(gè)體進(jìn)行其發(fā)展?fàn)顩r的總結(jié)，也是將文檔有效價(jià)值進(jìn)行傳承的直接表現(xiàn)。因此將更多具有實(shí)際價(jià)值的資料和信息進(jìn)行保真、保密、保存、保讀取，才是提高電子文件的及時(shí)歸檔和有效性的推廣和利用的價(jià)值所在。在歸檔工作中電子文件的歸檔工作才能將更多的電子歸檔工作進(jìn)行制度上的建立，確保電子文件的歸檔和職責(zé)任務(wù)的全面落實(shí)。

一、分析電子文件歸檔保護(hù)利用工作的重要性

（一）促進(jìn)現(xiàn)代化電子文件的歸檔工作更加的具有時(shí)代性。電子文件的歸檔要依賴當(dāng)前較為實(shí)用的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，而且電子歸檔更加的注重實(shí)際的應(yīng)用，形成對(duì)于辦公室辦公的自動(dòng)化和信息管理工作的有效結(jié)合，并且進(jìn)一步的完善了電子歸檔工作的管理規(guī)范制度。

電子文件的歸檔保護(hù)工作逐漸的從政府到高校再到各個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展中，都對(duì)電子文件的歸檔保護(hù)工作提供了全面的技術(shù)要求。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)將電子文件的歸檔保護(hù)工作進(jìn)一步的進(jìn)行落實(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)高效的連接，保障電子文件歸檔的質(zhì)量。而且在電子歸檔工作中主要的工作程序?qū)n案的管理工作進(jìn)行每個(gè)環(huán)節(jié)的相互聯(lián)系，促使電子文件歸檔保護(hù)工作的實(shí)際利用價(jià)值提高。

（二）促使文件歸檔更加的具有規(guī)范性。在進(jìn)行對(duì)電子文件歸檔保護(hù)利用中，能夠制定嚴(yán)格規(guī)范的文檔管理制度，也要求有關(guān)人員的基本素質(zhì)要過(guò)硬，能夠應(yīng)對(duì)各種電子文件歸檔的問(wèn)題，并且還要具有高度的責(zé)任意識(shí)和敬業(yè)精神，為進(jìn)一步的電子文件歸檔工作提供更多的保障。因此在確保歸檔電子文件符合歸檔要求的時(shí)候，要制定對(duì)于電子文檔的管理制度，并對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，因?yàn)殡娮游臋n脫離紙質(zhì)文檔的實(shí)質(zhì)性和可觸摸性之后，更重要的就是保障文檔的信息準(zhǔn)確。

只有將電子文檔的資料進(jìn)行完整性和真實(shí)性的要求并予以落實(shí)，才能將相對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確的電子信息技術(shù)進(jìn)行和紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和附件的相互結(jié)合，保證電子文件的信息準(zhǔn)確有效。

因此在進(jìn)行對(duì)辦公系統(tǒng)的公文處理中，要把辦理借書(shū)的公文進(jìn)行歸檔，并及時(shí)的對(duì)文檔的管理系統(tǒng)進(jìn)行整編文檔庫(kù)的管理。將電子文檔的歸檔管理實(shí)施整理，并且對(duì)從事電子文檔的管理人員的日常工作也進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的制度規(guī)范管理，從而將電子文件的歸檔保護(hù)工作具體的開(kāi)展和落實(shí)。

二、電子文件歸檔保護(hù)利用工作的方法

（一）電子文件的立卷歸檔。在我國(guó)的文件歸檔歷史中一般都是以紙質(zhì)為主，從檔案的形式上主要是當(dāng)事人的親手筆稿或者其他有關(guān)事項(xiàng)主要活動(dòng)人的筆稿，都能夠邊線處文檔的原始性，也只有經(jīng)過(guò)檔案的原始記錄才能使檔案更加的具有法律憑證作用。

所以電子文檔的原始記錄性以及憑證作用的確定，就要將電子文檔進(jìn)行管理，根據(jù)計(jì)算機(jī)的使用特點(diǎn)制定電子文件的立卷歸檔對(duì)電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)、保護(hù)等管理措施進(jìn)行制定，確保電子文檔的質(zhì)量可靠，進(jìn)而進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)電子文檔專業(yè)應(yīng)用的電子歸檔管理軟件技術(shù)的產(chǎn)生。

立卷歸檔是指將紙質(zhì)的文檔進(jìn)行和電子文檔的對(duì)比，將有效地文件內(nèi)容進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的輸入，及時(shí)的將有效信息進(jìn)行電子文檔的編訂，并將整理完畢的文件連同紙質(zhì)的文件進(jìn)行及時(shí)的歸檔分類，做到對(duì)文件管理的隨要隨到，電子文件才能將檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度減輕，實(shí)施電子文檔的立卷歸檔是在紙質(zhì)文件的配合下進(jìn)行全面而又有效的開(kāi)發(fā)，進(jìn)而全面的保障電子文檔的及時(shí)高效性。

（二）及時(shí)的對(duì)收集到的電子文件進(jìn)行分類編目。因?yàn)槿粘５奈募w檔工作中會(huì)存在較多的工作程序，只有實(shí)施對(duì)于電子文件的分類編目才能將有效地電子文件進(jìn)行分門(mén)別類的管理。

按照文件的不同性質(zhì)，結(jié)合單位的實(shí)際情況以及當(dāng)前的電子文件內(nèi)容制定分類編號(hào)的方案，確保電子文件能夠在編號(hào)明確的情況下，被有效地歸檔和管理，因此在分類編目中，每一份的電子文件才能擁有較為具體和科學(xué)的號(hào)碼，將號(hào)碼分門(mén)別類，進(jìn)而在日常的文件查找中才能進(jìn)一步的將電子文件類目進(jìn)行明確的劃分，提高文檔查找工作中的實(shí)際工作效率。

并且在進(jìn)行對(duì)電子文件的分類編目中，能夠形成對(duì)于電子文檔的著錄、編號(hào)、簽署、更改、更新，保證電子文檔的編目分類制度開(kāi)展建設(shè)有效。實(shí)施對(duì)于電子文件的檔案管理實(shí)現(xiàn)了電子文件自動(dòng)化管理的要求。根據(jù)各個(gè)不同部門(mén)對(duì)文件的需求程度不高，實(shí)施電子文檔的分類編目中，更易于實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理的電子文件要求，并給電子文件的歸檔保護(hù)工作提出了更加全面的要求。

（三）將對(duì)應(yīng)的電子文檔的安全保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步雖然方便人們的日常溝通交流，但是也擴(kuò)大了電子文檔保護(hù)利用的風(fēng)險(xiǎn)性，因此電子文件的歸檔保護(hù)利用要進(jìn)行全面的安全性措施防護(hù)。

一方面，可以采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)、大眾身份認(rèn)證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等方式實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全的要求。對(duì)于較為機(jī)密的電子文件還可以采用分級(jí)查詢權(quán)限的密碼設(shè)計(jì)，并進(jìn)行定期和不定期的更改，屬于重要保密范圍內(nèi)的信息內(nèi)容要更加的嚴(yán)格控制。

另一方面，并且還要開(kāi)展對(duì)于電子文件的檢驗(yàn)，確保分類的電子文件能夠被正常的利用，在有效地檢驗(yàn)工作中才能將電子文件的正常被利用能力提高，建立對(duì)電子文件的檢查、維護(hù)、拷貝等操作工作的檢查，才能及時(shí)的對(duì)電子文件進(jìn)行維護(hù)，并且在進(jìn)行同等的電子文檔相互傳輸和轉(zhuǎn)化中，要保證載體和原載體內(nèi)所存儲(chǔ)的所有文件能夠被有效地開(kāi)發(fā)和利用，對(duì)于損毀的文件也能夠及時(shí)的采取措施進(jìn)行維護(hù)。同時(shí)還要注重對(duì)于電子文件中所使用的電腦等設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的清理和殺毒，避免電腦受病毒的侵蝕，形成對(duì)電子文件的影響。同時(shí)還要把電子文檔和電子檔案管理所需要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)和贏家的配合納入到另一階段的電子文件管理的系統(tǒng)中，為電子文件的歸檔保護(hù)利用工作奠定全面的基礎(chǔ)。

三、推廣電子文件歸檔保護(hù)利用工作的意義

（一）提高電子文件歸檔的有效方法。電子文件歸檔保護(hù)利用工作除了要借助科學(xué)的電子信息技術(shù)，還要開(kāi)展相對(duì)應(yīng)的磁盤(pán)、光盤(pán)記錄方法，并進(jìn)行法所歸檔，設(shè)置行對(duì)應(yīng)的備份系統(tǒng)進(jìn)而全面的將電子文件歸檔方法全面的提高。在其他的發(fā)達(dá)國(guó)家也都隨之進(jìn)行對(duì)于自身政府部門(mén)的電子文件歸檔管理的保護(hù)工作的落實(shí)，促進(jìn)電子文件歸檔的方法能夠進(jìn)一步被推廣利用。

（二）促使電子文件的歸檔保護(hù)利用工作更加的具有穩(wěn)定性。實(shí)施電子文件的歸檔保護(hù)利用工作，只有在保證計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)全面配的情況下，才能將整個(gè)電子文檔運(yùn)行的穩(wěn)定性予以保證。電子歸檔管理可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的便捷性實(shí)現(xiàn)資源共享，但同時(shí)也對(duì)主要的機(jī)密文件進(jìn)行科學(xué)技術(shù)的保護(hù)措施的落實(shí)，以提高電子文件歸檔的可依賴性。

四、結(jié)語(yǔ)

電子文件的歸檔保護(hù)利用工作在我國(guó)的建設(shè)，能夠應(yīng)對(duì)我國(guó)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展實(shí)情，并實(shí)現(xiàn)各個(gè)階層各個(gè)經(jīng)濟(jì)個(gè)體的發(fā)展中對(duì)于電子文件高效及時(shí)性的要求。并且在我國(guó)人口過(guò)大的實(shí)際情況中，政府實(shí)施電子文件的歸檔保護(hù)利用可以將我國(guó)的實(shí)際發(fā)展國(guó)情進(jìn)行及時(shí)的分析；在高校中開(kāi)展對(duì)于電子文件的歸檔保護(hù)利用工作，可以將高校內(nèi)部的教學(xué)資源進(jìn)行全面的調(diào)動(dòng)和利用，學(xué)生也能夠更加全面的認(rèn)識(shí)學(xué)校、認(rèn)可學(xué)校。電子文件的歸檔保護(hù)工作才能真正的達(dá)到對(duì)于時(shí)代信息化發(fā)展的要求。

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