探究辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理

文／湖南省桃源縣黃石水庫灌區(qū)管理局　游曉華

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探究辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理

文／湖南省桃源縣黃石水庫灌區(qū)管理局游曉華

【摘要】隨著社會科技水平的不斷發(fā)展，自動化設備在辦公中的應用越來越廣泛。其中，網(wǎng)絡科技的不斷進步意味著文檔管理形式將在傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的基礎上，增加了電子文檔的管理形式。這對文檔管理的管理模式來說是一種新的挑戰(zhàn)。本文將對辦公自動化環(huán)境下文書檔案的管理模式進行探究。

【關鍵詞】自動化辦公；文書管理；檔案管理

當下，信息化文檔種類繁多，管理起來較為繁冗復雜，這就提高了辦公自動化環(huán)境下對檔案管理的要求。本文將著重探討在辦公自動化環(huán)境下，新型檔案管理的管理理念、管理方式；淺析辦公自動化環(huán)境下檔案管理的特點與優(yōu)劣勢。

一、辦公室自動化環(huán)境下檔案管理的管理理念與方式

（一）規(guī)范文檔管理體制，統(tǒng)一技術管理標準。在日常工作中，每一個單位的部門或科室都會形成不同的文件資料，這就體現(xiàn)了文檔管理工作分散繁瑣的工作屬性。這種工作屬性會給檔案室工作人員的工作帶來難度，為文件的前期規(guī)劃和后期控制工作帶去挑戰(zhàn)。

因此，如若想提高文檔管理的效率，其一，必須規(guī)范文檔的管理體制，統(tǒng)一技術的管理標準，使辦公室自動化環(huán)境下的檔案管理工作呈流線型順利進行；其二，文件的管理職責要統(tǒng)一到檔案管理部門，以方便文檔管理的統(tǒng)一規(guī)劃和處理，確保檔案管理工作的順利進行。

（二）統(tǒng)一流程標準，統(tǒng)一文件格式。在單位中，由于各部門的工作性質(zhì)不同，其形成的文件格式就不同，對其文件采取的管理模式也就不同。在管理過程中，如果沒有統(tǒng)一的格式和管理流程標準，在對資料進行統(tǒng)計和查找時就容易出現(xiàn)失誤。因此，在對文書檔案進行處理時，要制定統(tǒng)一的業(yè)務流程標準；明確各個文件的性質(zhì)與屬性，按照統(tǒng)一的操作流程進行歸檔處理；統(tǒng)一統(tǒng)計軟件的操作標準和技術標準，保證不同類型的電子文件得以靈活運行和安全保存。

二、辦公自動化環(huán)境下檔案管理的特點

（一）文檔的整理變得有序且容易控制。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理過程中，紙質(zhì)文件的密度大，只有按照一定規(guī)律，人為地將文件進行整合保存才能將文件統(tǒng)一轉換成檔案。但在辦公自動化的環(huán)境下，只要管理人員正確操作系統(tǒng)軟件，電子文檔的性質(zhì)和類型就可以一目了然。在這個過程中，文件和檔案已經(jīng)在整合的過程中相互融合，融為一體。這就使文檔的前期規(guī)劃，中期存儲和后期查找閱讀的過程變得有序且容易控制。

（二）基于現(xiàn)代自動化技術上的文檔管理。傳統(tǒng)的文檔管理工作主要由檔案室工作人員來完成，檔案室的工作人員全權承擔起檔案管理的責任。實行辦公自動化后，文書檔案管理工作是基于現(xiàn)代自動化技術上的。所以網(wǎng)絡部門、信息技術等多個部門是有責任協(xié)助檔案室工作人員完成檔案管理工作的。

三、辦公自動化環(huán)境下檔案管理的優(yōu)勢

（一）提高文檔管理工作效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要人為地對文件進行審閱，工作量大，降低了工作效率。辦公自動化的環(huán)境下，統(tǒng)一軟件生成的文件，自然而然地就屬于同一文檔類型。如若出現(xiàn)文件雜亂的情況，工作人員只要按照檔案所要求的各項條件進行搜索，隨后進行整合就可以完成文件的歸檔工作。

（二）延長文件保存壽命。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔極易受潮、受蟲蛀、水火、人為等因素影響，對文檔造成不同程度的破壞，從而降低文件保存壽命。而電子文檔可供選擇的存儲載體多；存儲時間長；且不易損壞。電子文檔這些優(yōu)勢彌補了紙質(zhì)文檔受外界環(huán)境影響的劣勢，延長了文件的保存壽命。

（三）資源的共享變得快速安全。傳統(tǒng)的異地檔案收發(fā)多是通過郵遞來實現(xiàn)的。在郵遞的過程中文檔容易損壞或丟失，不能保證文件內(nèi)容的保密性。

電子文檔則可以通過網(wǎng)絡進行快速的異地傳遞，并且可以設置保密系統(tǒng)，避免在傳遞的過程中，造成文件資料的外泄，使文件檔案資源的共享變得快速安全。

四、辦公自動化環(huán)境下檔案管理容易出現(xiàn)的問題及對策

（一）提高工作人員使用自動化辦公設備的能力。工作人員對自動化辦公工具的掌握程度直接影響文檔的管理工作。如果自動化的辦公軟件操作不當，就會出現(xiàn)文檔格式保存錯誤，分類錯誤等問題。更嚴重的是，網(wǎng)絡安全的問題日益嚴峻，有些重要的資料文件很容易受到黑客攻擊，如若重要資料遭到外泄，造成的嚴重后果將不堪設想。

要想解決這些問題，提高文件檔案管理人員操作電子設備的水平是重中之重。除此之外，管理人員不僅要熟悉電子文件的管理和搜索過程，同時要具備防止黑客竊取資料的計算機水平，將維護檔案管理安全的責任意識謹記于心。

（二）規(guī)范管理體制。很多單位對文檔管理部門的重要性持懷疑態(tài)度，不了解對電子文檔進行管理的過程需要相關部門的協(xié)同合作運行。例如，管理人員接收了一個2010版本的Word文件，但是單位信息技術部門給管理人員安裝的是低于2010版Word的軟件系統(tǒng)，導致當下設備無法進行對高版本的文件進行訪問，不能及時的將文件內(nèi)容進行整理，對文件進行劃分歸檔，這就耽誤了管理人員工作的正常運行。

因此，要想解決以上的問題，要加強宣傳文檔管理工作的重要性，提高文檔管理工作的影響力，讓各部門感受到對協(xié)助文檔管理部門工作的責任意識。使管理工作在各個部門之間可以進行規(guī)范的操作，確保文件的形成、歸檔、查閱都有檔案管理部門的統(tǒng)一監(jiān)督。

五、結語

辦公自動化壞境下的文檔管理是衡量一個單位對智力財產(chǎn)管理水平的重要衡量標準之一。在這個前提下，相關工作人員應該不斷提高自己的能力，適應時代的工作需求，探索更有效的文檔管理方式，讓辦公自動化環(huán)境下的文檔管理工作做的更加出色。

參考文獻：

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