醫(yī)院人事檔案管理在人力資源管理中的作用

文／內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院 宋歡

在醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理中，人事檔案管理深刻地影響著醫(yī)院的人力資源管理，它可以為醫(yī)院的人才選擇提供有用的依據(jù)，幫助醫(yī)院從自身及人才情況來(lái)進(jìn)行人才選聘及培訓(xùn)，對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)期健康發(fā)展意義重大。

一、醫(yī)院人事檔案管理作用分析

（一）為醫(yī)院人事制度改革依據(jù)。醫(yī)院的個(gè)人信息主要記錄在人事檔案上，利用好人事檔案不但可以有效地發(fā)掘優(yōu)質(zhì)人才，而且醫(yī)院可以據(jù)此根據(jù)人員情況的殊異培養(yǎng)人才。它是醫(yī)院發(fā)展的活力，能夠?yàn)獒t(yī)院人事制度改革提供依據(jù)。

（二）為醫(yī)院人事工資制度改革提供參考。社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展促使醫(yī)院的改革成為了一個(gè)重要問(wèn)題，醫(yī)院工作及人員的薪資待遇也有了相應(yīng)的改革。醫(yī)院按照人事檔案對(duì)人才信息的記錄進(jìn)行招聘，根據(jù)人才工作能力、崗位、工作年限等方面的綜合情況發(fā)放工資。人事檔案作為醫(yī)院人事管理部門(mén)的工作執(zhí)行依據(jù)，會(huì)嚴(yán)格與醫(yī)院的相關(guān)政策進(jìn)行核對(duì)，按照個(gè)人在醫(yī)院的工作情況和人事檔案記錄給予能力突出的人才以獎(jiǎng)勵(lì)，為留住人才而提高相應(yīng)的福利待遇。

（三）有助于發(fā)揮人力資源最大能效。醫(yī)療改革使得醫(yī)院既面臨機(jī)遇，又面對(duì)挑戰(zhàn)。醫(yī)院人才信息是以人事檔案管理為了解途徑，是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的后備推力。醫(yī)院的人力資源管理者通過(guò)人事檔案記載來(lái)了解人才工作情況，或者利用人才為醫(yī)院發(fā)展做貢獻(xiàn)，這是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，也是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的依據(jù)。

二、醫(yī)院人事檔案管理對(duì)策

（一）科學(xué)整合人事檔案信息資源。當(dāng)下，醫(yī)院的傳統(tǒng)人事檔案管理內(nèi)容大多雷同。在醫(yī)務(wù)人員的工作晉升、培訓(xùn)教育等方面，人事檔案能夠反映他們的業(yè)務(wù)工作能力，但這種動(dòng)態(tài)性的檔案材料內(nèi)容補(bǔ)充不及時(shí)、歸檔不完整，很難有效體現(xiàn)醫(yī)務(wù)人才的業(yè)務(wù)變化情況，而且也不利于人才的培養(yǎng)。所以，需要整合人事檔案信息資源，突破不完善的傳統(tǒng)管理方式，以人力資源管理為基礎(chǔ)，醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)聯(lián)合綜合檔案管理部門(mén)加強(qiáng)人力資源信息匯編，以人力資源開(kāi)發(fā)模式整合人事檔案信息。醫(yī)院綜合檔案管理部門(mén)應(yīng)該將各類(lèi)關(guān)于醫(yī)務(wù)人才的檔案信息進(jìn)行有序開(kāi)發(fā)，并作為文獻(xiàn)實(shí)施一次二次匯編，以便于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及管理層能夠準(zhǔn)確、有效、科學(xué)地選拔人才。將醫(yī)院人事檔案信息資源統(tǒng)一管理，以醫(yī)院人力資源開(kāi)發(fā)為導(dǎo)向，管理體制上注重統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，檔案分管領(lǐng)導(dǎo)作為第一負(fù)責(zé)人管理人事部及檔案室的人事檔案，通過(guò)縱向逐級(jí)負(fù)責(zé)，橫向密切聯(lián)系完善人事檔案管理機(jī)制。比如，人事部匯集、整編人事檔案文件資料，綜合檔案室檢查人力資源檔案資料文件，并收集、統(tǒng)計(jì)、分析、編寫(xiě)，整理成論述性文獻(xiàn)，為醫(yī)院的管理發(fā)展提供參考。

（二）建立現(xiàn)代化人事檔案信息管理。加強(qiáng)人力資源信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來(lái)收集人力資源信息的方式實(shí)現(xiàn)多元化共享。具體來(lái)說(shuō)，在醫(yī)院信息化工作中，首先要做好電子檔案規(guī)劃，銜接好人事、財(cái)務(wù)、科研等信息，整合控制醫(yī)院檔案管理部門(mén)的人力資源電子檔案。統(tǒng)一規(guī)劃電子檔案管理，集中管理人力資源信息，實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享化。其次，要建立專(zhuān)門(mén)的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。醫(yī)院人事檔案管理需要按照相關(guān)的信息資源特點(diǎn)來(lái)科學(xué)規(guī)劃數(shù)據(jù)庫(kù)，從管理、專(zhuān)業(yè)、技術(shù)等層面建立起囊括醫(yī)院所有人事檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)。最后，還應(yīng)該建立個(gè)人電子檔案系統(tǒng)。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)把紙質(zhì)人事檔案資料轉(zhuǎn)化成電子檔案數(shù)據(jù)，方便長(zhǎng)期的統(tǒng)計(jì)利用與歸檔。

（三）提高檔案管理人員人事檔案信息編研能力。人事檔案有別于普通的檔案，它一定要結(jié)合干部的管理權(quán)限來(lái)進(jìn)行范圍確定及利用。所以，檔案管理部門(mén)需要進(jìn)一步創(chuàng)造人力資源開(kāi)發(fā)服務(wù)產(chǎn)品，提高管理人員的人事檔案信息編研能力。檔案管理人員應(yīng)該能夠在人力資源管理方面有較強(qiáng)的人事檔案信息收集能力，對(duì)不同的專(zhuān)業(yè)文件材料相當(dāng)熟悉，并從中對(duì)醫(yī)院工作者的職業(yè)能力、思想素養(yǎng)、業(yè)績(jī)貢獻(xiàn)等信息進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)地匯總，以便于以后的人事檔案信息加工。另外，要提高人事檔案信息的提煉能力。要不斷學(xué)習(xí)，以豐富的信息之類(lèi)儲(chǔ)備來(lái)滿(mǎn)足當(dāng)下醫(yī)院人力資源的使用需求。因此，檔案管理者必須要具備良好的人事檔案信息加工能力，可以多方面地收集人力資源信息，然后做好加工、分析、整合工作，讓人事檔案煥發(fā)出新的使用價(jià)值。還有一點(diǎn)值得注意的是，檔案管理人員必須要具備人事檔案信息互動(dòng)能力。因?yàn)闄n案管理者在編研人事檔案時(shí)，既要有很強(qiáng)的文字?jǐn)⑹瞿芰Γ謶?yīng)該能夠與醫(yī)院局域辦公網(wǎng)以及醫(yī)務(wù)工作者進(jìn)行有效的交流互動(dòng)。醫(yī)院必須要高度重視人力資源信息開(kāi)發(fā)機(jī)檔案文化建設(shè)，讓全體人員能夠發(fā)揮出極大的熱情，積極主動(dòng)地為醫(yī)院人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理做出貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，新形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理面臨著諸多的挑戰(zhàn)，如何發(fā)揮它在人力資源管理中的作用，就成了時(shí)下熱門(mén)的話(huà)題。怎樣利用好人才、通過(guò)人才優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，這是醫(yī)院人力資源及人事檔案管理部門(mén)的新方向。順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展趨勢(shì)，創(chuàng)新人事檔案管理，為人力資源的充分利用以及醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供幫助，是當(dāng)前最應(yīng)該努力解決的問(wèn)題。

[1]吳緒康.醫(yī)院人事檔案管理問(wèn)題及對(duì)策[J].醫(yī)學(xué)信息（上旬刊）.2010,23(2):341-342

[2]高德朋,呂萍.改革醫(yī)院人事檔案管理促進(jìn)人才資源利用[J].中國(guó)醫(yī)藥導(dǎo)報(bào).2010,7(11):113-114.