企業(yè)重要檔案異質(zhì)異地備份工作研究及實(shí)踐

文／華能沁北電廠 郭團(tuán)衛(wèi)

企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始憑證記錄，是企業(yè)不可再生的寶貴財(cái)富，一旦丟失或者損毀都將造成無法彌補(bǔ)的嚴(yán)重后果。我國的企業(yè)遍及全國各地，而我國的地震帶涉及面較廣，水災(zāi)、地震、海嘯、泥石流等自然災(zāi)害頻發(fā)。如何提高企業(yè)應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害的防范能力成為當(dāng)前檔案工作亟待解決的問題，而企業(yè)檔案異質(zhì)異地備份是解決檔案安全管理的有效策略。規(guī)范并有序開展檔案異質(zhì)異地備份工作，確保重要檔案的安全保管與利用已經(jīng)刻不容緩，因此做好企業(yè)檔案異質(zhì)異地備份理論研究和實(shí)踐探索，可為企業(yè)更好地實(shí)施備份提供良好的借鑒和選擇。

一、企業(yè)重要檔案異質(zhì)異地備份工作現(xiàn)狀及解決方案

（一）企業(yè)檔案?jìng)浞莠F(xiàn)狀。國家檔案局在最近的幾次會(huì)議上都強(qiáng)調(diào)做好重要檔案異質(zhì)異地備份的重要性，目前企業(yè)檔案的備份工作還處于起步階段，因管理規(guī)模不同、層級(jí)不同、地域分布廣泛、建設(shè)項(xiàng)目較多且周期長(zhǎng)、工作面廣等方面的原因，企業(yè)檔案異質(zhì)異地備份工作尚未全面展開，異質(zhì)異地備份工作還存在重要檔案未數(shù)字化、備份基地未選定、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、業(yè)務(wù)不規(guī)范、制度不健全等問題。一些企業(yè)雖然不同程度地開展了檔案異質(zhì)異地備份工作，但異質(zhì)異地備份工作還處于研究探索及初步實(shí)施階段。

（二）企業(yè)重要檔案異質(zhì)異地備份總體方案。1.異質(zhì)異地備份。（1）異質(zhì)備份。企業(yè)重要檔案異質(zhì)備份工作可通過靜電復(fù)印、縮微、翻拍、數(shù)字化、高仿真復(fù)制、在線備份、離線備份等方式，將傳統(tǒng)載體檔案、電子檔案及檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行異質(zhì)備份。（2）異地備份。企業(yè)重要檔案異地備份是指將檔案原件的復(fù)制件存放在異地，本地檔案發(fā)生意外時(shí)，即可啟動(dòng)在異地存放的檔案復(fù)制件。其備份方式主要有集中式、分布式和委托代管式三種形式。

集中式：在企業(yè)總部建立備份中心，備份二級(jí)單位的重要檔案；二級(jí)單位建立備份中心，備份二級(jí)單位所屬基層企業(yè)的重要檔案。

分布式：企業(yè)總部指定或各二級(jí)單位檔案?jìng)浞葜行淖栽附Y(jié)對(duì)，互為備份?；閭浞菔浅杀镜?、操作方便的一種備份方式。

委托代管式：選擇有資質(zhì)要求的檔案館或者商業(yè)性的備份中心進(jìn)行備份托管。

集中式和分布式多應(yīng)用于多層級(jí)的集團(tuán)公司，而委托代管式多應(yīng)用于單一型的企業(yè)公司。企業(yè)可根據(jù)本單位實(shí)際情況選擇相應(yīng)的備份方式。

2.異質(zhì)異地備份管理。按照《重要信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)指南》（國務(wù)院信息化辦公室2005年4月）的要求，企業(yè)重要檔案異質(zhì)異地備份工作的管理包含：組織管理、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)支持能力、維護(hù)管理能力、恢復(fù)預(yù)案等內(nèi)容，具體工作要求按《信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》相應(yīng)條款執(zhí)行。

二、企業(yè)重要檔案異質(zhì)異地備份工作的開展及實(shí)踐

（一）中央企業(yè)開展重要檔案異質(zhì)異地備份工作及實(shí)踐。中央企業(yè)在開展重要檔案異質(zhì)異地研究和實(shí)施過程中，中國華能集團(tuán)公司走在了前列，并取得了一些實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。下面以中國華能集團(tuán)公司為例，介紹中央企業(yè)開展重要檔案異質(zhì)異地備份開展和實(shí)施情況。中國華能集團(tuán)公司是經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)成立的國有重要骨干企業(yè)和中央企業(yè)，也是世界500強(qiáng)企業(yè)。公司注冊(cè)資本200億元人民幣，主營(yíng)業(yè)務(wù)為有電源開發(fā)、投資、建設(shè)、經(jīng)營(yíng)和管理，金融、煤炭、交通運(yùn)輸、新能源、環(huán)保相關(guān)產(chǎn)業(yè)及產(chǎn)品的開發(fā)、投資、建設(shè)等。目前，集團(tuán)公司發(fā)電裝機(jī)容量世界第二、亞洲第一。集團(tuán)公司組織機(jī)構(gòu)為三級(jí)管理體制，公司總部設(shè)16個(gè)部門，下設(shè)3個(gè)直屬單位、11個(gè)產(chǎn)業(yè)公司、17個(gè)區(qū)域分公司、15個(gè)區(qū)域子公司、2個(gè)直屬單位，基層企業(yè)遍布全國各地。

1.異質(zhì)備份。華能集團(tuán)的重要檔案主要分為傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案，根據(jù)不同檔案的類型，采用不同的異質(zhì)備份手段，選取適合長(zhǎng)期保存的文件格式和存儲(chǔ)載體。

（1）檔案異質(zhì)的方式。傳統(tǒng)載體檔案異質(zhì)備份的方式主要有數(shù)字化、靜電復(fù)印、縮微、翻拍和高仿真復(fù)制等。電子檔案使用存儲(chǔ)介質(zhì)，定期將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)復(fù)制下來，可采取離線、在線或其他形式將重要檔案有針對(duì)性的遷移到其他載體上。

（2）檔案異質(zhì)存儲(chǔ)格式。檔案?jìng)浞輸?shù)據(jù)的格式選擇采用或轉(zhuǎn)換為國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的、利于長(zhǎng)久保存的格式（電子文件的長(zhǎng)久保存格式可參見檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》）；無標(biāo)準(zhǔn)格式規(guī)定的，盡量采用主流專業(yè)軟件的通用格式；無通用軟件的，在移交備份數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)軟件。傳統(tǒng)載體數(shù)字化文件格式推薦為TIFF、JPEG。電子文件按照GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》。

（3）檔案異質(zhì)存儲(chǔ)介質(zhì)。數(shù)字化采用DVD±R檔案級(jí)光盤作為脫機(jī)離線備份的主要介質(zhì)。

（4）檔案異質(zhì)套別。電子文件、數(shù)字化備份套別分為：A套用于庫房封存保管；B套用于查閱利用；C套用于異地備份移交保存。復(fù)制、高仿真采用雙套制。

2.異地備份。采用“集中”與“分布”式相結(jié)合的異地備份形式。中國華能集團(tuán)公司組織機(jī)構(gòu)為三級(jí)管理體制，根據(jù)這一特點(diǎn)，公司在總部及二級(jí)公司分別建立了備份中心，采用“集中備份”與“分布式備份”相結(jié)合的形式。集團(tuán)公司是各二級(jí)公司的集中備份中心。二級(jí)公司是各所屬單位的集中備份中心。在京二級(jí)公司與集團(tuán)總部同城，采用與京外二級(jí)備份中心自愿結(jié)對(duì)的分布式備份。

華能集團(tuán)公司總部設(shè)立一級(jí)備份基地，對(duì)存在風(fēng)險(xiǎn)隱患較大的重慶、云南、海南等區(qū)域公司作為試點(diǎn)率先開展檔案?jìng)浞莨ぷ?，并設(shè)立了五個(gè)二級(jí)備份基地，同時(shí)備份庫房在位置選擇當(dāng)?shù)貧v年最大洪水警戒線之上。

3.備份實(shí)施成效。華能集團(tuán)公司開展重要檔案異質(zhì)異地備份試點(diǎn)工作，經(jīng)過統(tǒng)一規(guī)劃、試點(diǎn)先行、分級(jí)管理的實(shí)施戰(zhàn)略規(guī)劃，采取集中和分布相結(jié)合的備份模式，制定了全方位的備份管理體系。先后建立了6個(gè)備份中心，順利完成了15個(gè)單位檔案異質(zhì)備份，5個(gè)單位完成了檔案異地備份，并通過了集團(tuán)公司驗(yàn)收，形成并積累了中央企業(yè)檔案異質(zhì)異地備份工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)數(shù)據(jù)。從中央企業(yè)檔案異質(zhì)異地工作情況來看，華能集團(tuán)公司的異質(zhì)異地備份工作走在了前列，為其他企業(yè)檔案異質(zhì)異地備份工作的開展提供了可借鑒的寶貴經(jīng)驗(yàn)，將極大的推進(jìn)中央企業(yè)異質(zhì)異地備份工作普遍開展和實(shí)施。

（二）地方企業(yè)重要檔案異質(zhì)異地備份工作及實(shí)踐。地方企業(yè)可采用委托保管方式，選擇有資質(zhì)要求的檔案館或者商業(yè)性的備份中心對(duì)備份檔案進(jìn)行委托備份保管。2012年12月，浙江省頒發(fā)《浙江省檔案登記備份管理辦法》，部署實(shí)施檔案登記備份工作，并將企業(yè)檔案的納入了登記備份范圍，這為企業(yè)實(shí)施檔案登記備份提供了很好的平臺(tái)。在全國省市縣級(jí)檔案登記備份工作開展實(shí)施方面，浙江省處在了全國最前面。企業(yè)檔案登記備份的主要目的是保護(hù)企業(yè)永久的重要的檔案信息資源，保護(hù)企業(yè)的自主創(chuàng)新成果。

浙江省各級(jí)檔案行政管理部門已在部分企業(yè)開展試點(diǎn)工作，并取得了一定成績(jī)。下面以浙江省亞龍公司為例，介紹其在浙江省檔案登記備份中心的登記備份實(shí)踐。浙江亞龍高科股份有限公司是一家以紡織、印染、服裝一條龍生產(chǎn)為主體，融科、工貿(mào)、房地產(chǎn)為一體的大型綜合性地方企業(yè)，多次被評(píng)為“銀行資信 AAA級(jí)企業(yè)”和“出口創(chuàng)匯先進(jìn)企業(yè)”等稱號(hào)。公司主導(dǎo)產(chǎn)品服飾面料、裝飾用布及床上用品面料等遠(yuǎn)銷北美、歐洲、中東、南美、非洲等區(qū)域的50多個(gè)國家和地區(qū)。其生產(chǎn)“亞龍”牌商標(biāo)被評(píng)為浙江省著名商標(biāo)，在國內(nèi)外市場(chǎng)享有盛譽(yù)。經(jīng)浙江省檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，亞龍公司對(duì)企業(yè)檔案登記備份的內(nèi)容、要求和程序有了更深一步的認(rèn)識(shí)和掌握，積極開展了檔案登記備份工作。

1.實(shí)施步驟。（1）制定檔案登記備份實(shí)施方案。根據(jù)檔案行政管理部門的備份要求，亞龍公司依據(jù)檔案?jìng)浞莘秶?、形式、周期等制定了具體的登記備份方案。（2）確定重要檔案?jìng)浞莘秶?。依?jù)檔案價(jià)值性篩選原則，即“法律憑證價(jià)值”“參考利用價(jià)值”“企業(yè)文化保存價(jià)值”，確定具有永久或30年（長(zhǎng)期）保存價(jià)值的原始檔案列入登記備份范圍，并考慮是否涉及民生、現(xiàn)實(shí)憑證價(jià)值等因素，將部分10年或l0年以下保存價(jià)值的檔案列入登記備份的范圍。（3）開展重要檔案數(shù)字化工作。根據(jù)備份范圍，對(duì)重要檔案開展數(shù)字化處理工作，包括對(duì)那些證據(jù)性較強(qiáng)的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將數(shù)字化掃描圖像和目錄數(shù)據(jù)按規(guī)定格式存儲(chǔ)到一次寫光盤或磁帶等介質(zhì)，要保證檔案數(shù)字化成果數(shù)據(jù)內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和可讀性。對(duì)于電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可根據(jù)不同業(yè)務(wù)需求與安全保障要求，采用在線和離線相結(jié)合的存儲(chǔ)備份方式。（4）對(duì)登記備份數(shù)據(jù)進(jìn)行組織整理。將數(shù)字化檔案和電子文件進(jìn)行合理分類和排序，使用檔案行政管理部門提供的“登記備份軟件”進(jìn)行打包、登記、刻錄。（5）申報(bào)和受理。填寫《各單位檔案管理情況登記表》和《電子文件和數(shù)字檔案?jìng)浞萸闆r表》，并報(bào)請(qǐng)登記備份中心審核。備份中心通過材料審核和對(duì)備份載體的技術(shù)檢測(cè)，達(dá)到要求后進(jìn)行接收。

2.實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。通過檔案登記備份保障了企業(yè)檔案安全，保護(hù)了自主創(chuàng)新成果，但企業(yè)委托登記備份工作處于初始階段，還需要進(jìn)一步實(shí)施和完善：

（1）領(lǐng)導(dǎo)重視才能穩(wěn)步開展備份工作。檔案的數(shù)字化和安全保障需要經(jīng)費(fèi)投入，加上異地備份工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和日常維護(hù)需要一定的人力和物力。只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，才能把企業(yè)異質(zhì)異地備份工作切實(shí)開展下去。

（2）梳理并細(xì)化企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)登記備份范圍。企業(yè)對(duì)登記備份涉及自身知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案范圍不很明確，檔案行政管理部門對(duì)申報(bào)登記備份的檔案甄別不夠，只要是企業(yè)申報(bào)的就一概全收，這樣就違背了檔案登記備份工作開展的初衷。檔案行政管理部門應(yīng)與企業(yè)積極溝通交流，指導(dǎo)企業(yè)梳理并細(xì)化全面、完善的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案登記備份范圍。

（3）企業(yè)登記備份的方式和程序需進(jìn)一步完善。登記備份的方式和程序有些簡(jiǎn)單，移交交接清單項(xiàng)目不齊全，缺乏齊全性、嚴(yán)密性。經(jīng)登記備份的企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案要作為主張權(quán)利或應(yīng)訴時(shí)的證據(jù)材料，必須具備證據(jù)本身所要求的真實(shí)性、完整性、可靠性，這就要求登記備份工作的各個(gè)環(huán)節(jié)要經(jīng)得起法律的檢驗(yàn)和推敲。

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