淺談新形勢下的檔案創(chuàng)新管理與信息安全

文／昌吉州農(nóng)牧機(jī)械化技術(shù)推廣站 盛楊華

一、前言

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息時代的到來，很多單位和企業(yè)的辦公環(huán)境與檔案管理都已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化。在新形勢下，檔案管理工作也要進(jìn)行創(chuàng)新才能順應(yīng)時勢的發(fā)展，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，對檔案信息資源進(jìn)行整合。本文主要就新形勢下檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并探討了新形勢下如何做好檔案創(chuàng)新管理與信息安全，為新形勢下檔案管理與信息安全研究提供一定的理論依據(jù)。

二、新形勢下檔案管理存在的問題

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及，檔案管理水平也得到了一定的提高，但是在新形勢下，檔案管理還是存在以下問題。

（一）檔案管理缺乏連續(xù)性與長期性。當(dāng)前很多單位和企業(yè)并沒有真正重視檔案管理，相關(guān)的檔案管理部門也是臨時建立來應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)的檢查，并沒有真正的系統(tǒng)化的檔案管理系統(tǒng)，只是簡單的將要檢查的檔案進(jìn)行簡單的歸類和整理，導(dǎo)致檔案管理缺乏連續(xù)性與長期性。

（二）檔案管理缺乏規(guī)范化的制度化管理。當(dāng)前很多檔案管理部門，收集檔案信息資源的力度和范圍不夠，檔案管理缺乏規(guī)范化的制度化管理。由于沒有規(guī)范化的檔案管理制度，檔案信息資源沒有可以遵循的規(guī)范進(jìn)行立卷，更不可能根據(jù)檔案資料的目錄對組卷進(jìn)行排序，從而導(dǎo)致檔案資料的遺漏和損失，造成檔案信息查閱與使用的不便。

（三）檔案管理自動化水平不高。雖然當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展很迅速，但是真正應(yīng)用在檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)卻少之又少，當(dāng)前很多檔案管理的自動化水平還不高。一些檔案管理部門的硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施比較落后，相應(yīng)的管理技術(shù)手段也比較落后，并不能隨新形勢下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展的腳步進(jìn)行硬件和軟件的更新與改造。除此之外，很多檔案管理部門電子檔案信息管理工作人員缺乏，有時候即使將先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件引進(jìn)了，但由于缺乏專業(yè)的技術(shù)人員，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的先進(jìn)性也沒有充分發(fā)揮出來，從而使檔案管理工作停滯不前，滿足不了檔案信息資源日益增長的使用需求。

（四）檔案管理的安全性不高。網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)是處理電子文檔的主要手段，但是網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)等很容易存在安全隱患，因此在處理電子文檔時要特別注意電子文檔的處理過程的完整和安全性。除此之外，很多電子文檔的傳輸需要網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行傳播，如果受到黑客的攻擊、病毒的侵襲，用于電子文檔傳播的載體如計算機(jī)硬件設(shè)備等也可能受到損害。因此，將電子文檔應(yīng)用于檔案工作時還要注意網(wǎng)絡(luò)安全性。

三、新形勢下做好檔案創(chuàng)新管理與信息安全的策略

（一）提高檔案創(chuàng)新管理與信息安全意識。檔案管理部門要提高創(chuàng)新管理與信息安全意識，建立系統(tǒng)化的檔案管理系統(tǒng)，不斷更新和維護(hù)檔案管理的電子設(shè)備和軟件系統(tǒng)等，從而不斷提高檔案管理的規(guī)范性，使檔案管理具有連續(xù)性、長期性。在州、縣(市)檔案管理部門工作上盡量做到檔案管理人員相對穩(wěn)定，業(yè)務(wù)素質(zhì)差距不大，才能呈現(xiàn)出上下聯(lián)動工作成效較高等基本特點。

（二）建立和完善檔案管理制度。建立和完善檔案管理制度就是要建立對檔案進(jìn)行整合的共享平臺。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的方式也不斷融入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持。通過網(wǎng)絡(luò)軟件的運用，可以將檔案以統(tǒng)一的格式錄入到電腦設(shè)備，再在電腦設(shè)備進(jìn)行提取、整合和轉(zhuǎn)換等操作這，這克服了紙質(zhì)檔案的重要檔案份數(shù)少、時效性差、歸檔工作手續(xù)繁雜、借閱運行繁瑣等缺點。通過建立和完善檔案管理制度，可以提高檔案信息的存放、分類、整理的效率。除此之外，建立和完善檔案管理制度，能將檔案信息的適用范圍、檢索功能、利用效率大大的進(jìn)行提高。檔案工作人員能夠在管理利用上更便捷的瀏覽檔案信息，從而實施檔案信息資料的共享性、有效性和系統(tǒng)性。

（三）提高檔案管理的自動化水平。檔案管理的自動化水平是制約檔案管理發(fā)展的重要因素，因此檔案管理部門應(yīng)提高檔案管理的自動化水平，積極引進(jìn)專業(yè)的電子檔案信息管理工作人員，不斷更新維護(hù)用于檔案管理的硬件和軟件設(shè)備，不斷提高專門人才的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平，只有這樣才與檔案管理的自動化水平不斷提高相匹配。

（四）提高檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和技術(shù)水平。電子文檔的生成、輸出、保存、傳播等均需要依托計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，因此加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和技術(shù)支持是將電子文檔應(yīng)用于檔案工作的重要前提。各單位或企業(yè)除了要培養(yǎng)檔案工作人員，還應(yīng)招聘一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，防止黑客的攻擊、病毒的侵襲對檔案工作的影響，定期維護(hù)電子電腦設(shè)備等。

四、結(jié)語

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息時代的到來，檔案管理工作也要進(jìn)行創(chuàng)新才能順應(yīng)時勢的發(fā)展。在新形勢下，檔案管理缺乏連續(xù)性與長期性，且其自動化水平不高、安全性也存在一定的隱患。因此，新形勢下，要進(jìn)行檔案創(chuàng)新管理和信息安全工作，就要提高檔案創(chuàng)新管理與信息安全意識、提高檔案管理的自動化水平、提高檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和技術(shù)水平等，從而不斷發(fā)展檔案的創(chuàng)新管理與信息安全。

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