民辦高校檔案管理存在的問(wèn)題與解決對(duì)策

文／廣西工程職業(yè)學(xué)院　蔣茂麗

?

民辦高校檔案管理存在的問(wèn)題與解決對(duì)策

文／廣西工程職業(yè)學(xué)院蔣茂麗

【摘要】本文著重分析民辦高校檔案管理存在的一些問(wèn)題，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以促進(jìn)民辦高校檔案管理工作水平的提升。

【關(guān)鍵詞】民辦高校；檔案管理；解決對(duì)策

民辦高校是我國(guó)高等教育的重要補(bǔ)充，民辦高校的檔案記錄了當(dāng)前高校教研及教學(xué)活動(dòng)，并對(duì)高校教育及管理工作提出一定的信息反饋，是一筆重要的高校信息資源。民辦高校檔案不僅可以將發(fā)展中的問(wèn)題實(shí)時(shí)反饋，而且可以更好的規(guī)劃高校未來(lái)的發(fā)展，是重要的參考資料。當(dāng)前的民辦高校檔案管理存在的問(wèn)題較多，不僅影響了民辦高校的管理工作，對(duì)民辦高校的發(fā)展也非常不利，只有提出合理的解決方案才能使得民辦高校的檔案管理工作順應(yīng)高校發(fā)展，促進(jìn)民辦高校管理工作水平的提升。

一、民辦高校檔案管理工作問(wèn)題分析

（一）檔案管理工作的重視度不夠，認(rèn)識(shí)不足。當(dāng)前的民辦高校管理者普遍不重視檔案管理工作，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其作為學(xué)校管理重要資料的地位。很多的管理人員甚至單純的認(rèn)為只要不把檔案丟失和泄露，在檔案管理的工作上不出現(xiàn)失誤就可以了，根本沒(méi)有把檔案管理工作在學(xué)校管理中的重要地位認(rèn)識(shí)清楚，沒(méi)有將民辦高校的辦學(xué)水平提升作為檔案管理工作的最終目標(biāo)，導(dǎo)致了民辦高校檔案管理工作水平普遍較低，很多的檔案存在整理困難、遺留問(wèn)題多的情況，甚至有檔案資料存在丟失情況，造成了不可挽回的損失和惡劣影響。

（二）檔案管理水平低，管理力量較弱。民辦高校一般沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，大多數(shù)是學(xué)校部門(mén)內(nèi)配備的兼職人員進(jìn)行檔案管理工作，雖然這樣的人員配備方式節(jié)約了一定的開(kāi)支，但是兼職檔案管理員由于缺乏系統(tǒng)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)沒(méi)有規(guī)范的工作流程和專(zhuān)業(yè)的管理意識(shí)，因此在進(jìn)行檔案的歸檔工作上不能高質(zhì)量的完成。而且，很多檔案管理者沒(méi)有檔案收集意識(shí)，不能及時(shí)高效的對(duì)材料進(jìn)行移交，最終導(dǎo)致檔案內(nèi)容質(zhì)量不高的情況出現(xiàn)。

（三）檔案管理的硬件條件較差。由于長(zhǎng)期以來(lái)，民辦高校更注重經(jīng)濟(jì)效益，在辦學(xué)資金投入上比較收緊，檔案管理的資金投入非常有限。而檔案室作為最基本的檔案管理硬件，決定了檔案資料存放的基本的條件。當(dāng)前，民辦高校普遍存在檔案室面積狹小，沒(méi)有相應(yīng)的檔案室和整理室，且設(shè)備硬件簡(jiǎn)單等問(wèn)題，大部分檔案室的硬件環(huán)境達(dá)不到規(guī)范化管理的基本要求。

二、推動(dòng)民辦高校檔案管理的解決對(duì)策

（一）增強(qiáng)檔案管理認(rèn)識(shí)水平，推動(dòng)全員參與。民辦高校開(kāi)展檔案管理工作首先要加強(qiáng)學(xué)校管理者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，通過(guò)開(kāi)展各種渠道的宣傳工作，切實(shí)讓廣大教職工認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在學(xué)校各個(gè)部門(mén)開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)工作，讓每個(gè)人都參與檔案管理，通過(guò)對(duì)部門(mén)內(nèi)部工作流程的整理，形成符合歸檔要求的檔案資料。及時(shí)糾正和提出不符合檔案管理工作的問(wèn)題，力求形成一個(gè)全校共管，人人參與檔案管理工作的良好環(huán)境。積極轉(zhuǎn)變老的觀念，改進(jìn)原有的工作機(jī)制，通過(guò)創(chuàng)新，利用新思路開(kāi)展民辦高校檔案管理工作，朝著規(guī)范化和制度化的方向，使得檔案管理工作有制度可依，推動(dòng)民辦高校檔案管里工作的發(fā)展，最終達(dá)到其推動(dòng)民辦高校管理水平提高的目的。

（二）構(gòu)建完整的檔案管理體系，不斷加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)。第一，開(kāi)展民辦高校檔案管理就要首先認(rèn)識(shí)到人員的重要性，高素質(zhì)的管理人員對(duì)于提升民辦高校檔案管理具有重要的保障作用。高素質(zhì)人員不僅要有高超的業(yè)務(wù)水平，還要有高尚的道德素質(zhì)和思想政治水平。民辦高校在管理過(guò)程中不斷培養(yǎng)和提拔檔案管理人員，對(duì)于學(xué)校的檔案管理工作具有重要意義，形成專(zhuān)職檔案管理人員校內(nèi)編制也是推動(dòng)民辦高校檔案管理工作的基礎(chǔ)。第二，搞好檔案管理工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視必不可少，民辦高校要形成一個(gè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)于推動(dòng)學(xué)校檔案管理具有非常重要的保障意義，通過(guò)高校領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作，既有利于構(gòu)建一套完善的檔案制度，也可以建立起一套適合檔案管理工作的考核體系，這對(duì)于保障學(xué)校檔案管理工作的高質(zhì)量具有重要意義。第三，構(gòu)建符合自身的ISO質(zhì)量管理體系，科學(xué)完善的實(shí)現(xiàn)民辦高校檔案管理工作質(zhì)量管理。在開(kāi)展工作時(shí)，應(yīng)該結(jié)合上級(jí)的文件精神并根據(jù)檔案管理工作的基本特點(diǎn)，最終實(shí)現(xiàn)民辦高校檔案管理工作的高質(zhì)量完成。

（三）積極促進(jìn)檔案管理硬件建設(shè)，為檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案管理的硬件設(shè)施要符合規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，既要有檔案室，也要有專(zhuān)門(mén)的整理室，防火、防潮、通風(fēng)等要求必須符合規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的硬件條件，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）積極擴(kuò)寬檔案管理的服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化水平。

隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，民辦高校檔案管理也不斷引入現(xiàn)代化的科技設(shè)備，很多的傳統(tǒng)檔案管理手段已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案管理模式，這不僅大大提高了檔案管理的工作效率，而且也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化水平。通過(guò)開(kāi)展現(xiàn)代化的管理，當(dāng)前的民辦高校檔案已經(jīng)不僅僅可以為學(xué)校提供參考資料，還可以為學(xué)校的各個(gè)方面提供相關(guān)資料查詢(xún)等服務(wù)，大大提高了檔案資料的實(shí)用性，為學(xué)校各個(gè)部門(mén)提供了全面的檔案信息查詢(xún)服務(wù)。

三、總結(jié)

通過(guò)改善民辦高校檔案管理工作中存在的各項(xiàng)問(wèn)題，有效的提升了民辦高校檔案管理的工作水平，使得民辦高校檔案管理既能為學(xué)校提供檔案資料服務(wù)，又能切實(shí)的提高民辦高校管理水平的提升，推動(dòng)學(xué)校朝著更加健康的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]崔雪雪.淺談當(dāng)前民辦高校檔案管理工作[J].管理學(xué)家,2013(22).

[2]金財(cái)財(cái).如何加強(qiáng)民辦高校教學(xué)檔案管理[J].城建檔案,2014(8).