關(guān)于高職院校檔案管理信息化的思考

文／棗莊職業(yè)學(xué)院檔案館　夏帥　裴忠慶

?

關(guān)于高職院校檔案管理信息化的思考

文／棗莊職業(yè)學(xué)院檔案館夏帥裴忠慶

【摘要】隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)時代的到來和高速發(fā)展，各高職院校檔案管理信息化工作也進一步發(fā)展和完善。實現(xiàn)檔案管理工作信息化網(wǎng)絡(luò)化，已經(jīng)是一種趨勢，在進步的同時，也存在著一些問題，本文從高職院校檔案管理建設(shè)的角度出發(fā)，試析現(xiàn)在高職院校檔案管理信息化的問題現(xiàn)狀和相應(yīng)的對策，為建設(shè)高職院?！皵?shù)字化校園”做出貢獻。

【關(guān)鍵詞】高職院校；信息化；網(wǎng)絡(luò)化；檔案管理；思考

一、高職院校檔案管理存在的問題和現(xiàn)狀

（一）檔案管理和時代變化的步伐相脫節(jié)。目前的高職院校檔案管理雖然已經(jīng)信息化，但仍然不夠現(xiàn)代化，觀念還是沒有完全脫離以前的傳統(tǒng)管理方式，還處于相對落后的階段，這就要求了高職院校的檔案管理工作需要與時代共同進步和發(fā)展。就目前而言，很多高校對于檔案管理工作還不是很重視，認為就是把資料歸一下類保存起來就好了，不需要花費人力物力在上面，那就更不用說將檔案信息化管理了。由于對檔案管理工作認識不夠深刻，導(dǎo)致了一些高校對檔案管理的這項工作不負責任，甚至連聘請的工作人員都不是專業(yè)的，而是在臨時聘用的工人或是兼職人員。

（二）檔案管理信息化缺少基礎(chǔ)建設(shè)。由于檔案管理工作是學(xué)校的一種輔助教學(xué)管理活動的工作，在學(xué)校發(fā)展的進程中并沒有起到直接影響作用，因而不容易受到管理者的重視，所以，很多高校認為管理檔案信息化就是加入幾臺電子設(shè)備，就完成了信息網(wǎng)絡(luò)化，而這一種表面的微薄投入是不夠的。實現(xiàn)檔案管理信息化必須要求學(xué)校不僅投入人力、物力、財力，還要在教學(xué)管理活動上面投入相應(yīng)的科研教材或是教學(xué)活動，然后再進一步進行管理資料的數(shù)據(jù)化、數(shù)字化、信息化管理。只有這樣，檔案管理工作才能進一步完善。

（三）檔案信息化建設(shè)管理人才缺乏。由于以前各高校對檔案管理部門工作不夠重視，所以目前一部分院校沒有設(shè)置專門的檔案館進行檔案管理，檔案管理人員也不是專門聘請的專業(yè)人員，一般都是以兼職為主，還要做其他的接待工作，并不具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識，對檔案管理的知識也是一知半解，目前看來，檔案管理信息化需要投入專業(yè)性管理人才，要具備一定的檔案學(xué)理論和必要的信息知識，做好后續(xù)人才的補充工作。

（四）檔案管理手段相對落后，利用率低。由于現(xiàn)在的信息化還不夠成熟，觀念上認識還比較落后，即使各個高校已經(jīng)開展現(xiàn)代技術(shù)的運用，可檔案管理工作依然只是在初級階段這個層面上。再加上部分高職院校所聘請的檔案管理工作者完全沒有掌握好現(xiàn)代信息技術(shù)，也不能充分利用現(xiàn)代的科學(xué)管理手段，更多的還是停留在人工操作和紙質(zhì)材料保管，就算進行信息化處理，也就是利用簡單的軟件或是建立一個表格來記錄數(shù)據(jù)，這直接導(dǎo)致了檔案管理工作沒能及時更新、與時俱進，相對來說比較落后，利用率得不到提高。

二、實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）學(xué)習(xí)新知識、加強認知水平。不管是任何事，若是不認真學(xué)習(xí)知識，都沒有辦法做得好，因此只有加強學(xué)習(xí)，才能讓學(xué)校檔案管理能力水平不斷提升。各高職高校應(yīng)加強重視檔案管理實現(xiàn)信息化這一項管理工作，不斷強化檔案管理工作信息化的認識，實現(xiàn)檔案管理資源有效利用的最終目標。高職院校應(yīng)不斷促進檔案管理的服務(wù)功能，加快檔案管理信息化建設(shè)。

（二）開發(fā)檔案信息化資源利用途徑。檔案管理人員應(yīng)利用好檔案信息資源，合理利用現(xiàn)代高科技信息技術(shù)手段，做到科學(xué)管理檔案資源，做好檔案管理信息化建設(shè)。同時，要擺脫以前傳統(tǒng)封閉的人工檔案管理方式，有效利用檔案資源，做到實現(xiàn)資源共享，逐步增強檔案管理工作的重要性，共同建設(shè)檔案管理信息化。

（三）增加對檔案管理信息化的投入。每一項工作的完成都需在其上面花功夫，進行投入。投入的大小因不同情況而定，但絕對離不開人力、物力的支持，檔案管理工作也不例外，它現(xiàn)在急需投入大量擁有現(xiàn)代技術(shù)的硬件設(shè)施、軟件設(shè)備和專門的專業(yè)技術(shù)人員，而這些都離不開國家、社會和學(xué)校的重視和支持。要建立好這項工作工作，是不能急于求成的，它是一項長期投入的工程，需要各個高校進行龐大的人力、物力、財力和技術(shù)投入。

（四）及時維護和更新檔案信息。高職院校的信息更新速度快，幾乎隨時在變化，所以高職院校的檔案管理工作是一個動態(tài)的過程，這就要求管理人員進行及時維護和更新信息，將這些數(shù)據(jù)盡可能地做到準確，完整。只有這樣，才能推動高職院校檔案管理工作信息化的建設(shè)水平。

三、結(jié)語

高職院校的檔案管理工作信息化正在不斷深化，這個過程離不開各高校檔案管理工作者認識到并肯定檔案管理信息化建設(shè)的重要性，檔案管理工作建立是否完善關(guān)系到各個高職院校的工作質(zhì)量和管理水平，樹立信息化服務(wù)意識，掌握新興技術(shù)，建立高效、科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)。而建立健全檔案管理信息化是一項長期重任，因此要持以認真負責的態(tài)度，為建立、管理好檔案盡一份自己的力量。

參考文獻：

[1]薛四新.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)[M].機械出版社,2006.

[2]鄭毅,房琳.基于高?；n案管理的進一步思考[J].成都紡織高等?？茖W(xué)校學(xué)報,2014(1):92-94.

[3]杜亞軍.檔案信息化管理實現(xiàn)要件淺析[J].黑龍江檔案,2009(5):43.

[4]楊小紅.關(guān)于檔案信息化的思考[J].遼寧大學(xué)學(xué)報,2003(3).