民辦高校檔案管理之我見(jiàn)

文／廈門(mén)華天涉外職業(yè)技術(shù)學(xué)院　田瑾

?

民辦高校檔案管理之我見(jiàn)

文／廈門(mén)華天涉外職業(yè)技術(shù)學(xué)院田瑾

【摘要】高校檔案管理是直接記錄和反映學(xué)?；厩闆r與師生活動(dòng)職能的真實(shí)寫(xiě)照，通過(guò)高校檔案管理可以很清楚的了解學(xué)校的發(fā)展史以及為日后學(xué)校發(fā)展提供支持，通過(guò)建設(shè)完善的檔案管理工作可以為教學(xué)提供一定的參考價(jià)值。在此，本文通過(guò)分析當(dāng)前民辦高校檔案管理的現(xiàn)狀，提出重視檔案管理工作的重要性，就如何進(jìn)一步完善民辦高校檔案管理工作提出相應(yīng)的解決措施進(jìn)行深入探討。

【關(guān)鍵詞】民辦高校；檔案管理；完善

一、民辦高校檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作機(jī)制不健全。民辦高校無(wú)論是在教育教學(xué)方法還是在管理體制與公辦教育相比存在著一定差距。民辦高校在教學(xué)管理上具有充分的自主權(quán)，但在教學(xué)中卻往往忽視教育的基礎(chǔ)管理工作，教師對(duì)學(xué)校檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，很多民辦高校并不愿意在檔案工作中投入過(guò)多的精力，使得民辦高校很難實(shí)現(xiàn)真正的“檔案室”有的也沒(méi)有充分利用起來(lái)，各方面硬件措施不到位，無(wú)法滿足檔案的存儲(chǔ)條件和檔案管理的基本要求。

（二）檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。民辦高校的快速發(fā)展，使得高校的檔案管理工作涉及的面越來(lái)越廣，檔案種類(lèi)的增加以及產(chǎn)生的門(mén)類(lèi)加大。如果還是停留在原有的檔案管理是無(wú)法完成相對(duì)復(fù)雜的檔案管理收集，檔案管理工作是一項(xiàng)十分繁瑣復(fù)雜的工作，很多高校在成立初期的時(shí)候會(huì)有專門(mén)的檔案管理人員，但沒(méi)能持續(xù)下去。因此，高校很有必要設(shè)立專門(mén)的檔案管理隊(duì)伍，來(lái)完成相應(yīng)檔案工作。

（三）檔案管理業(yè)務(wù)不規(guī)范。很多民辦高校的檔案管理人員對(duì)高校檔案的理解往往不是很清楚，沒(méi)能清醒的認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)學(xué)校今后發(fā)展的作用，單純的認(rèn)為紅頭文件就是檔案，忽略了一些重要的檔案收集與整理，在檔案管理工作人員中還有的教師是兼職并不是專門(mén)的檔案管理人員，在處理檔案管理工作時(shí)效率不高，往往是應(yīng)付了事，使得檔案管理質(zhì)量參差不齊。

（四）檔案管理信息化程度低。信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校在信息化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展過(guò)程中也開(kāi)始越來(lái)越普及，為了進(jìn)一步提升教育教學(xué)方法高校加快了信息化建設(shè)，提出建設(shè)數(shù)字化校園。高校信息化水平的提升將進(jìn)一步豐富教學(xué)數(shù)字化資源，為高校檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了條件，通過(guò)建設(shè)高校檔案信息化，可以利用其豐富的資源條件、快速的傳輸文件以及信息相互間的共享，很多高校在建設(shè)過(guò)程中通常無(wú)法建設(shè)規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)所要的硬件，即便是買(mǎi)了也很難利用的起來(lái)，對(duì)計(jì)算機(jī)管理人員沒(méi)有加強(qiáng)系統(tǒng)培訓(xùn)，使得檔案的信息化程度較低。

二、對(duì)民辦高校檔案管理工作的建議

（一）更新觀念、加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)力度。在檔案管理過(guò)程中要緊跟時(shí)代步伐不斷更新觀念，在建設(shè)中應(yīng)由校領(lǐng)導(dǎo)直接牽頭領(lǐng)導(dǎo)檔案管理體系，從而使每位參與檔案管理人員充分重視起來(lái)。只有高校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，在各個(gè)硬件上面給予支持，才能真正促使高校檔案管理工作發(fā)展。

（二）健全機(jī)制，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化。近幾年民辦高校發(fā)展越來(lái)越快，檔案資料管理數(shù)量也不斷增加，使得服務(wù)范圍也隨之壯大，在這一過(guò)程中也會(huì)開(kāi)始出現(xiàn)新的問(wèn)題，這就要求必須建立更加完善的檔案管理規(guī)章制度，在制定相關(guān)管理制度中應(yīng)結(jié)合本校的實(shí)際情況來(lái)科學(xué)制定，通過(guò)進(jìn)一步完善檔案管理，為民辦高校各項(xiàng)工作的展開(kāi)提供有效的服務(wù)。

（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)建立高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。建設(shè)一支高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍對(duì)進(jìn)一步完善高校檔案管理工作至關(guān)重要。首先要加強(qiáng)檔案管理人員的配備工作，校領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)高校建設(shè)的促進(jìn)作用，引進(jìn)相關(guān)專業(yè)人才，提升相關(guān)計(jì)算機(jī)學(xué)科人才的計(jì)算機(jī)水平。其次是要提高兼職負(fù)責(zé)檔案管理人員的配備工作。兼職工作人員除了做好自身的本職工作外，還要負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案收集管理工作，做到有章可循。再者就要加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，提高檔案管理的服務(wù)意識(shí)。最后是要加強(qiáng)檔案管理的激勵(lì)制度，通過(guò)深入檢查評(píng)估，對(duì)于完成的比較好的人員應(yīng)給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，調(diào)動(dòng)其積極性。

（四）加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。信息技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理人員提出了更高要求，檔案管理人員應(yīng)改變以傳統(tǒng)的手工工作模式從而以依靠現(xiàn)代信息技術(shù)手段為依托，提高工作效率。

加快建設(shè)檔案管理信息化，首先要加快檔案信息平臺(tái)建設(shè)，開(kāi)發(fā)檔案資源，使檔案館藏?cái)?shù)字化。同時(shí)還要開(kāi)發(fā)相關(guān)檔案網(wǎng)站建設(shè)，建成一個(gè)智能開(kāi)發(fā)檔案管理工作體系，加快網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化建設(shè)有利于日后使用更加方便的找到相關(guān)資料，使其成為以服務(wù)為主導(dǎo)型的數(shù)字化檔案館。

（五）強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)、提高檔案利用率。作為檔案管理工作者要有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，在使用過(guò)程中除了為用戶提供良好的服務(wù)，了解不同用戶的使用需求，為用戶咨詢提供更加便捷的服務(wù)之外，還應(yīng)進(jìn)一步完善查詢系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)，從而在不同角度，都能夠?qū)n案信息提供給使用者，使用戶查詢資料變得更加簡(jiǎn)單高效。高校在提高自身教學(xué)水平的時(shí)候，檔案管理就可以為用戶提供大量有用的實(shí)用信息。

三、總結(jié)

民辦高校在檔案管理工作中要不斷總結(jié)實(shí)際遇到的問(wèn)題，從而提出有效的解決辦法，在建設(shè)中要立足于本校的實(shí)際情況，用全新的思維推動(dòng)高校檔案管理工作前進(jìn)。在解決問(wèn)題時(shí)善于運(yùn)用全新的思維解決遇到的問(wèn)題，完善檔案管理制度，提升檔案管理人員素質(zhì)。同時(shí)，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)措施，以提高每位從事檔案管理人員的工作積極性，進(jìn)而真正做到檔案管理工作更好的為民辦高校服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]周肖霞.淺析民辦高校檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù), 2014(13):113.

[2]關(guān)友誼.信息時(shí)代民辦高校教學(xué)檔案管理的思考[J].現(xiàn)代企業(yè)教育, 2014(2):46-47.