淺談基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理現(xiàn)代化

文／紅河州疾病預(yù)防控制中心 劉雪玫

一、疾控檔案管理現(xiàn)代化的必要性

檔案管理信息化不僅是科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的要求，而且是疾病預(yù)防控制工作發(fā)展的需要。隨著計(jì)算機(jī)計(jì)術(shù)的不斷發(fā)展和普及，疾控檔案資源的載體形式發(fā)生了變化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體外，出現(xiàn)了光盤(pán)、磁盤(pán)等電子文件，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求。因此，檔案管理必須實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的自動(dòng)化、智能化管理模式，近年來(lái)，疾控工作日益繁重，檔案數(shù)量也隨之日益增長(zhǎng)，疾控檔案對(duì)防止疾病傳播流行，保障人民身體健康，開(kāi)展疫情監(jiān)測(cè)預(yù)測(cè)、流行病學(xué)分析、保障公共衛(wèi)生安全具有重要意義。國(guó)家衛(wèi)生部、檔案局在《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》中提出：“檔案信息化建設(shè)要與本單位的信息化建設(shè)同步發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平”。因此，基層疾控中心將檔案現(xiàn)代化管理工作納入中心發(fā)展規(guī)劃中來(lái)是很有必要的。

二、基層疾控中心檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理制度不完善。各基層疾控中心檔案管理制度不健全、缺乏有效保障措施，造成疾控檔案不能?chē)?yán)格按照文件材料歸檔范圍來(lái)收集資料，歸檔不完整，業(yè)務(wù)科室工作人員檔案意識(shí)淡薄，不注意保存工作中形成的文件資料。有的基層疾控中心因工作需要，將檔案資料保管在科室，由于年代久遠(yuǎn)，導(dǎo)致部份利用價(jià)值較高的檔案出現(xiàn)變質(zhì)、損壞，不能及時(shí)有效地為疾病預(yù)防控制工作提供利用。

（二）硬件及信息化建設(shè)投入不足。由于基層疾控中心檔案管理重視程度不夠，雖然改善了辦公條件，但對(duì)檔案的資金投入不多。據(jù)了解，基層疾控中心檔案“八防”設(shè)施、密集架等尚未普及，有的雖已添置了計(jì)算機(jī)等設(shè)施，但檔案信息資源沒(méi)有充分開(kāi)發(fā)利用，仍有大部份疾控中心檔案處于手工抄寫(xiě)、人工檢索目錄階段，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的不多，把檔案資源全部數(shù)字化的就極少了。

（三）人員專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)不平衡。疾病預(yù)防控制是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，據(jù)了解，基層疾控中心檔案管理人員多數(shù)是醫(yī)療衛(wèi)生專(zhuān)業(yè)人員或工勤人員兼職管理。由于所學(xué)專(zhuān)業(yè)不符，對(duì)檔案信息技術(shù)、檢索技術(shù)等不能熟練運(yùn)用，又缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)和合理指導(dǎo)，面對(duì)眾多的疾病預(yù)防專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)不能及時(shí)有效地進(jìn)行收集、整理、歸檔，致使檔案管理人員比例和專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)嚴(yán)重失衡，信息化管理不能很好地實(shí)現(xiàn)。

三、實(shí)現(xiàn)疾控檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策

（一）制定現(xiàn)代化管理制度。檔案現(xiàn)代化管理是一種新的管理模式，要實(shí)現(xiàn)疾控檔案現(xiàn)代化管理，基層疾控中心必須遵守《檔案法》的法律法規(guī)和《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》的規(guī)定，結(jié)合疾病預(yù)防控制工作的結(jié)點(diǎn),制定切實(shí)可行的檔案現(xiàn)代化管理制度，保證檔案信息的真實(shí)性與安全性，檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的科學(xué)性、便捷性及準(zhǔn)確性。制度一旦建立，就應(yīng)按照制度進(jìn)行管理和抓好落實(shí)工作。

（二）加大軟硬件及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的投入。檔案管理要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，

基層疾控中心首先要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，安裝與現(xiàn)代化管理需要的掃描儀、交換機(jī)、路由器、具有高性能的網(wǎng)絡(luò)安全軟件等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；其次，要開(kāi)發(fā)和投入適合疾控檔案管理的軟件，將原有的檔案信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入新的信息平臺(tái)使用，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開(kāi)展檔案信息多途徑檢索查詢(xún)，利用OA辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使文件從最初的擬稿、核對(duì)、收文、批辦，到檔案的著錄、檢索、編研、保管、利用的整個(gè)過(guò)程相互銜接起來(lái)，向檔案館移交檔案都通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理。只有從根本上解決檔案保管的軟硬件環(huán)境，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，才能使檔案工作獲取最大的使用效益。

（三）做好電子檔案的管理。電子檔案的管理首先要保證電子文件和電子檔案之間的真實(shí)、完整、有效、安全，對(duì)電子文件的形成、收集、鑒定、整理、歸檔及歸檔后形成的電子檔案的管理、利用實(shí)行全程管理?；鶎蛹部刂行囊詸n案館的電子檔案管理辦法為指導(dǎo)，明確電子文件的歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式及被操作數(shù)據(jù)和檢測(cè)數(shù)據(jù)等的歸檔要求與處置方法，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于安全保管和開(kāi)發(fā)利用。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)水平。檔案現(xiàn)代化建設(shè)，關(guān)鍵是人的素質(zhì)。因此，基層疾控中心要注重改善人才結(jié)構(gòu)，引進(jìn)既會(huì)計(jì)算機(jī)操作又會(huì)檔案管理，且熟悉疾病預(yù)防控制工作的復(fù)合型人才，選送檔案人員到高等院校、專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)班進(jìn)行培訓(xùn)。同時(shí)檔案人員自身要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，自覺(jué)樹(shù)立信息化意識(shí)，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，充分利用信息平臺(tái)，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在疾控中心的廣泛運(yùn)用，不僅對(duì)疾病預(yù)防控制工作產(chǎn)生影響，對(duì)疾控檔案信息的收集、整理、歸檔、利用工作也提出了新的要求。因此，在使用現(xiàn)代化的檔案管理手段儲(chǔ)存各種信息和開(kāi)發(fā)利用疾控檔案信息的同時(shí)，要增強(qiáng)保密意識(shí)，對(duì)傳輸?shù)男畔⑦M(jìn)行加密，有效保護(hù)檔案安全，逐步提升疾病預(yù)防控制檔案的開(kāi)發(fā)利用水平和公共服務(wù)能力,為廣大人民群眾和基層疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)提供廣泛的信息服務(wù)。

[1]趙銀枝.疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作的現(xiàn)代化初探[J].健康必讀(中旬刊),2012(11).

[3]羅利文.淺談疾控中心檔案現(xiàn)代化管理[J].中外醫(yī)療,2011(31).