芻議基于主體的檔案信息資源開發(fā)利用

文／四川大學(xué)公共管理學(xué)院 劉彩云 沈春會

一、檔案信息資源開發(fā)利用概述

檔案信息資源的開發(fā)利用工作主要涉及檔案工作者、檔案利用者兩個(gè)主體，有效的檔案信息資源開發(fā)利用離不開檔案工作者通過開發(fā)利用工作提供豐富多樣、整理有序、保管齊全的檔案信息資源，同樣也離不開檔案利用者的利用需求以及利用檔案的反饋。本文從檔案工作者、檔案利用者的角度出發(fā)，分析其在檔案信息資源開發(fā)利用中的作用和存在的問題，提出促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的相應(yīng)措施。

二、檔案信息資源開發(fā)利用主體在開發(fā)利用中的作用

（一）檔案工作者是檔案信息資源開發(fā)利用的主導(dǎo)。檔案信息資源開發(fā)利用包括了“開發(fā)”和“利用”兩個(gè)方面，其中，“開發(fā)”是從檔案工作者的角度而言的，檔案信息資源的開發(fā)是檔案職業(yè)的重要組成部分，是檔案工作者的重要工作之一。檔案工作者是檔案信息資源開發(fā)利用的主導(dǎo)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.檔案工作者是檔案信息資源開發(fā)利用客體齊全完整的保障者。檔案信息資源是檔案信息資源開發(fā)利用的客體，是開發(fā)利用的基礎(chǔ)。在檔案管理的諸多環(huán)節(jié)中，檔案工作者扮演著檔案的收集者、鑒定者、整理者、保管者、開發(fā)者等多重角色，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的工作均會影響到檔案信息資源的數(shù)量與質(zhì)量，在很大程度上決定了檔案信息資源的齊全與完整。

2.檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)決定了檔案信息資源開發(fā)的成效。檔案信息資源的開發(fā)范圍廣、選擇性大，要在包羅萬象、豐富多彩的檔案信息資源中準(zhǔn)確把握市場需求，保證開發(fā)成果同時(shí)兼具經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，與檔案工作者自身的專業(yè)素養(yǎng)息息相關(guān)。

3.檔案工作者的知識構(gòu)成決定了檔案信息資源開發(fā)工作成果的質(zhì)量。檔案信息資源開發(fā)要求檔案工作者不僅僅具有專業(yè)知識儲備，還需要多學(xué)科的相關(guān)知識，尤其是在檔案信息資源開發(fā)呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的趨勢下，檔案工作者知識構(gòu)成多元化有助于完善檔案信息資源開發(fā)工作，保證檔案信息資源開發(fā)成果的質(zhì)量。

（二）檔案利用者是檔案信息資源開發(fā)利用的中心。檔案信息資源開發(fā)利用的另一個(gè)方面“利用”是從利用者的角度而言的，利用過程決定了利用者能否獲取檔案信息，該過程不僅包括檔案工作者的開發(fā)工作，還與檔案利用者的利用行為密不可分。開發(fā)的目的是利用，檔案利用者的利用需求引導(dǎo)著開發(fā)，即利用體現(xiàn)著開發(fā)工作的價(jià)值。檔案利用者在檔案信息資源開發(fā)利用的過程中處于中心地位，這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.檔案利用者的需求決定了檔案信息資源開發(fā)的方向。有需求才會有動(dòng)力，檔案利用者的利用需求是檔案工作者進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)的動(dòng)力所在，只有了解檔案利用者真正的需求，將檔案信息資源開發(fā)與之相結(jié)合，才能保證開發(fā)工作不是人力、物力的浪費(fèi)。

2.檔案利用者是檔案信息資源開發(fā)成果的檢驗(yàn)者。實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息資源開發(fā)成果成功與否需要靠檔案利用者的利用實(shí)踐來進(jìn)行檢驗(yàn)。

3.檔案利用者是檔案信息資源開發(fā)工作的監(jiān)督者。一項(xiàng)工作的有序進(jìn)行離不開有力的監(jiān)督，檔案信息資源開發(fā)倘若離開了檔案利用者的監(jiān)督，將導(dǎo)致一些沒有利用價(jià)值的開發(fā)成果出現(xiàn)，最終造成人力、物力的浪費(fèi)。

三、檔案信息資源開發(fā)利用中存在的問題

（一）檔案工作者在檔案信息資源開發(fā)利用中存在的問題。從檔案工作者的角度而言，在檔案信息資源開發(fā)利用的過程中，其存在的問題歸納起來主要包括：主觀臆測檔案利用者的需求；檔案用戶調(diào)研工作落后；“閉門造車”、缺少合作；知識結(jié)構(gòu)單一等。

（二）檔案利用者在檔案信息資源開發(fā)利用中存在的問題。從檔案利用者的角度而言，在檔案信息資源開發(fā)利用中，其存在的問題總結(jié)起來主要有：缺乏主動(dòng)意識，與檔案開發(fā)部門的互動(dòng)少；反饋滯后甚至無反饋；缺乏后續(xù)監(jiān)督意識等。

綜上所述的問題，既有檔案工作者的原因，也有檔案利用者的原因；既有資金方面的原因，也有體制方面的原因。此部分并非本文的論述重點(diǎn)，不再贅述。

四、促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的建議

（一）檔案工作者應(yīng)做好的工作。檔案工作者是檔案信息資源開發(fā)的主體之一，檔案工作者進(jìn)行開發(fā)工作需要從以下幾個(gè)方面努力。

1.從開發(fā)方式上來看，檔案工作者需要考慮檔案信息資源開發(fā)成果的呈現(xiàn)方式。檔案作為國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人在社會活動(dòng)中形成的最原始的信息記錄，原始記錄性是其區(qū)別于其他相關(guān)事物的本質(zhì)特征，在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)的時(shí)候，保證其原始記錄性是檔案信息資源開發(fā)成果區(qū)別于其他信息資源開發(fā)成果的關(guān)鍵，因此，檔案信息資源開發(fā)成果的呈現(xiàn)方式應(yīng)該以原始形式作為首選形式，與此同時(shí)，在必要的情況下以其他形式作為輔助。

例如，近年來，以北京衛(wèi)視《檔案》為代表的國內(nèi)電視臺爭相開播以檔案為主題的科教紀(jì)實(shí)電視節(jié)目，如廣東衛(wèi)視新聞?lì)l道《解密檔案》、遼寧衛(wèi)視《揭秘》、陜西衛(wèi)視《天下奇譚》等等，該類節(jié)目將大量罕為人知的歷史檔案資料通過電視熒幕展現(xiàn)出來，一時(shí)間好評如潮。雖然該類節(jié)目借助于電視媒體的做法具有創(chuàng)新意義，在一定程度上促進(jìn)了檔案宣傳，有利于提升社會檔案意識，但是，要將其定位為檔案信息資源的開發(fā)并廣為推廣還有待商榷。原因主要有兩點(diǎn)，第一點(diǎn)是因?yàn)樵擃惞?jié)目是將部分檔案插入的方式進(jìn)行剪輯，在一期節(jié)目中，檔案所占比重實(shí)際上是相對較少的；第二點(diǎn)是因?yàn)樵擃惞?jié)目是以編輯過的形式呈現(xiàn)檔案，這種形式不能很好地體現(xiàn)檔案的原始記錄性，對于觀眾而言，這未必是他們所期待的利用檔案的方式，這在一定程度上更偏向于電視節(jié)目的娛樂性與教育性。

2.從開發(fā)內(nèi)容上來看，檔案工作者需要做好用戶調(diào)研工作。以職業(yè)作為分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案利用者分為科研人員、工程技術(shù)人員、管理人員、專門職業(yè)者和普通居民五類，分別分析各類人員的檔案利用需求，這種做法在一定意義上有助于提高開發(fā)工作的針對性，提高開發(fā)效益。無論是哪一類利用者，從其利用檔案的目的來看，檔案利用目的歸納起來主要有兩大類，一類是帶有功利性的目的，是出于公務(wù)活動(dòng)所需或者是與自身利益相關(guān)，這一類是查檔需求的最大組成部分。另一類則是出于好奇心的驅(qū)使，是行使知情權(quán)的體現(xiàn)，除了第一類的主要查檔需求外，此類查檔需求相對較少，是第一類利用目的的補(bǔ)充。因此，檔案工作者在進(jìn)行開發(fā)工作時(shí)，要充分了解利用者的需求屬于哪一類，要有針對性地進(jìn)行開發(fā)。這就需要檔案工作者綜合運(yùn)用直接調(diào)查法（如通過會議、文件、制發(fā)報(bào)表、訪問或座談等方式作調(diào)查）和間接調(diào)查法（如文獻(xiàn)分析法、用戶資料分析等），同時(shí)借鑒圖書館領(lǐng)域優(yōu)秀的用戶調(diào)研案例，做好用戶調(diào)研工作，為開發(fā)工作打好基礎(chǔ)。

3.從開發(fā)工作上來看，檔案工作者需要學(xué)會跨部門合作開發(fā)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息資源的共享要求檔案開發(fā)主體實(shí)現(xiàn)擴(kuò)展，檔案工作者需要與圖書、情報(bào)以及博物館等相關(guān)部門進(jìn)行合作，實(shí)現(xiàn)信息的共建共享。

4.從知識構(gòu)成上來看。檔案工作者應(yīng)具備多元化的知識結(jié)構(gòu)。在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，檔案信息資源的開發(fā)利用必然將逐步向電子化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，檔案工作者在具有檔案專業(yè)知識儲備的情況下，還應(yīng)拓寬知識面，加強(qiáng)對信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力實(shí)現(xiàn)知識結(jié)構(gòu)的多元化，以滿足網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源開發(fā)利用工作的要求。

（二）檔案利用者應(yīng)做好的工作。查閱檔案的利用者涵蓋了機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、學(xué)校、科研機(jī)構(gòu)、港澳臺同胞、僑胞、外國學(xué)者、留學(xué)生等國內(nèi)外及社會的各個(gè)層面，可以預(yù)見的是，在未來，檔案利用者還將進(jìn)一步擴(kuò)展。促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，檔案利用者有著很大的發(fā)揮空間，如若其做好了相應(yīng)的工作、發(fā)揮了主導(dǎo)作用，便可以在檔案信息資源開發(fā)利用的工作中大有所為。因此，為了滿足自身的利用需求，從檔案利用者的角度出發(fā)，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，檔案利用者主要應(yīng)該扮演好“反饋者”的角色。扮演好該角色，檔案利用者需要從以下方面努力：

1.檔案利用者應(yīng)變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”，提出利用訴求。這要求檔案利用者改變以往“坐等被服務(wù)”“提供什么利用什么”的觀念，學(xué)會根據(jù)自身的需求，通過檔案相關(guān)部門提供的渠道，甚至是在沒有提供渠道的情況下主動(dòng)創(chuàng)造途徑，向檔案開發(fā)部門提出利用內(nèi)容、利用方式等各方面的需求。

2.檔案利用者應(yīng)積極參與“互動(dòng)”，反饋利用效果。這一點(diǎn)要求檔案利用者將利用過程視為類似網(wǎng)上購物的體驗(yàn)，在利用過程結(jié)束之后積極進(jìn)行反饋與點(diǎn)評，將利用體驗(yàn)好的方面與不足的之處反應(yīng)給檔案開發(fā)部門，同時(shí)提出進(jìn)一步改進(jìn)的建議。

3.檔案利用者應(yīng)做好后續(xù)監(jiān)督工作。對于檔案信息資源開發(fā)部門而言，檔案利用者在反饋的過程中，實(shí)際上是在無意識地發(fā)揮著監(jiān)督的作用，檔案利用者在反饋之后，應(yīng)加強(qiáng)持續(xù)關(guān)注，監(jiān)督改進(jìn)成效。

[1]張相濤.北京衛(wèi)視《檔案》欄目傳播策略研究[D].河南大學(xué),2011:6-6.

[2]蔡海飛.檔案信息資源開發(fā)模式與開發(fā)評價(jià)研究[D].蘇州大學(xué),2008:16-19.