試論高校檔案數(shù)字化管理實(shí)踐與信息安全

文／塔里木大學(xué)檔案館 韓建華

高校檔案管理工作目前很難適應(yīng)新形勢下學(xué)校管理和廣大師生對檔案信息的需求。建設(shè)數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為必然選擇，而高校管理正在逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和智能化，在管理模式和硬件設(shè)備上也為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理提供了基礎(chǔ)，但是高校檔案管理數(shù)字化還需要對軟件部分進(jìn)行升級(jí)，一方面是系統(tǒng)軟件的開發(fā)推廣和檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)；另一方面是對管理人員的業(yè)務(wù)技能進(jìn)行培訓(xùn)，尤其是提高信息安全意識(shí)。

一、高校檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

隨著當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各大高校的檔案管理部門都已經(jīng)開展檔案數(shù)字化管理工作，從最初的高校檔案目錄數(shù)字化發(fā)展成為當(dāng)前的檔案內(nèi)容數(shù)字化。目前，高校檔案的使用頻率極高，因此如何更加規(guī)范、有效、全面的管理學(xué)生檔案已成為當(dāng)前的熱點(diǎn)問題。檔案管理的數(shù)字化工作將不僅僅局限于對學(xué)校的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，應(yīng)當(dāng)重視數(shù)字化管理高校檔案的工作開展與利用，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的作用，滿足各企事業(yè)單位等對學(xué)生檔案的利用需求。

二、高校檔案管理中對數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用實(shí)踐

在對高校檔案管理中不僅僅要做好對電子檔案的記錄以及存儲(chǔ)等方面的工作，還需要對檔案工作的共享進(jìn)行合理的分工。現(xiàn)對高校檔案進(jìn)行三個(gè)層次的分類：高校的原始資料和檔案的掃描件以及檔案數(shù)據(jù)庫。其中高校檔案的原始資料轉(zhuǎn)化為掃描件是檔案數(shù)字化技術(shù)的重點(diǎn)，包括對文件的掃描所采用的掃描儀的選擇以及對文件掃描的清晰度，保證了對圖像的采集工作。但是要在極短的時(shí)間內(nèi)對檔案進(jìn)行掃描工作需要將檔案進(jìn)行拆分，利用掃描儀進(jìn)行檔案的掃描工作。

而對建立高校檔案數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)對紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的并存。高校檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)檔案實(shí)體轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并借助多媒體來對紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化可以借助多媒體、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮等多種技術(shù)，將現(xiàn)存各種載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，形成文本文件、圖像文件、圖形文件、影像和聲音文件，并存儲(chǔ)到檔案信息數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)了最大可能地保證信息的原始性和真實(shí)性。在建立高校系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫后對隨時(shí)發(fā)生的信息變更都可以將形成的檔案資料及時(shí)轉(zhuǎn)換成為數(shù)據(jù)文件，保證了高校檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中信息的時(shí)效性與真實(shí)性。

三、構(gòu)建高校電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

電子檔案安全評(píng)價(jià)方法有許多，但基于高校電子檔案性質(zhì)，其安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)價(jià)方法主要有定量分析法、定性分析法、定量與定性結(jié)合分析法。信息安全評(píng)價(jià)體系的構(gòu)建需遵循科學(xué)性、層次性、全面性、獨(dú)立性、可操作性、動(dòng)態(tài)穩(wěn)定性等原則。

（一）評(píng)價(jià)指標(biāo)的組成。電子檔案信息安全評(píng)價(jià)通常涉及檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)學(xué)、密碼技術(shù)學(xué)、信息學(xué)等多個(gè)學(xué)科。同時(shí)其安全評(píng)價(jià)涉及的范圍也是多層次的，包括硬件層、軟件層、網(wǎng)絡(luò)層等。因此其評(píng)價(jià)指標(biāo)也是多元化、多學(xué)科交叉、多層次的。

（二）確定指標(biāo)權(quán)重方法。結(jié)合高校電子檔案信息特點(diǎn)，對于諸多安全評(píng)價(jià)指標(biāo)，需確定與之對應(yīng)的權(quán)重，對安全級(jí)別和要求進(jìn)行分級(jí)，避免一概而論帶來的資源浪費(fèi)。通常權(quán)重確定的標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)檔案信息量的大小、重要等級(jí)、敏感性等。對于高校電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)權(quán)重確定的計(jì)算方法主要有：德爾菲法、層次分析法、環(huán)比法等。其中最為常用且實(shí)際效果較符合高校信息化安全管理實(shí)際的是德爾菲法和層次分析法。

（三）綜合評(píng)價(jià)方法。綜合評(píng)價(jià)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，許多相關(guān)學(xué)者都對其進(jìn)行了長期的研究，并取得了一定的研究成果。對于高校電子檔案安全的綜合評(píng)價(jià)研究，總結(jié)起來大致分為以下幾類：系統(tǒng)模擬與仿真評(píng)價(jià)、信息論方法、灰色系統(tǒng)理論與灰色綜合評(píng)價(jià)、智能化方法、可拓物元分析法、動(dòng)態(tài)綜合評(píng)價(jià)法、交互式多目標(biāo)的綜合評(píng)價(jià)法、交合分析法等。

四、總結(jié)

隨著我國信息數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校數(shù)字化檔案管理已經(jīng)逐漸成為一種潮流，在校園行政管理中發(fā)揮著重要的功效。利用數(shù)字化技術(shù)，可以將校園管理相關(guān)資源轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，并以數(shù)字信息的形態(tài)加以保存，不僅避免了紙質(zhì)檔案不易保存且損壞的弊端，還實(shí)現(xiàn)了信息有效共享的功效，極大程度推動(dòng)了高校檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。