將數(shù)字化檔案管理進(jìn)行到底

文／上海電氣電站工程公司采購部　湯惠娟

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將數(shù)字化檔案管理進(jìn)行到底

文／上海電氣電站工程公司采購部湯惠娟

【摘要】隨著檔案管理工作的不斷創(chuàng)新、進(jìn)步，為跟進(jìn)數(shù)字化建設(shè)時(shí)代的步伐，以當(dāng)代檔案管理新趨勢為研究背景，實(shí)際工作中的檔案管理為研究對象，以文獻(xiàn)研究、工作經(jīng)驗(yàn)為研究方法，論述數(shù)字化檔案管理的新動向。通過了解數(shù)字化建設(shè)的必要性以及緊迫性，將傳統(tǒng)檔案管理工作做到操作方法轉(zhuǎn)型、人員能力轉(zhuǎn)型、規(guī)章制度轉(zhuǎn)型。

【關(guān)鍵詞】當(dāng)代檔案；數(shù)字化；檔案管理；轉(zhuǎn)型

檔案是直接形成的歷史記錄，檔案來源于文件，檔案的形式也是多種多樣的，企業(yè)檔案是隨著企業(yè)自身的生存與發(fā)展形影不離、相互支撐的。企業(yè)檔案又為本企業(yè)乃至本行業(yè)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動中提供具有歷史參考價(jià)值的記錄，為企業(yè)進(jìn)行有效管理提供有效依據(jù)的同時(shí)，為企業(yè)的生產(chǎn)等過程中提供有力的參考保障。當(dāng)企業(yè)受到外界負(fù)面影響的情況下，企業(yè)檔案又為維護(hù)企業(yè)正當(dāng)權(quán)益、維護(hù)企業(yè)形象提供可靠的證據(jù)?？梢姡髽I(yè)檔案管理不僅與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益發(fā)展有必然的聯(lián)系，對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者、經(jīng)營管理者以及企業(yè)員工的發(fā)展都是至關(guān)重要的。然而隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的快速發(fā)展，一般傳統(tǒng)的檔案管理已不能滿足當(dāng)下企業(yè)的需求，檔案載體已步入了新的時(shí)代，為提高日常的工作效率，數(shù)字化檔案建設(shè)也便逐漸凸顯。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案相比，有著數(shù)字化資源豐富、存儲空間大、檢索便捷、傳輸速度快、開放性高、信息共享等優(yōu)點(diǎn)，面對新形式的到來，檔案的管理、保護(hù)、利用的理念、體制和工作方式都需要經(jīng)歷重大的轉(zhuǎn)型變革。在企業(yè)日常發(fā)展的過程中，通過檔案數(shù)字化建設(shè)，在降低人力、物力、時(shí)間等資料浪費(fèi)的優(yōu)勢下，能大大提高管理效率，實(shí)現(xiàn)積極推進(jìn)轉(zhuǎn)型創(chuàng)新的新管理理念，滿足新時(shí)代的需求。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案的數(shù)字化管理對企業(yè)來說面臨的是一新的研究課題，數(shù)字化檔案管理如何確保其準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及完整性，這里將需要較多的相關(guān)部門相互配合。關(guān)鍵是流程管理，流程管理是檔案管理系統(tǒng)的支撐，是企業(yè)對于檔案信息管理的精髓。建立完善的數(shù)字化檔案管理流程制度，才能有序的推進(jìn)工作的實(shí)效。

三、完善管理機(jī)制的結(jié)合

檔案數(shù)字化工作是否能高效有序的開展，其最有力的保證措施是需要建立有效、科學(xué)的管理機(jī)制。檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量又取決于檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。要提升整個(gè)數(shù)字化工作的完成質(zhì)量，其過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)就需要有機(jī)的結(jié)合。所以前期工作就變得至關(guān)重要，需要明確檔案管理工作數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、標(biāo)識要清楚、掃描要維護(hù)檔案原貌、內(nèi)容完整等等。

（一）數(shù)字文件管理的前期準(zhǔn)備。1.部門分工工作的規(guī)劃。數(shù)字文件的主要來源是電子文件，而一般企業(yè)最常用的且最有效的電子文件格式是PDF文件，所以在管理數(shù)字化檔案之前主要是要做好掃描工作。具體有以下幾點(diǎn)內(nèi)容：首先要做好本部門掃描工作的的計(jì)劃部署：首先按照各部門的職責(zé)范圍，協(xié)調(diào)好立檔部門與移交部門之間掃描工作的分工。其次對照掃描部門年度工作任務(wù)的安排，規(guī)劃好工作任務(wù)量與其他工作之間的關(guān)系。最后根據(jù)單位歸檔要求或者檔案利用需求的急緩程度，理清要進(jìn)行掃描的檔案之間先后順序的關(guān)系。2.計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備的配置。在性價(jià)比平衡之下，物質(zhì)基礎(chǔ)允許的情況下，根據(jù)工作的實(shí)際需求以及檔案的使用性質(zhì)合理選用計(jì)算機(jī)軟件程序、硬件配置。另外，使用程序的兼容性與可操作性是提高工作的效率的前提條件，然而對于保密類型的檔案應(yīng)當(dāng)選用專業(yè)并且專用的軟硬件，以此提高其安全性能。再則，檔案掃描軟件應(yīng)該充分考慮到使用人員的接受能力。為確保現(xiàn)階段的配置能夠滿足在今后一定時(shí)期內(nèi)的可用性，軟件程序的選擇要考慮到更新發(fā)展的因素。3.操作流程與標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。為使工作人員快速進(jìn)入操作工作狀態(tài)及順利達(dá)到效果，統(tǒng)一各個(gè)環(huán)節(jié)的操作流程與標(biāo)準(zhǔn)是掃描工作的前提條件。第一，為避免因管理的混亂引起工作進(jìn)度的滯延，掃描工作中各個(gè)環(huán)節(jié)都要責(zé)任明確。第二，為確保各個(gè)環(huán)節(jié)工作之間的有效銜接，建立規(guī)范的掃描工作操作流程。第三，為便于分散操作、集中管理統(tǒng)一數(shù)據(jù)信息的存放格式、分辨率等有關(guān)圖像質(zhì)量參數(shù)的要求。第四，相關(guān)部門需要加強(qiáng)對掃描人員以及相關(guān)人員的檔案操作培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)水平。

（二）掃描工作中的幾點(diǎn)注意事項(xiàng)。1.確保檔案實(shí)體的安全。在掃描前期準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)該注重掃描操作環(huán)節(jié)中對原始檔案的保護(hù)，確保其完整性。在掃描過程中，對掃描辦公區(qū)域的安全管理需要做到“三防三禁”即防火、防水、防盜；禁止桌邊飲食、喝水、吸煙。注重工作結(jié)束時(shí)的細(xì)節(jié)工作，及時(shí)檢查掃描儀中是否留有原檔案等。原版紙質(zhì)文件會隨著環(huán)境的變化以及設(shè)備帶來的機(jī)械磨損產(chǎn)生一定程度上的破壞。因此，為能延長歸檔檔案的的保存期限，必須嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。2.保證數(shù)據(jù)源的安全。電子源數(shù)據(jù)比起實(shí)物更容易被他人備份或者丟失，為此，在日常工作中定期或者經(jīng)常性的做好已有數(shù)據(jù)的備份工作顯得尤為重要。為防止存儲數(shù)據(jù)的破壞及非法轉(zhuǎn)移，工作中大力提倡專機(jī)專用并進(jìn)行密級處理，落實(shí)保密責(zé)任。3.建立數(shù)據(jù)源的維護(hù)。確保數(shù)據(jù)信息的完整性以及對數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制是數(shù)據(jù)源維護(hù)的首要條件。一是及時(shí)審查數(shù)據(jù)的完整性，檔案歸檔做到成套操作，不進(jìn)行單獨(dú)處理。二是做好數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量控制，掃描前要確保文件的有效性、正確性，按照統(tǒng)一掃描標(biāo)準(zhǔn)建立統(tǒng)一格式的檔案。

4.掃描程序的遵守與規(guī)定的落實(shí)。在掃描過程中要嚴(yán)格遵守操作程序和規(guī)定，要求不允許發(fā)生檔案實(shí)體的丟失與損毀現(xiàn)象。在日常的掃描中嚴(yán)格履行有關(guān)規(guī)定，謹(jǐn)防丟失以及損毀現(xiàn)象的發(fā)生，同時(shí)做好有關(guān)程序遵守與規(guī)定落實(shí)的監(jiān)督。加強(qiáng)在各個(gè)環(huán)節(jié)中對掃描人員的工作指導(dǎo)，幫助其規(guī)避一些易發(fā)生的誤操作，糾正工作中不良習(xí)慣。5.落實(shí)工作人員的人身保障。給予工作人員適當(dāng)?shù)年P(guān)注與激勵，做好各方面的保障措施，將有利于效率的提高和工作的推進(jìn)。首先是合理工作量的制定，其次是關(guān)心工作人員的身心健康，定期開展健康體檢與戶外活動。最后是給掃描人員適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)補(bǔ)助，以此鼓勵關(guān)懷。

（三）掃描工作的后續(xù)維護(hù)。檔案掃描工作結(jié)束以后，要對先前為適應(yīng)高速掃描儀而拆開的檔案進(jìn)行重新縫制，恢復(fù)其原有的整理狀態(tài)。在可能的情況下，盡可能的利用檔案上原有的針孔進(jìn)行縫制。對由于檔案自身或者反復(fù)使用而老化的，由操作原因而產(chǎn)生的破損的，應(yīng)該給予修補(bǔ)。由于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性不高，應(yīng)該選擇多樣化的存儲模式進(jìn)行備份。

四、實(shí)施備份和轉(zhuǎn)換確保檔案安全

檔案安全是檔案管理的重中之重，在開展數(shù)字化檔案建設(shè)后，加強(qiáng)電子文件管理，將作為今后工作的基本路徑，是確保檔案安全的一項(xiàng)制度。責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)國家檔案管理有關(guān)條例制定符合自己企業(yè)文化的《電子文件管理辦法》并且對各相關(guān)部門賦予一定的職責(zé)，在確保電子文件收集工作有序開展的情況下，共同加強(qiáng)對電子文件的管理、監(jiān)督、利用工作。保證數(shù)據(jù)的安全和可用，編制多種檢索工具，建立健全電子檔案利用和利用登記制度，確保檔案信息資源在規(guī)定范圍內(nèi)有效共享。

五、以高度的責(zé)任心，認(rèn)真做好保密工作

在檔案數(shù)字化推進(jìn)工作中認(rèn)真做好安全工作，注意檔案的保密，對相關(guān)參與的人員進(jìn)行保密安全教育，并在檔案整理過程中務(wù)必保證檔案的完整度；定期對相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，如計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫軟件的操作等。

六、更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用

如今，檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容是建立檔案的數(shù)字化，檔案數(shù)字化是豐富信息資源的重要基礎(chǔ)性工作，是推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求。傳承歷史，開拓未來。開展檔案數(shù)字化工作，是加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用的重大舉措。為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對原版檔案文件的有效保存以及珍貴檔案資源的安全保護(hù)，借助網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線共享，為更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用，檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要任務(wù)已經(jīng)迫在眉睫。

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