信息化時(shí)代公路檔案信息化建設(shè)工作探討

文／臨沂市公路局日東高速公路臨沂管理處　李秋君

?

信息化時(shí)代公路檔案信息化建設(shè)工作探討

文／臨沂市公路局日東高速公路臨沂管理處李秋君

【摘要】在公路檔案管理中，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，建設(shè)電子公路檔案，切實(shí)提高網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平，在公路檔案管理中具有重要作用。

【關(guān)鍵詞】信息化；公路檔案；建設(shè)

當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，知識(shí)和信息在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中的作用越來(lái)越明顯，隨著現(xiàn)代通信技術(shù)和電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息業(yè)出現(xiàn)了翻天覆地的變化。在社會(huì)信息業(yè)中，檔案部門具有重要地位，不但遇到了前所未有的發(fā)展機(jī)會(huì)而且也需面臨各種挑戰(zhàn)，而且對(duì)文件安全領(lǐng)域控制標(biāo)準(zhǔn)提出了更高的要求，所以一定要?jiǎng)?chuàng)新當(dāng)前公路檔案控制方法，提高控制效率。

一、建設(shè)公路檔案信息化的必要性

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、信息化是社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的必然要求。隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理方面出現(xiàn)了大量的專業(yè)軟件，檔案管理必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與信息化管理。公路部門也需與時(shí)代發(fā)展相一致，在文件傳輸、文件借閱、工程科技檔案管理、培養(yǎng)人才隊(duì)伍等方面，都需與現(xiàn)代化、信息化要求相符。

（二）是拓展檔案工作服務(wù)領(lǐng)域的必然要求。檔案管理實(shí)際上就是信息資源的管理。要想體現(xiàn)信息資源的價(jià)值則需重視其開(kāi)發(fā)與利用，做到及時(shí)開(kāi)發(fā)與廣泛應(yīng)用。與傳統(tǒng)資源應(yīng)用相比，現(xiàn)代化管理手段存儲(chǔ)的各種信息在利用與開(kāi)發(fā)中取得了較高的社會(huì)效益。特別在公路工程科技檔案方面，應(yīng)用電腦查閱和傳輸后不但可以提高工作效率，而且可以大量節(jié)省時(shí)間，防止出現(xiàn)大量的重復(fù)工作。

（三）是增加信息存儲(chǔ)量的必然要求。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前在檔案管理中普遍應(yīng)用縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)，有效提高了檔案信息的存儲(chǔ)數(shù)量和存儲(chǔ)密度。應(yīng)用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，只能局限于文字、圖形和圖表等信息的記錄，而應(yīng)用電子文件可以同時(shí)記錄文字、圖形、圖表、聲音、動(dòng)畫(huà)等多種信息。不需占用較大空間就能記錄大量信息，而且有利于開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，而且直觀性強(qiáng)方便人們操作。

二、加強(qiáng)公路檔案信息化建設(shè)的策略

（一）加強(qiáng)認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一組織。在國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)信息化發(fā)展中應(yīng)該引入檔案信息化建設(shè)內(nèi)容，要求國(guó)家檔案局應(yīng)該統(tǒng)一管理電子文件和數(shù)字檔案以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)等內(nèi)容，防止出現(xiàn)各自為政的局面和不規(guī)范現(xiàn)象。在檔案信息化建設(shè)中要依據(jù)一定的原則，如雙套制管理原則,文檔一體化管理原則,信息網(wǎng)絡(luò)安全原則等，要求國(guó)家檔案局對(duì)此全面負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)關(guān)系到檔案事業(yè)的健康發(fā)展，因此一定要引入到國(guó)家信息化建設(shè)全局當(dāng)中，協(xié)調(diào)進(jìn)行，共同發(fā)展。

（二）對(duì)公路檔案信息實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。公路檔案管理工作應(yīng)該實(shí)現(xiàn)工作重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移，而轉(zhuǎn)變?yōu)檫x擇信息，可以從紛繁的檔案信息中選擇出結(jié)論性和規(guī)律性的數(shù)據(jù)，加以概括和總結(jié)，使其成為結(jié)構(gòu)合理、文字簡(jiǎn)煉的綜合體，為各部門和決策層提供有效幫助。如可以在公路的系統(tǒng)工程建設(shè)、養(yǎng)護(hù)保養(yǎng)、規(guī)費(fèi)征收和車輛治超等機(jī)構(gòu)應(yīng)用完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，全面結(jié)合各方面工作，可以相互利用，同時(shí)依據(jù)對(duì)不同檔案的分類和明確密級(jí)，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中引入全部檔案系統(tǒng)資料。如可以進(jìn)行高等級(jí)公路氣象預(yù)報(bào)、雨雪天氣路況公告、道路維修公告等。可以利用圖標(biāo)的形式及時(shí)將容易發(fā)生交通事故或者自然災(zāi)害的路段信息提供給人們。利用檔案信息網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)化管理方式，不但可以將有效信息及時(shí)提供給經(jīng)濟(jì)運(yùn)作和社會(huì)活動(dòng)的決策人員，有利于這些人員做出正確決定，防止由于道路情況出現(xiàn)浪費(fèi)人力物力的現(xiàn)象。

（三）提高公路檔案信息管理人員專業(yè)能力。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)對(duì)技術(shù)具有很高要求，同時(shí)還需人員具備較高的責(zé)任心，如果因?yàn)榧夹g(shù)不全面或工作出現(xiàn)失誤而形成錯(cuò)誤信息，都不利于社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。因此要求檔案信息管理人員要具備堅(jiān)實(shí)的專業(yè)技術(shù)，同時(shí)擁有職業(yè)認(rèn)定部門頒發(fā)的認(rèn)定書(shū)；在實(shí)際工作中做到認(rèn)真負(fù)責(zé)、忠于職守。在收集檔案信息時(shí)進(jìn)行專業(yè)化操作，保證檔案信息的完整和準(zhǔn)確。再有，對(duì)內(nèi)部人員進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)用年度考核制度，開(kāi)展工作人員公平競(jìng)爭(zhēng)。保證應(yīng)用優(yōu)秀的人才上崗，鼓勵(lì)檔案信息管理人員積極學(xué)習(xí)，勤于工作，將個(gè)人潛力有效發(fā)揮出來(lái)，使社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域認(rèn)可檔案信息管理工作，達(dá)到廣大人民群眾的滿意。

（四）健全制度，加強(qiáng)規(guī)范化。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，檔案信息也表現(xiàn)出各種形式，在高速公路檔案信息化建設(shè)當(dāng)中一定要依據(jù)國(guó)家法規(guī)規(guī)定，根據(jù)自身實(shí)際情況，制訂管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，建立完善的檔案信息化建設(shè)網(wǎng)絡(luò)。一在高速公路電子檔案的確定、明確原始屬性、形成電子文件、保管等方面都需建立完善的標(biāo)準(zhǔn)和手段；二建立完善的高速公路檔案信息開(kāi)發(fā)制度，應(yīng)用齊全的電子檔案信息管理體制，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的切實(shí)推進(jìn)；三科學(xué)管理電子檔案，使檔案信息化建設(shè)和有關(guān)制度真正落到實(shí)處，使電子檔案管理工作規(guī)范化與科學(xué)化發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，對(duì)公路檔案信息化建設(shè)是在新的歷史時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，要想準(zhǔn)確達(dá)到這一目標(biāo)，則需做到長(zhǎng)期堅(jiān)持，要求全部高速公路檔案管理部門和工作人員的協(xié)調(diào)配合。不怕困難敢于創(chuàng)新，只有盡快實(shí)現(xiàn)高速公路檔案信息化建設(shè)，才有利于提高檔案管理水平，推進(jìn)公路建設(shè)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳佩.高速公路檔案信息化建設(shè)探析[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2014(31).

[2]王以海.公路檔案信息化建設(shè)之初探[J].科技與企業(yè),2013(18).

[3]黨立萍.加強(qiáng)公路檔案信息化建設(shè)的策略[J].黑龍江檔案,2014(03)