初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧

文／惠州市第一人民醫(yī)院　張思盈

?

初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧

文／惠州市第一人民醫(yī)院張思盈

【摘要】在很多黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，一般不設(shè)立專門的文書檔案專職人員，往往是由行政辦公室的文秘人員兼職文書檔案管理，文秘與檔案共同管理的形式，可使兩者在具體實(shí)際操作和銜接過程中減少不規(guī)范或脫節(jié)的現(xiàn)象，但是二者在同時(shí)兼顧的過程中仍然存在一定問題，通過理清兩者的關(guān)系，做到夯實(shí)基礎(chǔ)，規(guī)范行為、充分利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧。

【關(guān)鍵詞】文秘；檔案管理；文檔一體化

隨著辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，在我國很多黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，一般不設(shè)立專門的文書檔案專職人員，往往是由行政辦公室的文秘人員兼職文書檔案管理，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的文秘和檔案工作分塊管理的狀況，在某種程度上已不能適應(yīng)實(shí)際工作的需要，這種從管理全局出發(fā)，將文秘與檔案共同管理的形式，可使兩者在具體實(shí)際操作和銜接過程中減少不規(guī)范或脫節(jié)的現(xiàn)象，但是二者在同時(shí)兼顧的過程中仍然存在一定問題，通過理清兩者的關(guān)系，做到充分利用兩項(xiàng)工作的便利，實(shí)現(xiàn)辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧是我們面臨的一項(xiàng)難題。

一、辦公室文秘和檔案工作的關(guān)系

（一）定義。文秘人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助手與參謀，其主要工作是記錄、抄寫和起草文件，其工作對象主要是文件，其任務(wù)是及時(shí)處理來往的公文，有條理地運(yùn)轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文，發(fā)揮公文的作用并有效地推進(jìn)，為單位領(lǐng)導(dǎo)及其它事務(wù)服務(wù)。作為參謀助手，文秘工作是一項(xiàng)實(shí)踐性、協(xié)調(diào)性、政策性很強(qiáng)的工作，需要具備較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。

檔案管理人員主要負(fù)責(zé)做好其所在單位相關(guān)檔案的收集、分類、整理、立卷、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。其對象是單位文書、會(huì)計(jì)、人事等檔案，其中文書檔案是記錄政務(wù)活動(dòng)的檔案，是最常見的檔案類型。其任務(wù)是集中統(tǒng)一管理好管轄范圍內(nèi)各種檔案，保障檔案的完整與安全，大力開發(fā)檔案信息資源，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)決策和單位各項(xiàng)事務(wù)工作提供科學(xué)依據(jù)。

（二）關(guān)系。文件是文書檔案的前身，文書檔案是文件的歸宿，文件與文書檔案實(shí)際是同一事物在生命周期的不同發(fā)展階段的不同稱謂，兩者存在的這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，形成一個(gè)完善、科學(xué)、合理的文件管理系統(tǒng)，為一個(gè)單位的決策起到積極的參謀作用。

1.相互連接關(guān)系。文件是文書檔案的前身，文書檔案是文件的歸宿，這其中銜接的主體最主要的是文件，文件一旦由文秘人員生成并處理后，便成為單位的歷史記錄，并由檔案人員將其進(jìn)行文書立卷歸檔，這是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，同時(shí)卻是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為二者真正意義上的轉(zhuǎn)換點(diǎn)。

2.相互制約關(guān)系。作為文件的主要形成者——文秘人員，其肩負(fù)著質(zhì)量責(zé)任。因?yàn)樵谄渥珜懶纬傻母黝愇募芯哂斜９芾脙r(jià)值的文件，經(jīng)過辦理完畢和系統(tǒng)整理后，實(shí)現(xiàn)了文件向檔案的轉(zhuǎn)化，所以文件的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量和效率。文件一旦轉(zhuǎn)化為檔案，將按檔案管理規(guī)定進(jìn)行規(guī)范管理，并達(dá)到能快速的查閱與利用的目的，進(jìn)而做到及時(shí)地為文秘工作提供參考意義。

二、兩項(xiàng)工作兼顧存在的問題

文秘工作和文檔管理工作從業(yè)務(wù)上有著很大聯(lián)系，更重要的是兩者的工作常常存在于同一個(gè)載體上，因此一般單位不設(shè)置專職檔案管理人員，由文秘人員兼職，二者兼顧從大局上保證質(zhì)量，但在管理過程中仍存在問題。

（一）檔案管理意識薄弱。文秘人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，雖在實(shí)際工作中占據(jù)較重要的地位，但在頻繁的公文處理中逐步忽略檔案管理工作，表現(xiàn)出薄弱的檔案管理意識，未能真正以檔案的高標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范公文處理。首先表現(xiàn)為公文原稿的忽視。其次表現(xiàn)為歸檔材料不規(guī)范，如某些重要指示因緊急情況，往往以傳真形式傳達(dá)，文秘人員不經(jīng)過復(fù)印就存檔，到真正要立卷歸檔時(shí)就發(fā)現(xiàn)字跡模糊不清的情況。最后是發(fā)文編號差錯(cuò)。由于單位的歸檔工作往往是在次年統(tǒng)一歸檔，到統(tǒng)一整理時(shí)才發(fā)現(xiàn)存在由于登記不及時(shí)、分類不準(zhǔn)確造成的，漏號、重號等亂號情況，既影響了公文的質(zhì)量，又不符合立卷歸檔的要求。

（二）檔案范疇把握不準(zhǔn)。從形式上看，文書的工作對象就是公文，而檔案工作的對象來源廣泛，內(nèi)容豐富，形式多樣，各種文字材料，音像材料都可能成為寶貴的檔案材料。二者兼顧，易使檔案管理人員側(cè)重對文書檔案的歸檔，而忽略其他檔案材料。另外，作為文秘人員，在文件管理中，同樣側(cè)重于紅頭文件的管理，在文書檔案管理中忽略無編號或一般性的文件資料，同樣影響了歸檔文件質(zhì)量。對檔案范疇把握不準(zhǔn)，往往會(huì)造成檔案分散與片面，不利于被查閱與利用。

（三）兩者兼顧，及時(shí)性差。及時(shí)性的問題一般是存在在一肩雙挑的員工身上，缺乏充足的時(shí)間與精力來整理與保管檔案資料，或因種種因素而無法及時(shí)進(jìn)行檔案文件的歸檔工作等，這些均能導(dǎo)致文書檔案文件材料無法及時(shí)的收集完整。

三、高效兼顧的實(shí)際舉措

（一）夯實(shí)基礎(chǔ)，保障雙方。1.加強(qiáng)培訓(xùn)教育，提高綜合素質(zhì)。秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手和參謀，具備較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，由其兼職檔案管理工作，是做好檔案工作的強(qiáng)有力保障。同時(shí)加強(qiáng)對在崗文秘人員培訓(xùn)教育，更新不同領(lǐng)域的知識，提高自身綜合素質(zhì)，以適應(yīng)新形勢和現(xiàn)代信息化的要求。在信息化時(shí)代的今天，文件多數(shù)以電子文件的形式出現(xiàn)，通過學(xué)習(xí)對電子文件的整理，提高作為文書檔案管理者身份的有關(guān)理論、技能等方面的素養(yǎng)，努力成為管理型、復(fù)合型和技術(shù)性的專業(yè)辦公室文書檔案管理人才，更好地兼顧文秘工作與檔案管工作。2.強(qiáng)化檔案意識，提高文秘質(zhì)量。由于檔案管理的工作對象就是檔案，對其管理的方法具有較強(qiáng)的專業(yè)性與較高的標(biāo)準(zhǔn)，其對象明確、動(dòng)作單一的管理辦法透露出檔案工作枯燥無味，因此勝任此項(xiàng)工作的基本要求就是具備一定的管理水平與高度的責(zé)任心。二者兼任，將管理者在檔案管理中培養(yǎng)高度負(fù)責(zé)的檔案意識，充分應(yīng)用于文秘工作，對文件的形成實(shí)施針對性的指導(dǎo)，促使文件管理標(biāo)準(zhǔn)化，文秘工作規(guī)范化，文秘質(zhì)量逐步提升。3.規(guī)范制度體系，完善檔案管理。作為文秘人員，對單位的各項(xiàng)規(guī)章制度的形成有把關(guān)校準(zhǔn)的義務(wù)，因此對制度的管理上有較深的研究，可利用文秘工作的有利條件，充分探討檔案工作中遇到的新情況、新問題，結(jié)合檔案法和本單位實(shí)際，細(xì)化檔案管理的流程，明確檔案管理的職責(zé)和要求，建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。檔案管理行為通過制度進(jìn)行規(guī)范，是做好檔案工作的關(guān)鍵。4.加強(qiáng)硬件配備，保障檔案完整。文件經(jīng)過一系列的動(dòng)作后，最終向檔案轉(zhuǎn)化，其保存地方也就是檔案館或檔案室，在一般企事業(yè)單位因條件有限只設(shè)置綜合檔案室，但檔案室的最基本要求是獨(dú)立的室間，并做好溫度、濕度、通風(fēng)的硬件設(shè)施，對收集的檔案按時(shí)間和類別存放，以便日后查找。同時(shí)對密級檔案進(jìn)行加密處理，存放在特定地方。完善檔案管理的操作流程，并要求每一個(gè)檔案管理人員都必須按照流程工作，以達(dá)到需要被調(diào)閱能高效利用的目的。

（二）規(guī)范行為，實(shí)現(xiàn)高效。1.把檔案知識應(yīng)用于日常文書中。檔案能否發(fā)揮應(yīng)有的作用，主要取決于卷內(nèi)文件的質(zhì)量，因此為保證檔案質(zhì)量，延長檔案壽命，使其能有效地提供利用，要求卷內(nèi)文件必須遵循國務(wù)院辦公廳發(fā)布的國家行政機(jī)關(guān)文書處理辦法的規(guī)定，在文件用紙格式、書寫材料、公文的擬制、文書立卷等方面統(tǒng)一規(guī)范。所以作為文秘人員要把檔案知識充分應(yīng)用于日常行文工作，加強(qiáng)現(xiàn)行文件的制成質(zhì)量，做到一是把好文件質(zhì)量關(guān)。對文件的內(nèi)容進(jìn)行層層把關(guān)，把凡是不符合行文規(guī)定的文件文書做到不辦理、不擬制、不蓋章、文印室不打?。欢翘岣弑４尜|(zhì)量，對文件的書寫和印刷要選擇優(yōu)質(zhì)耐久的書寫材料，禁止使用鉛筆、圓珠筆，要使用規(guī)定的用紙。2.以檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文書的收集。為確保檔案質(zhì)量，為檔案的形成奠定基礎(chǔ)，必須有一套科學(xué)的、統(tǒng)一的制度，使整個(gè)文件處理過程有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求。一是明確文件收集關(guān)。要按文書立卷范圍進(jìn)行文件的收集，做到收集文件有依據(jù)，既防止文件遺漏，又避免有文必檔的弊端。二是要嚴(yán)格執(zhí)行登記制度，做到當(dāng)日拆封及時(shí)登記，準(zhǔn)時(shí)分發(fā)，迅速傳遞，按時(shí)催辦，認(rèn)真處理，定期歸檔，保證所有外來文件的齊全。三是打印、蓋章、發(fā)文關(guān)。凡是發(fā)出的文件，包括各種報(bào)表，在發(fā)文蓋章時(shí)要留下一份，由文書人員存檔。四要堅(jiān)持平時(shí)文書分類歸卷。3.文檔一體化，實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)轉(zhuǎn)?！拔臋n一體化”是從文秘和檔案工作的全局出發(fā)，在公文生成與歸檔管理的全過程，使用“文檔一體化”計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求，使文檔生成一體化、管理一體化、利用一體化，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作的信息共享和規(guī)范銜接?！拔臋n一體化”的實(shí)質(zhì)就是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。

（三）充分利用，力求長效。從本質(zhì)上講，檔案是一類重要的社會(huì)財(cái)富，如果能夠在恰當(dāng)?shù)膱龊蠈n案信息進(jìn)行有效利用，一定會(huì)對社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展起到重要的促進(jìn)作用。但是，在實(shí)際的工作中，很多事業(yè)單位并沒有認(rèn)識到檔案的重要價(jià)值，只是將其簡單的“束之高閣”，這種極端浪費(fèi)的表現(xiàn)，并沒有將檔案充分運(yùn)用到管理工作中。如何使檔案充分被利用，更及時(shí)地為單位的決策工作提供參考，為科研工作提供依據(jù)，最重要的舉措就是實(shí)現(xiàn)信息化，電子文件的普及是時(shí)代發(fā)展的趨勢，在對電子文件處理的同步，實(shí)時(shí)實(shí)地對檔案進(jìn)行管理，既減輕工作量，又提高工作質(zhì)量和效率，同時(shí)運(yùn)用信息化技術(shù)延伸至檔案查閱與分析功能，通過計(jì)算機(jī)被廣泛利用，做到及時(shí)利用，有效推進(jìn)。

四、結(jié)語

文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案也是文件的發(fā)展和延續(xù)。二者在管理過程中有切合點(diǎn)，也有需要不斷磨合之處，然而經(jīng)過時(shí)代的發(fā)展，將其二者充分結(jié)合并一同管理的方法已得到一致認(rèn)可，但其共同管理的過程，如何做到提高實(shí)效，力爭長效、高效，才是需深入探討的問題。

參考文獻(xiàn)：

[1]李彩香,胡可征.文書檔案管理[M].北京:中國檔案出版社,2010.3:2.

[2]馬宇.試論辦公室文秘與檔案工作的規(guī)范轉(zhuǎn)換[J].檔案,2009.4:49-50.

[3]葉彤.現(xiàn)代文秘人員的素養(yǎng)與文檔工作初探[J],檔案與建設(shè),2009.2: 24.