以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化

文／吉林省四平市農(nóng)業(yè)委員會(huì)種子管理站　楊洋

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以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化

文／吉林省四平市農(nóng)業(yè)委員會(huì)種子管理站楊洋

【摘要】對(duì)于事業(yè)機(jī)關(guān)來說，整體進(jìn)行管理的高效化是無法和檔案管理自身的科學(xué)化進(jìn)行分割的，因此只有通過檔案管理自身的科學(xué)化促進(jìn)才能達(dá)到機(jī)關(guān)管理自身的高效化運(yùn)作。本文主要探討了這方面的內(nèi)容，希望能夠給同行以啟發(fā)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理科學(xué)化；機(jī)關(guān)管理；高效化

檔案的最根本存在意義就是對(duì)其活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)的記錄和構(gòu)建。檔案的存在意義就在于它對(duì)機(jī)關(guān)單位自身發(fā)展軌跡和決策進(jìn)行了系統(tǒng)的整理和歸納，是最重要的工作經(jīng)驗(yàn)財(cái)富以及對(duì)未來進(jìn)行重大事項(xiàng)決策的主要資料獲取地。正是在這樣的重要意義下，以至于管理就逐步成為了當(dāng)前機(jī)關(guān)工作的最重要一步，并且對(duì)機(jī)關(guān)的效益產(chǎn)生了十分重大的影響，不僅可以幫助機(jī)關(guān)單位提高績效等級(jí)，還能夠間接促進(jìn)效益的增加，最終幫助機(jī)關(guān)進(jìn)行科學(xué)化管理。當(dāng)前機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理的方式還存在一些不足之處，本文將主要探索這些不足之處的主要表現(xiàn)方面和針對(duì)性的策略。

一、當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作存在的主要問題

（一）對(duì)檔案的重視程度較低。對(duì)于機(jī)關(guān)單位的管理方面，一般來說大家重視的都是那些可以進(jìn)行立竿見影收效的框架，比如人事管理或者組織管理，對(duì)檔案管理方面重視的程度卻不太夠。但是這些管理這沒有意識(shí)到的一點(diǎn)就是，作為管理當(dāng)中處于基礎(chǔ)地位的檔案管理，是處在整個(gè)管理金字塔上的底座地位。很多單位沒有意識(shí)到檔案工作對(duì)單位的信息統(tǒng)計(jì)功能和決策功能有著重大的意義，把本單位的檔案部門當(dāng)成了冷衙門，如果單位進(jìn)行精簡的時(shí)候首先就是拿這里開刀。同時(shí)也是由于不重視，檔案部門往往不會(huì)成為一個(gè)專門的部門，而是把這些檔案分散到各個(gè)具體部分進(jìn)行分類保管。在這樣缺乏監(jiān)督體系的保管制度下，一旦有關(guān)鍵人物離職，整個(gè)檔案體系將變成一片混亂，各種機(jī)密文件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和信息的大量丟失將會(huì)給國家造成不可挽回的損失。

（二）檔案進(jìn)行科學(xué)化管理的程度十分低下。隨著當(dāng)前國家信息化的發(fā)展構(gòu)建，辦公自動(dòng)化、電子版文件管理和文檔的一體化等各種類型的新生高效辦公手段對(duì)國家的辦公效率有了極大的提高，因此所對(duì)應(yīng)的檔案管理手段也相應(yīng)的發(fā)生了十分巨大的變化。這些基于互聯(lián)網(wǎng)的電子檔案管理模式和管理構(gòu)架與原來傳統(tǒng)的檔案管理方式是有著截然不同的發(fā)展思路的，因此傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)并不可以完全生搬硬套到現(xiàn)在的檔案管理制度上的。因?yàn)樵陔娮踊母窬种拢募陨淼钠鸩荨⑿薷囊约皩?duì)文件的紙張實(shí)體化印刷都有顯著不同的區(qū)別，其中最明顯的就是其可復(fù)制性和公開性。這種特征讓傳統(tǒng)管理紙張檔案的思路被迫進(jìn)行全面升級(jí)和更新。同時(shí)因?yàn)橥ㄟ^電子媒介進(jìn)行存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)具有容易被破壞的缺點(diǎn)，因此當(dāng)前的管理方式已經(jīng)嚴(yán)重落后于時(shí)代的變遷，電子檔案的缺陷并沒有被全面克服。

從上文可知，檔案管理的科學(xué)化會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)單位的運(yùn)營效率造成顯著的提高，而機(jī)關(guān)檔案管理方面的諸多弊病也會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)自身的管理造成很大的問題。因此下文將談?wù)剬?duì)檔案科學(xué)化的管理對(duì)策。

二、如何對(duì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)化和高效化的磨合

（一）要對(duì)檔案意識(shí)進(jìn)行自身層面上的強(qiáng)化。在進(jìn)行強(qiáng)化的同時(shí)還要把這些觀念牢牢運(yùn)用在當(dāng)前的檔案工作當(dāng)中和建設(shè)當(dāng)中。要做的事情就是對(duì)檔案意識(shí)進(jìn)行提高。只有堅(jiān)信檔案管理和機(jī)關(guān)單位效率提高之間的有益正相關(guān)，才可以真正的把檔案管理的強(qiáng)化意識(shí)融入到每天的日常工作當(dāng)中，把檔案管理的核心觀念放到工作中的重要地位上。機(jī)關(guān)單位要對(duì)各種相關(guān)法律，比如《檔案法》或者《〈檔案法〉實(shí)施辦法》以及本地的檔案管理試行辦法進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)檔案的重要性進(jìn)行充分的研究和指導(dǎo)監(jiān)督。只有這樣，檔案管理工作才能夠從被動(dòng)的消極管理轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)的積極管理。

（二）科學(xué)使用高效信息化的檔案管理工具。在對(duì)機(jī)關(guān)單位的檔案進(jìn)行信息化的改制和建設(shè)當(dāng)中，檔案部門要充分利用當(dāng)前計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存數(shù)量巨大、進(jìn)行檢索的速度極快等各類先進(jìn)優(yōu)勢(shì)，大力進(jìn)行針對(duì)計(jì)算機(jī)框架構(gòu)建下的檔案檢索思路和實(shí)際的存儲(chǔ)構(gòu)建方式。同時(shí)，檔案部門要在這種高速信息化檢索的基礎(chǔ)之上建立起最為嚴(yán)格的管理和研究制度，針對(duì)計(jì)算機(jī)的技術(shù)和管理這兩個(gè)方面對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)籌和調(diào)配，確保檔案本身和存儲(chǔ)之間的安全保障，對(duì)于紙張形式的傳統(tǒng)檔案、數(shù)據(jù)形式的電子檔案和兩者之間進(jìn)行過渡的檔案的安全措施都要進(jìn)行針對(duì)性的保證，確保網(wǎng)絡(luò)檔案的安全以及數(shù)據(jù)媒介存儲(chǔ)的安全。同時(shí)要采用雙軌制的構(gòu)建方式，把紙張的檔案文件和電子的檔案文件進(jìn)行分門別類的整理，對(duì)其進(jìn)行檔案編號(hào)的統(tǒng)一化和對(duì)應(yīng)化，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行錄著信息的整理和輸入，方便查閱和整理。同時(shí)在此基礎(chǔ)上還要對(duì)數(shù)據(jù)的備份工作進(jìn)行整理和重視。如果單位自身?xiàng)l件比較好的話，則可以一步一步進(jìn)行數(shù)字的檔案館建設(shè)，通過高度整合的信息處理核心進(jìn)行處理，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

三、結(jié)論

因?yàn)闄n案是國家十分重要的資源，所以對(duì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)化和高效化的磨合也就成為了當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的重要課題。因此要從戰(zhàn)略角度探索檔案的管理工作，使得檔案的管理科學(xué)化高效化。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉亞利.現(xiàn)代檔案管理工作的思考[J].攀枝花學(xué)院學(xué)報(bào),2007(4):35-37.