事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑與模式研究

王建華

摘 要：在現(xiàn)代化檔案管理模式下，信息化管理已成為事業(yè)單位檔案管理工作的一個(gè)重要的探究趨勢?？茖W(xué)做好相關(guān)研究工作，合理推動(dòng)信息化建設(shè)，是提升事業(yè)單位檔案管理工作的重要舉措和手段。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;事業(yè)單位;路徑

引言

2017年，黨的第十九大明確指出，我國已經(jīng)進(jìn)入了“新時(shí)代”。在這個(gè)新時(shí)代，我國科技、經(jīng)濟(jì)、文化、政治等方面都取得了巨大成就，使我國向著偉大復(fù)興的中國夢更進(jìn)了一步。在這個(gè)承前啟后、繼往開來的新時(shí)代，我國信息化不斷發(fā)展，在這個(gè)背景下的各項(xiàng)事業(yè)都需要適應(yīng)信息化帶來的改變，必須緊跟信息化的步伐，利用信息化為社會(huì)為國家做貢獻(xiàn)。所以，事業(yè)單位檔案管理也必須在信息化的背景下加快建設(shè)，從而提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

事業(yè)單位作為組成國家機(jī)構(gòu)的一個(gè)重要部分，主要的特性是行政性、管理性與服務(wù)性。而事業(yè)單位的發(fā)展健康良性與否，與國家的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展有著直接聯(lián)系。其中，要保證事業(yè)單位的發(fā)展健康且持續(xù)，信息檔案管理的科學(xué)合理性是重要的一個(gè)要素。因?yàn)樾畔n案匯聚了事業(yè)單位中的所有信息，所以管理系統(tǒng)是事業(yè)單位檔案管理中最不可或缺的存在。

信息化的管理能夠很大程度上提高系統(tǒng)的工作效率和工作質(zhì)量。此外，信息檔案管理在整理歸納歷史發(fā)展性事件的時(shí)候，能夠從歷史實(shí)踐中吸取經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)事業(yè)單位更好地成長發(fā)展，在決策上能有更多的實(shí)際參考。信息檔案管理實(shí)際上是為了使用檔案，其中事業(yè)單位做出決策和司法部門的相關(guān)調(diào)查方面都需要使用檔案信息，在決策方面，事業(yè)單位在歷史上的真實(shí)活動(dòng)內(nèi)容與狀況是很好的參考依據(jù);而在司法實(shí)踐方面，檔案管理中的信息可以提供關(guān)鍵的真實(shí)證據(jù)。因而，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義深遠(yuǎn)。

二、事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)遵循的原則

當(dāng)前，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)遵循以下原則：

第一，遵循差異性原則。要求檔案管理人員在整理檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和類型，分文別類，針對不同的檔案，編寫不同的編碼和名稱，以便于分類整理，這樣才能方便找到檔案，如果將各類檔案，隨意整理在一起，日后難以快速找到所需的檔案，因此，必須落實(shí)嚴(yán)格的管理規(guī)定和差異化原則，能夠使管理人員自覺依照規(guī)定和要求將不同的檔案進(jìn)行分類，歸類整理后存放在指定的文檔中和文件夾中，不僅方便日后查找，同時(shí)能夠做到分別整理檔案，可見，檔案管理中應(yīng)遵循差異性原則。

第二，遵循制度與執(zhí)行共同落實(shí)的原則。也就是說實(shí)施管理制度的同時(shí)，明確指出管理人員必須按照規(guī)章制度規(guī)范工作行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，執(zhí)行管理制度中提出的規(guī)定予以處罰，起到警示的作用，以此規(guī)范管理人員工作行為，進(jìn)而使其認(rèn)真完成本職工作，做到不違規(guī)，工作中認(rèn)真整理檔案，逐漸增強(qiáng)其責(zé)任感，并高效完成檔案管理工作。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探討

（一）完善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的制度體系

事業(yè)單位要妥善解決檔案資料開發(fā)利用效率過低的問題，應(yīng)該積極完善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的制度體系。首先，應(yīng)該加強(qiáng)以事業(yè)單位相關(guān)門戶網(wǎng)站為平臺(tái)的檔案資料庫的建立，通過完善事業(yè)單位外網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)的檔案信息資源共享服務(wù)來更好地提升單位內(nèi)部檔案資源的開發(fā)利用率。重要的是要積極健全相關(guān)的資源搜索渠道，為實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上查詢功能提供實(shí)現(xiàn)途徑。其次，應(yīng)該對事業(yè)單位內(nèi)部的檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行分檔，并據(jù)此實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位的檔案資源利用的數(shù)字化開發(fā)利用。

（二）打造檔案管理數(shù)據(jù)中心，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)監(jiān)控

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)之一就是怎樣將凌亂的數(shù)據(jù)快速整合，使各大單位進(jìn)行資源共享和整體綜合利用。同時(shí)，事業(yè)單位要有效解決掉傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)和資源共享問題的重要路徑就是打造數(shù)據(jù)中心，這也是檔案管理信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，這就需要在管理檔案崗位上的相關(guān)人員具有敏銳的觀察力，適時(shí)抓住機(jī)遇，積極參加到數(shù)據(jù)中心的打造實(shí)踐中去和相關(guān)技術(shù)部門一起開展頂層設(shè)計(jì)，審視和總結(jié)當(dāng)前檔案管理信息化的方案，對所有的數(shù)據(jù)特點(diǎn)和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行整理，還要結(jié)合身邊的實(shí)際情況，來確定該中心模塊布局和內(nèi)在邏輯，制作相關(guān)的保障措施體系，來保證數(shù)據(jù)中心可以全方位的覆蓋所有的單位結(jié)構(gòu)，提高工作運(yùn)行效率，減少收集檔案信息的成本，從而為實(shí)現(xiàn)檔案信息的服務(wù)提供優(yōu)質(zhì)堅(jiān)實(shí)的保障。所以，管理檔案的相關(guān)工作人員一定是要具備成為該數(shù)據(jù)中心的掌舵者的能力，能夠掌握數(shù)據(jù)價(jià)值的生成過程，還可以進(jìn)行該過程的動(dòng)態(tài)監(jiān)管。

（三）定期培訓(xùn)檔案管理人員，提升業(yè)務(wù)技能

現(xiàn)如今，事業(yè)單位除了關(guān)注發(fā)展以外，還應(yīng)注重定期培訓(xùn)檔案管理人員，在培訓(xùn)期間，管理人員能夠?qū)W到很多整理檔案的方法、技巧、步驟，并明確規(guī)范化的歸檔流程和規(guī)章制度，充分意識(shí)到違規(guī)，應(yīng)承擔(dān)責(zé)任、接受處罰。清楚這一點(diǎn)以后，檔案管理人員才能更加嚴(yán)格要求自我，認(rèn)真完成檔案管理工作。

同時(shí)，在實(shí)際的工作中，檔案管理人員要靈活運(yùn)用所學(xué)的歸檔方法，高效整理各種檔案，規(guī)范歸檔行為和步驟，進(jìn)而規(guī)范化完成檔案整理工作，既做好檔案管理工作，同時(shí)提高管理人員工作能力、職業(yè)素養(yǎng)。因此，定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，能夠使管理人員有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)更多的歸檔方法、規(guī)范化的整理步驟，促進(jìn)其不斷進(jìn)步，有利于提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)檔案信息安全管理工作，確保信息化安全運(yùn)行

在網(wǎng)絡(luò)信息化條件下，事業(yè)單位都要積極運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)來保障安全。該技術(shù)不但可以有效的幫助檔案管理人員提升對各種資料的管理水平，還能夠合理地防止事業(yè)單位內(nèi)部信息在來往過程中可能會(huì)發(fā)生的各種安全隱患。檔案管理的相關(guān)工作人員還能夠使用云計(jì)算客戶端有效建立分層權(quán)限級別，從而可以加強(qiáng)重要資料內(nèi)容的信息安全保密工作。另外，事業(yè)單位也要不斷提升該管理系統(tǒng)的安全保密性，事業(yè)單位的內(nèi)部管理檔案的工作人員要不斷地提升自身的網(wǎng)絡(luò)安全管理意識(shí)，從而避免網(wǎng)絡(luò)不法分子借助高科技網(wǎng)絡(luò)工具攻擊竊取單位內(nèi)部的重要數(shù)據(jù)信息，單位的安全管理部門也要建立高效防火墻，定期測試內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全，查找網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，盡可能的完善單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全作業(yè)，使一切安全隱患消失在萌芽中，這樣才可以確保單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)信息安全，有效地防止重要檔案數(shù)據(jù)信息被不法分子攻擊和竊取，從而造成不可挽回的損失。

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