關(guān)于民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的探討

文／菏澤市福利彩票銷售管理中心 郭士杰

一、民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的重要性

民政系統(tǒng)的檔案管理是民政工作的重要依據(jù)，它對(duì)于維護(hù)民權(quán)、保障民生、發(fā)揚(yáng)民權(quán)等方面都有著重要的意義。而且民政系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)更是離不開檔案管理的支持，可以說民政系統(tǒng)檔案管理工作在民政工作中占有舉足輕重的位置。由此也可以看出民政檔案管理工作的重要性。

隨著科學(xué)的進(jìn)步與社會(huì)的發(fā)展，民政系統(tǒng)對(duì)檔案管理又有了新的要求。在該情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式很難滿足現(xiàn)代化民政工作的需要，民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)被提上了日程。經(jīng)研究分析，民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的重要性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代民政建設(shè)的核心。民政系統(tǒng)檔案是一個(gè)龐大且全面的信息資料庫，它能夠有效的將民政系統(tǒng)工作相關(guān)的各種資料信息有條理的儲(chǔ)存起來。民政系統(tǒng)檔案是各項(xiàng)民政工作的依據(jù)，要想有效的開展民政工作，我們就必須進(jìn)行一系列的民政檔案的整合和管理，充分發(fā)揮民政系統(tǒng)檔案的作用。因此，國家必須加快民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，保證整個(gè)民政系統(tǒng)工作的長期可持續(xù)性運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。

（二）民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)是民政檔案集成管理的基礎(chǔ)。民政檔案的信息化管理就是將與民政工作相關(guān)的各種資料、文件以及管理中的時(shí)間、文字等各類信息都集成起來，使得各種信息資料都得到有效的匯總和整理。只有將各類信息進(jìn)行集成處理，我們才能保證民政系統(tǒng)各個(gè)不同部門之間信息的自由流通。而民政檔案的集成管理離不開信息化建設(shè)的支持。由此也可以看出，民政系統(tǒng)檔案信息化的重要性。

（三）民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代民政工作開展的基礎(chǔ)。民政系統(tǒng)所包含的工作有很多，它主要是以服務(wù)人民群眾為目標(biāo)，全面提高人民群眾的生活質(zhì)量。可以說民政系統(tǒng)的工作內(nèi)容是形式多樣的，但各個(gè)形式的民政工作都離不開檔案的支持。而現(xiàn)代化的民政工作大多是依托于計(jì)算機(jī)等工具進(jìn)行的，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代化民政工作的需求了。而民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)則能很好的保證檔案信息的流通與整理。所以說，民政檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代民政工作開展的基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

隨著民政系統(tǒng)的改進(jìn)與發(fā)展，民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)可以說是勢在必行的。為此，我國的民政部門也將民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)作為了民政建設(shè)的核心內(nèi)容。但是，就目前而言，我國的民政檔案信息化建設(shè)在進(jìn)行的過程中還是存在著許多的不足。經(jīng)調(diào)查研究，當(dāng)前民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)中存在的問題主要有以下幾點(diǎn)：

（一）民政系統(tǒng)檔案管理部門缺少高素質(zhì)的專業(yè)人才。專業(yè)人才的缺失是當(dāng)代民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的重要問題。人是檔案工作的核心，而民政系統(tǒng)的檔案管理與信息化建設(shè)更是離不開專業(yè)人員的支持與參與。民政系統(tǒng)檔案管理工作人員必須具備大量的專業(yè)知識(shí)，并能有效的掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，只有這樣我們才能有效開展民政系統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)。但是，就目前而言，民政系統(tǒng)檔案信息管理部門嚴(yán)重缺乏高素質(zhì)的技術(shù)人員，即使引進(jìn)了先進(jìn)的設(shè)備儀器，也很難充分的發(fā)揮設(shè)備的作用。

（二）民政系統(tǒng)檔案信息化往往很難保留文件特性。民政檔案信息化建設(shè)的進(jìn)行，使得民政工作的各類檔案都實(shí)現(xiàn)了信息化管理，這在一定的程度上，很大限度的節(jié)約了檔案管理與檔案查詢應(yīng)用的時(shí)間?？梢哉f民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)有效的提高了民政系統(tǒng)的工作效率，但是將檔案進(jìn)行信息化處理后，往往也會(huì)帶來一系列的問題。在檔案信息化管理中，檔案大多是以電子文件的形式存在的。電子文件相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更易于修改和流通，但是其在修改后往往不具備特定的字跡，文件的憑證性與原始性很難得到保證。

（三）民政系統(tǒng)檔案信息化管理缺少系統(tǒng)性和規(guī)范性。在民政系統(tǒng)檔案管理工作中，要想實(shí)現(xiàn)其管理的信息化，就必須保證檔案管理的系統(tǒng)性與規(guī)范性。但是，就目前看來，由于種種原因，民政系統(tǒng)檔案文獻(xiàn)的管理還是存在著標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一與管理不規(guī)范化現(xiàn)象。這些現(xiàn)象很大程度的制約了民政系統(tǒng)檔案信息化管理的系統(tǒng)性與規(guī)范性。

（四）民政系統(tǒng)檔案信息化管理缺乏一定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。目前看來，我國民政部門很多的檔案文獻(xiàn)都保存在光盤、磁盤等載體中，且它們往往會(huì)保留很長一段時(shí)間。但是，由于在民政系統(tǒng)檔案信息化管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及工作程序制定時(shí)，沒有顧及到計(jì)算機(jī)信息處理的發(fā)展情況與信息處理的特點(diǎn)等。因此，我們很難在現(xiàn)在的相關(guān)規(guī)定與民政系統(tǒng)檔案管理中找到相對(duì)應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)過去的文檔進(jìn)行規(guī)范。

三、完善民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的有效措施

隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理已經(jīng)逐漸的走向了信息化，民政部門也不例外。近些年來，我國的民政部門正在大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，并且取得了不少的成績。為了更好的解決民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)中的問題，保證民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的有效性，本文提出了以下幾條措施：

（一）民政檔案信息化建設(shè)中必須重視檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)經(jīng)濟(jì)、知識(shí)、科學(xué)均高速發(fā)展的時(shí)期，我們要想保證現(xiàn)代民政工作的有效性以及民政工作的時(shí)代性，就必須提高民政相關(guān)部門管理人員的專業(yè)素質(zhì)。對(duì)于民政系統(tǒng)檔案信息化管理來說，其管理人員不僅要精通專業(yè)的民政檔案管理知識(shí)與技能，還必須具備學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理技術(shù)的能力以及應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理的能力。因此，在民政檔案信息化建設(shè)的過程中，我們不僅要加強(qiáng)檔案管理人員的宣傳學(xué)習(xí)，還要鼓勵(lì)管理人員在閑暇時(shí)間進(jìn)行自學(xué)，從而保證員工能及時(shí)學(xué)習(xí)更新自身的檔案管理知識(shí)與技能，促進(jìn)民政檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)性發(fā)展。

（二）保證民政系統(tǒng)檔案的系統(tǒng)性與規(guī)范性。民政系統(tǒng)檔案管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性是民政系統(tǒng)檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。因此，在進(jìn)行民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的過程中，我們必須做好民政檔案管理的基礎(chǔ)工作。首先，民政檔案信息化建設(shè)應(yīng)該著眼與整個(gè)民政系統(tǒng)整體水平的提高。其次，民政檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)必須建立健全并得到徹底的實(shí)施貫徹。

（三）民政系統(tǒng)檔案信息化管理中必須重視網(wǎng)絡(luò)安全管理。民政檔案關(guān)系到人民群眾的切身利益與信息，因此，在民政檔案信息化管理中，網(wǎng)絡(luò)安全是不可忽視的。對(duì)此，在民政檔案管理的過程中，我們不僅要注意機(jī)密文檔的管理，還要設(shè)置一定的身份識(shí)別系統(tǒng)以及訪問權(quán)限制等等，保證民政系統(tǒng)檔案管理的安全性。

（四）民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)必須加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)。當(dāng)前民政部門中，檔案管理人才流失大，管理隊(duì)伍極不穩(wěn)定。因此，民政部門必須加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。首先，民政部門要關(guān)心每一位工作人員，使其沒有后顧之憂。其次，行政部門必須有計(jì)劃的組織在職人員的進(jìn)修學(xué)習(xí)，并加強(qiáng)員工之間的學(xué)習(xí)與競爭。

四、總結(jié)

綜上所述，民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代民政部門檔案管理的必然趨勢。雖然就目前而言，在我國的民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的過程中還存在著許多的不足。但是，只要我們堅(jiān)持不斷的改革創(chuàng)新，并采取有效的措施，我國的民政系統(tǒng)檔案信息化的建設(shè)一定會(huì)取得更好的效果。