高校人事檔案服務功能的影響因素及強化對策

段新宇

赤峰學院人事處 024000

高校人事檔案服務功能的影響因素及強化對策

段新宇

赤峰學院人事處 024000

隨著經(jīng)濟發(fā)展速度的加快，國家對教育程度的重視越來越高，要想保證教育工作的有效進行，首先要強化人事檔案的管理水平，通過人事檔案服務功能的提高，近而保證教學工作的有序進行，筆者通過對高校人事檔案服務功能的介紹，提出強化檔案服務功能的幾點對策，僅供參考。

檔案管理；服務意識；強化對策；學校

人事檔案管理工作是高校開展其他工作的基本保障，對于開展教學工作提高教育水平有著重要的作用，因此在實際的工作中，必須加強對人事檔案服務功能的管理，促進其工作規(guī)范、科學、有效的進行，通過對人事檔案的管理維護師生的共同利益，由于學生換屆的流動性較大，所以人事檔案的管理工作量也是十分巨大的，如何提高人事檔案管理的服務功能，就成了高校在發(fā)展過程中研究的重要問題。

一、學校人事檔案管理中存在的問題

（一）學校管理層對人事檔案管理認識不夠

高校在發(fā)展的過程中大部分的管理者都把精力放在教學活動上，完全忽視了人事檔案服務功能的作用，以至于在工作中存在很多的弊端，在遇到問題時才發(fā)現(xiàn)人事檔案服務功能的缺失，導致這種現(xiàn)象很大一部分原因是學校的管理者不夠重視，只認為學校是教書育人的地方，一味地看重教學活動的重要性，沒有把人事檔案管理工作放在日常的管理當中，事實上這一做法完全忽視了教師和學生的基本利益，在出現(xiàn)問題時他們的合法權(quán)益根本得不到保證，另一方面是領(lǐng)導層不夠重視，導致在資金的投放比例上分配嚴重不均，在設備上難以保證正常的工作需求，由于其自身的特點工作量大，就使得人事檔案管理工作的正常開展，長此以往，檔案管理的服務功能逐漸被弱化，近而就形成了檔案管理的混亂局面。

（二）學校人事檔案管理者服務意識差管理水平落后

由于學校對人事檔案管理工作不重視，所以在教師投放的力度上也比較薄弱，經(jīng)常把一些二線的教師放在檔案管理工作上，平時也很少組織教師培訓學習，對于一些檔案管理的先進方法根本不掌握，再加上其自身的專業(yè)不對口，對檔案管理的服務意識較差，二線的教師本身年齡較大，對一些新知識、新技術(shù)的接受能力較差，所以難以掌握一些先進的工作方法，受傳統(tǒng)教學觀念的影響，他們認為只有教學活動是最重要的，這種思想意識更加導致了服務功能的弱化，難以適應學校其他管理工作的開展。

（三）學校人事檔案管理的檔案收集、歸檔意識差

學校在發(fā)展建設的過程中，通常都會把大量的經(jīng)費投入到教學活動中，用在原有設備的維護，和新興設備的購買，恰恰忽視了對人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設施建設，由于學校的重視度較低，檔案管理在制度上就缺乏有力的支持，在工作的過程中也沒有依據(jù)可循，這樣就導致檔案管理人員工作散漫，對檔案的收集、歸檔工作不及時，為了減輕自己的工作量，很多時候都把重要的信息檔案放在個人手里，這樣就嚴重影響了學校其他工作的有效開展，因為個人在保存檔案時通常會出現(xiàn)破損、丟失的現(xiàn)象，在發(fā)生問題時就會嚴重影響辦事的效率，而很多學校的內(nèi)部員工寧愿把檔案放在自己手里，也不愿意交由學校管理，可見學校在管理工作上的不足。

二、強化學校人事檔案管理服務意識的對策

（一）加強學校人事檔案管理的服務意識

加強人事檔案管理工作的服務功能，首先要在思想上提高對人事檔案管理工作的認識，長期以來檔案管理工作一直都處于被忽視的地位，所以學校必須要在師生面前強調(diào)該工作的重要性，讓其對這項工作形成新的認識，觀念上的轉(zhuǎn)變才是加強管理的首要前提，特別是對檔案管理工作人員，要使其拾起他們工作的信心，讓其認識到管理工作的重要作用，加強各個部門之間的協(xié)調(diào)配合，讓其他部門協(xié)助好檔案部門做好檔案管理工作。

通過加強教師和學生對這項工作的認同，來提高人事檔案管理工作在整個學校發(fā)展中的地位，改變傳統(tǒng)思想的影響，樹立檔案管理工作的主體地位，告知各個部門檔案管理工作的實質(zhì)性質(zhì)，其是為教職工及學生儲存重要信息的部門，近而加強各部門之間團結(jié)協(xié)作的能力，通過邀請教授的講座來增加說服力度，讓大家主動的把檔案交由檔案管理部門管理。

（二）強化學校人事檔案管理中主動服務意識

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式中服務對象都是處于被動的狀態(tài)，有人需要辦理檔案工作人員就會滿足其需要進行辦理業(yè)務，要想提高檔案管理部門在學校發(fā)展中的作用，首先要改變這種傳統(tǒng)的工作理念，讓工作人員形成主動地服務方式，提高人事檔案工作人員主動服務的意識，因為檔案管理工作本身就是一項服務型的工作性質(zhì)，以往的工作態(tài)度導致很多人都不愿意把檔案交由他們管理，因為在查找的時候工作人員的態(tài)度很不積極，因此，要想改變這種現(xiàn)狀，必須樹立工作人員主動服務的意識，為職工查找檔案創(chuàng)造更加便利的條件，這樣才能改變檔案管理工作在人們心目中的印象，才能促進檔案工作進一步的發(fā)展。

（三）強化學校人事檔案管理中的信息化服務水平

在數(shù)字化信息化的發(fā)展和廣泛應用的社會背景下，人事檔案管理工作既面臨機遇也迎來了挑戰(zhàn)，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為時代發(fā)展的需要和大勢所趨。在學校的人事檔案管理中建立檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)也需要各個部門的通力配合，才能建設成高效的人事檔案管理數(shù)字化的系統(tǒng)。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)包括檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)以及檔案日常管理系統(tǒng)，各個系統(tǒng)應當相互協(xié)調(diào)，相互適應。數(shù)字化采集系統(tǒng)不準確、不及時勢必影響檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)對信息的準確、快速獲??；不能及時分類管理采集系統(tǒng)收集的檔案也造成檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)的使用效率。

（四）強化學校人事檔案管理中的服務接待水平

要做好學校人事檔案管理工作，檔案管理人員首先應當具備愛崗敬業(yè)、為師生服務的態(tài)度和決心。檔案接待工作是學校檔案管理的主要任務和檔案管理的根本目的。因此，要做好檔案接待工作首先應當具備一顆熱愛這個工作崗位的心。其次，在日常工作崗位中要用良好的儀表儀容和文明禮貌的用語服務教職工和學生，要耐心細致地解答師生的提問。學校的檔案管理部門作為為學校師生服務的部門，應當高度重視檔案管理中的服務接待工作，應當充分發(fā)揮檔案接待工作的服務性質(zhì)，為師生提供優(yōu)質(zhì)的服務和禮貌的用語，以及專業(yè)的檔案管理服務，使師生能夠在接觸檔案管理時感受到溫暖和便捷。

三、結(jié)語

隨著社會的不斷發(fā)展進步，對人事檔案管理水平的要求正在逐漸提高，對高校的要求也是如此，由于升學量呈逐年升高的趨勢，所以檔案管理工作顯得尤為重要，受傳統(tǒng)管理觀念的影響，原有的工作方法已經(jīng)不適合學校的發(fā)展建設，因此必須要轉(zhuǎn)變管理觀念，強化檔案管理的服務功能，使其更好地為學校的發(fā)展建設服務。

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[3]沈愛琴，高校人事檔案改革的思考[J].檔案與建設，2005(10)