淺析當(dāng)前檔案管理改革的重點(diǎn)與難點(diǎn)

林佩云

廈門信地集團(tuán)有限公司 361000

淺析當(dāng)前檔案管理改革的重點(diǎn)與難點(diǎn)

林佩云

廈門信地集團(tuán)有限公司 361000

新形勢(shì)下，為了順應(yīng)改革開放的發(fā)展需求，我國(guó)檔案管理體制必須大膽地進(jìn)行改革與創(chuàng)新。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制地逐步完善，我國(guó)檔案工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，無(wú)論是服務(wù)機(jī)制、方式，還是檔案信息化建設(shè)，均產(chǎn)生了巨大的改變，因此，必須加快我國(guó)檔案管理體制的改革。本文重點(diǎn)針對(duì)我國(guó)檔案管理體制改革思路及難點(diǎn)問(wèn)題等進(jìn)行了剖析，并針對(duì)檔案管理體制的改革要點(diǎn)及建議進(jìn)行了探討。

一、引言

隨著時(shí)代的更迭、經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，文明社會(huì)的建設(shè)力度亦隨之提升，在市場(chǎng)環(huán)境愈發(fā)健全、規(guī)范的背景之下，各行各業(yè)均取得了跨越式的發(fā)展，呈現(xiàn)出一片欣欣向榮之景。在這樣的背景之下，檔案管理方式、組織形式、運(yùn)行模式及所處的環(huán)境均發(fā)生了翻天覆地的改變，帶給管理工作更大的挑戰(zhàn)與壓力。為了便于管理工作順利、有效進(jìn)行，應(yīng)在擺脫困境的同時(shí)，抓住每一個(gè)可供自身發(fā)展的機(jī)遇。本文分析了當(dāng)前影響檔案管理的主要因素，并提出了具體的改進(jìn)建議，以供相關(guān)領(lǐng)域借鑒與參詳。

二、我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀

世界各地因其地理文化、歷史傳統(tǒng)的差異，導(dǎo)致檔案管理模式也有很大的差異。而我們國(guó)家的檔案事業(yè)是逐漸進(jìn)行發(fā)展的，經(jīng)過(guò)很多次調(diào)整和改革，才逐漸變的完善起來(lái)，才形成今天這樣的形式。充分結(jié)合我國(guó)現(xiàn)有的國(guó)情，再經(jīng)過(guò)仔細(xì)研究和探索，導(dǎo)致我國(guó)逐漸形成了集中式的檔案管理體制。

2.1.我國(guó)檔案管理體制的特點(diǎn)。我國(guó)檔案事業(yè)管理體制不是一觸而就的，而是在新中國(guó)成立時(shí)期充分借鑒了蘇聯(lián)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合了單一制國(guó)家的結(jié)構(gòu)形式，經(jīng)過(guò)多次改革，才形成現(xiàn)在具有中國(guó)特色的集中式檔案管理體制。我國(guó)檔案體制具有下面幾個(gè)特點(diǎn)：充分結(jié)合“雙重管理”模式和“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”體制。。中央檔案行政管理機(jī)構(gòu)對(duì)全國(guó)檔案事務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一掌管，同時(shí)在各個(gè)地方政府也設(shè)置相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，管理所轄行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，于此同時(shí)，必須接受上級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)其進(jìn)行的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。隨著各項(xiàng)改革的不斷深入，為了適應(yīng)國(guó)家機(jī)構(gòu)改革，我國(guó)檔案管理體制實(shí)施了幾次檔案管理體制改革，堅(jiān)決執(zhí)行國(guó)務(wù)院相關(guān)的檔案機(jī)構(gòu)制定的改革方案中的規(guī)定，各地方各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)必須要按照黨中央一級(jí)的檔案管理機(jī)構(gòu)改革的模式，認(rèn)真行使檔案保管利用和檔案行政管理的職能。

2.2 關(guān)于檔案機(jī)構(gòu)的調(diào)整與改革。眾所周知，進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革的難點(diǎn)就是機(jī)構(gòu)設(shè)置。在現(xiàn)在處于社會(huì)轉(zhuǎn)型的時(shí)候，檔案機(jī)構(gòu)必須要以轉(zhuǎn)變職能為目的，必須要依照政、事分開和精簡(jiǎn)的原則，提高檔案事業(yè)行政管理的質(zhì)量，始終堅(jiān)持按法管檔；必須對(duì)事業(yè)單位提高其服務(wù)職能，建立有效并能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的服務(wù)機(jī)制，建立檔案工作機(jī)構(gòu)必須要滿足社會(huì)發(fā)展需要和信息時(shí)代的需要。主要目標(biāo)是轉(zhuǎn)變職能，進(jìn)行政、事分開；對(duì)各自職能要進(jìn)行準(zhǔn)確劃分，各司其職，使文檔管理機(jī)構(gòu)既能滿足其精簡(jiǎn)性，也具有高效性。

三、我國(guó)檔案管理體制改革思路及難點(diǎn)剖析

3.1 我國(guó)檔案管理體制改革基本思路分析。為了順應(yīng)我國(guó)現(xiàn)代化公共行政改革的需求，檔案管理體制改革應(yīng)從如下思路出發(fā)：a.同我國(guó)政府角色與職能轉(zhuǎn)變相適應(yīng)。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，政府的全能角色與職能不斷削弱，傳統(tǒng)的獨(dú)立管理職能已經(jīng)部分被社會(huì)與市場(chǎng)分割，政府需要將屬于企業(yè)及社會(huì)管理的一部分權(quán)力進(jìn)行逐步放還。b.同現(xiàn)代化公共行政運(yùn)作形式的轉(zhuǎn)變相適應(yīng)。傳統(tǒng)行政管理形式具有不斷拓展行政功能的特點(diǎn)，利用行政系統(tǒng)發(fā)揮管理職能，對(duì)于現(xiàn)代化公共行政形式而言，其更趨于分權(quán)與間接運(yùn)作。c.同政府觀念轉(zhuǎn)變相適應(yīng)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)推動(dòng)了納稅人意識(shí)的產(chǎn)生，政府利用納稅人所繳納的錢對(duì)國(guó)家進(jìn)行管理，需要具備應(yīng)有的效率與服務(wù)理念等。

3.2 檔案管理體制改革的難點(diǎn)分析。a.實(shí)現(xiàn)黨政合一。在開展各項(xiàng)檔案管理活動(dòng)時(shí)，國(guó)家與黨的職能存在著差異，國(guó)家對(duì)檔案的管理目標(biāo)與黨對(duì)檔案的管理目標(biāo)不同，人們多數(shù)都認(rèn)為政府與黨均對(duì)檔案管理工作直接負(fù)責(zé)，但并不了解二者職能方面的差異性，因此，不少人認(rèn)為我國(guó)檔案管理工作十分神秘，這就導(dǎo)致了檔案資源信息很難為企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，導(dǎo)致檔案資源難以充分發(fā)揮其功能。b.轉(zhuǎn)變改革的滯后性。檔案管理體制對(duì)于我國(guó)檔案事業(yè)的健康發(fā)展具有十分重要的影響，可以有效促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展，但難以收到立竿見(jiàn)影的效果，需要一個(gè)長(zhǎng)期、持續(xù)的發(fā)展過(guò)程。因此，同我國(guó)經(jīng)濟(jì)體系改革速度不同，檔案管理體制改革相對(duì)滯后，而這正是造成我國(guó)不少體制混亂、無(wú)序的關(guān)鍵。c.實(shí)現(xiàn)政、事分開。從古至今，為了追求更高的效率，每個(gè)體系功能均具有多向性，以推動(dòng)體系的有效發(fā)展，但是，此種政、事不分的管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)我國(guó)檔案管理工作，甚至造成改革停滯、服務(wù)缺失、資源浪費(fèi)等問(wèn)題。d.防止集權(quán)過(guò)度。通常而言，企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式分工明確、規(guī)劃統(tǒng)籌，檔案管理工作亦然。雖然，此種管理體制有效提升了檔案管理效率，但此種方式十分封閉、單調(diào)，并嚴(yán)重束縛了檔案管理人員的思想。

四、我國(guó)檔案管理體制改革的建議

我國(guó)目前采用的檔案管理體制所存在的一些問(wèn)題也不能忽視。進(jìn)行檔案管理體制改革是一項(xiàng)全面工作，可以更好的帶動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展，所以，必須對(duì)現(xiàn)在所使用的的檔案管理體制進(jìn)行改革。進(jìn)行檔案管理體制改革，可以更好適應(yīng)政府角色和職能的轉(zhuǎn)變，管理職能不再是政府獨(dú)享；必須要適應(yīng)行政運(yùn)作方式的轉(zhuǎn)變，使用行政管理系統(tǒng)來(lái)履行管理職能；適應(yīng)政府觀念的變化，必須要建立起服務(wù)觀念和效率觀念。筆者通過(guò)分析機(jī)構(gòu)設(shè)置及領(lǐng)導(dǎo)體制的顯著性特征，提出下述兩個(gè)建議，具體為：1.改進(jìn)當(dāng)前企業(yè)檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理，促使辦公一體化、自動(dòng)化，更好的滿足社會(huì)及群眾對(duì)信息收集、傳遞及交流的多元化及個(gè)性化需求。首先，應(yīng)做好定位工作，從多個(gè)方面分析市場(chǎng)需求，對(duì)已有的運(yùn)行模式進(jìn)行改革，促使文檔管理更為有效、規(guī)范。在制定規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)、行政規(guī)章、法律法規(guī)以及政策方針等文件時(shí)，應(yīng)從微觀及宏觀兩個(gè)角度入手，秉承嚴(yán)格、端正的態(tài)度，對(duì)企業(yè)的檔案及文件的起草及制定工作進(jìn)行全方位的檢查、監(jiān)督與協(xié)調(diào)工作，避免出現(xiàn)違法亂紀(jì)、貪污受賄等現(xiàn)象。此外，企業(yè)管理者還需重視“簡(jiǎn)政”這一問(wèn)題，合并一些機(jī)構(gòu)，充分調(diào)動(dòng)工作者的積極性，利用科技的力量對(duì)企業(yè)、對(duì)員工進(jìn)行全方位、有效的管理。2.改進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)制度。國(guó)家對(duì)該問(wèn)題極為重視，并提出了分級(jí)管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)這一制度模式。然而，筆者通過(guò)開展大量的實(shí)踐分析及理論探究工作，發(fā)現(xiàn)這種方式并未從根本上提高檔案管理工作的質(zhì)量及效率，相反，甚至可能會(huì)出現(xiàn)制約企業(yè)可持續(xù)發(fā)展這一現(xiàn)象。通過(guò)多方面的調(diào)查與探討，筆者認(rèn)為，“分類管理、垂直領(lǐng)導(dǎo)”這一制度模式更為適用。具體來(lái)說(shuō)，所謂的垂直領(lǐng)導(dǎo)，是自上而下的管理模式，脫離了黨政機(jī)關(guān)部門的管制；而分類管理則更是按照不同情況、職能及性質(zhì)，對(duì)檔案管理實(shí)施全方位、高效率的管理。并通過(guò)利用現(xiàn)代化、高科技技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化及信息化，提高信息收集、整理及傳遞的效率。

五、結(jié)論

必須要加快檔案管理體制的改革步伐，在面對(duì)如今的新問(wèn)題、新形勢(shì)、新情況頻繁出現(xiàn)情況下，我們必須要把握住時(shí)代的節(jié)奏，不管是哪種體制。都要結(jié)合面臨的形式和所處的時(shí)代，才可以提高其管理質(zhì)量，才能更好的為人民、為國(guó)家服務(wù)。

[1]竇曉光.努力建設(shè)具有中國(guó)特色的檔案管理體制——轉(zhuǎn)型期的檔案管理體制改革研究之二[J].檔案學(xué)通訊，2012(01)：116-122.