黨校檔案信息化管理的相關(guān)問(wèn)題探討

李媛媛

中共黑河市愛(ài)輝區(qū)委黨校 黑龍江黑河 164300

黨校檔案信息化管理的相關(guān)問(wèn)題探討

李媛媛

中共黑河市愛(ài)輝區(qū)委黨校 黑龍江黑河 164300

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，在黨校檔案管理中實(shí)行信息化建設(shè)勢(shì)在必行，檔案信息化管理對(duì)于黨校各項(xiàng)工作的開(kāi)展具有重要的意義，可以有效的提高工作效率。黨校檔案信息化管理是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢(shì)，所以需要及時(shí)創(chuàng)新黨校檔案管理方式，提高檔案管理工作效率。文章對(duì)于黨校檔案信息化管理的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了分析，對(duì)于提高黨校檔案管理工作水平具有重要的意義。

加強(qiáng)；基層黨校；檔案；信息化；管理

黨校檔案是在黨校開(kāi)展日常教學(xué)以及各項(xiàng)工作中總結(jié)出來(lái)的寶貴的資料，所以加強(qiáng)檔案管理工作尤為重要。檔案管理的一系列工作比較繁瑣，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)格把控，確保檔案信息資料的準(zhǔn)確性和全面性。檔案信息化管理能夠充分的利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，從檔案的記錄到整理整個(gè)過(guò)程都非常的便捷高效。信息化管理模式不僅提高了工作效率，同時(shí)為檔案信息的開(kāi)發(fā)利用提供了有利的平臺(tái)?，F(xiàn)階段，黨校檔案信息化管理還沒(méi)有全面普及，所以管理體系還不夠完善，需要不斷的改進(jìn)，為黨校各項(xiàng)工作的開(kāi)展創(chuàng)造有利的條件。

一、當(dāng)前黨校檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案信息材料收集管理工作不完善

檔案資料的收集是開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，只有完整而準(zhǔn)確的信息資料，才能夠?yàn)楹罄m(xù)工作的開(kāi)展提供先決條件。而在實(shí)際開(kāi)展工作的過(guò)程中，由于檔案信息化建設(shè)各項(xiàng)體系還不夠健全，所以在資料的收集以及整理方面還不夠完善，對(duì)于信息資料的收集錄入還不夠熟練，所以導(dǎo)致信息資料的缺失，不利于后續(xù)工作的順利開(kāi)展。

（二）管理手段落后

合理的管理方式是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，能夠確保檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。但是部分單位的管理手段落后，無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，由于檔案的保管條件不符合規(guī)定，所以以前的大部分紙質(zhì)檔案保存不完整，嚴(yán)重影響到信息錄入的質(zhì)量和效率。在檔案管理工作中對(duì)于檔案的分類(lèi)整理不明確，所以在信息錄入時(shí)，容易出現(xiàn)漏錄，影響到信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（三）檔案信息化管理制度不夠完善

完善的檔案管理體系是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的重要依據(jù)，為整個(gè)流程的順利進(jìn)行創(chuàng)造有利的條件。但是由于部分單位開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的起步較晚，經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，所以相關(guān)的體系建設(shè)不夠完善，在規(guī)章制度的制定上還存在漏洞。由于管理體系不夠健全，所以從檔案信息資料的收集、分類(lèi)、匯總、錄入到后期的整理，都存在一定的缺陷，加之監(jiān)督管理機(jī)制的缺失，導(dǎo)致信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。

（四）檔案管理人員信息化意識(shí)比較薄弱

檔案管理工作的開(kāi)展依賴于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及工作態(tài)度，在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，由于檔案管理人員缺乏信息化建設(shè)的意識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，所以工作態(tài)度比較散漫，對(duì)于信息資料的整理不夠認(rèn)真，導(dǎo)致信息資料不夠完整。此外，由于部分管理人員缺乏信息化方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)于信息化工作流程不夠熟練，所以影響到檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

二、加強(qiáng)基層黨校檔案信息化管理的若干對(duì)策

（一）完善檔案資料的收集管理方式

隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)信息化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門(mén)類(lèi)的檔案如教學(xué)、科研等進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為黨校教學(xué)、科研等等發(fā)展提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能真正成為未來(lái)信息社會(huì)基層黨校發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

（二）建立有效的檔案管理信息系統(tǒng)是關(guān)鍵

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，就必須建立有效的檔案管理信息系統(tǒng)。為此，要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過(guò)程當(dāng)中，我們也應(yīng)注意到：一是電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化具有公開(kāi)化的屬性，所以要做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下病毒的入侵等防范技術(shù)，確保電子檔案的安全性。二是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。從檔案信息的收集整理到錄入都需要嚴(yán)格把關(guān)，確保信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，一定要明確檔案的所有權(quán)，并且對(duì)于信息的公開(kāi)要嚴(yán)格執(zhí)行等級(jí)機(jī)密制度。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)是基礎(chǔ)

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來(lái)操作，檔案工作信息化需要人來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)?，F(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用迫使檔案工作人員要學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)。從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。

（四）加強(qiáng)重視程度，加大經(jīng)費(fèi)投入是保障

處于信息化時(shí)代，黨校作為我黨干部教育培訓(xùn)輪訓(xùn)的主陣地，理應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)的步伐，建立健全與之相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。所以，黨校領(lǐng)導(dǎo)要加大對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施投入，配備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，對(duì)傳統(tǒng)的以紙質(zhì)形式存在的檔案進(jìn)行掃描、錄入等形式進(jìn)行數(shù)字化處理，從而為管理、教學(xué)、科研服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

三、結(jié)束語(yǔ)

在新的歷史條件下，黨校檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，為了提高工作效率，應(yīng)該創(chuàng)新管理模式，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)行檔案信息化管理。檔案信息化管理能夠有效的提高工作效率，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)建檔案信息共享平臺(tái)，加速檔案信息的流通和傳遞，為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造有利的基礎(chǔ)。為了完善黨校檔案信息化管理模式，應(yīng)該建立完善的管理體系，健全各項(xiàng)規(guī)章管理制度，創(chuàng)新管理方式和管理理念，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員，加大經(jīng)費(fèi)的投入力度，從而為檔案信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

[1]操天明.高校數(shù)字檔案利用探析[J].南京工程學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2012(03).

[2]鄭海波.信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的檔案服務(wù)初探[J].城建檔案，2011(02).

[3]王艷輝.檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2010(06).