淺談數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的區(qū)別和聯(lián)系

焦曉晶

大慶市讓胡路區(qū)政府

淺談數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的區(qū)別和聯(lián)系

焦曉晶

大慶市讓胡路區(qū)政府

現(xiàn)在是數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的最熱時(shí)期，數(shù)字時(shí)代已經(jīng)走進(jìn)了人們生活，并在檔案館中有所應(yīng)用，這讓檔案事業(yè)有了突破性的發(fā)展。但是在數(shù)字檔案館發(fā)展的過程中，也會(huì)對(duì)傳統(tǒng)的檔案館有較大影響。但是傳統(tǒng)的檔案館是有其獨(dú)特優(yōu)點(diǎn)的，這兩種檔案館形式是不能相互取代的。在這兩種介質(zhì)的檔案館中，其服務(wù)的流程是沒有什么差別的，而管理模式和具體的工作形式都是有較大差別的，從本質(zhì)上講，這兩種檔案館是有所聯(lián)系的。本文分析了數(shù)字檔案管和傳統(tǒng)的檔案館之間的聯(lián)系與區(qū)別。

數(shù)字檔案館；傳統(tǒng)檔案館；聯(lián)系；區(qū)別

從數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)的檔案館上來看，既有差別存在，又有一定的聯(lián)系。傳統(tǒng)的檔案館所針對(duì)的管理對(duì)象主要是實(shí)體的，存在的模式也是紙質(zhì)的，其記錄模式都是文字和相關(guān)符號(hào)，以及圖表，對(duì)這些信息的采集到整理整個(gè)過程，在管理上也更加遵循傳統(tǒng)管理。再來看數(shù)字檔案館，這是由數(shù)字技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)路技術(shù)等科學(xué)技術(shù)中衍生而來的，屬于新介質(zhì)的檔案館形式。在管理上也都是通過技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)，這樣的管理效率和管理質(zhì)量都有了較大的提高，并能實(shí)現(xiàn)檔案共享，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式。這兩種檔案館形式是有著較大差別，又有著緊密聯(lián)系的。

一、數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館區(qū)別分析

1、人員素質(zhì)上的區(qū)別

檔案人員所展現(xiàn)出現(xiàn)的知識(shí)結(jié)構(gòu)是所有差別的，每個(gè)檔案人員在文化程度上并不是完全相同的，加上自身素質(zhì)和綜合能力，這都是有較大差異的。傳統(tǒng)的檔案館在管理上，對(duì)檔案人員的知識(shí)能力要求，更多的都是檔案學(xué)方面的知識(shí)和理論，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)有所要求，但那時(shí)其次的，在計(jì)算機(jī)操作上也沒有較好操作能力。而數(shù)字檔案館在人員管理上，對(duì)檔案人員的知識(shí)能力要求，不光檔案學(xué)方面的知識(shí)和理論要好，還要在計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)很好，必須能熟練操作計(jì)算機(jī)，并對(duì)數(shù)字檔案的管理系統(tǒng)清楚掌握，要求全方面知識(shí)的才人。在科學(xué)技術(shù)和時(shí)代發(fā)展中，檔案管理中將會(huì)涉及更多以的學(xué)科，也包括冷門的學(xué)科知識(shí)，這對(duì)檔案人員來說，就需求綜合知識(shí)能力較強(qiáng)，要通過各方面的學(xué)習(xí)去完善自身的知識(shí)素養(yǎng)，這樣才能將檔案管理能力給提高上來。大部分人都覺得傳統(tǒng)的檔案工作人員就是普通的保管員，任何人都能勝任；但是數(shù)字檔案館形式下的檔案人員卻以新的面貌在人們面前展現(xiàn)出現(xiàn)，讓人們改變了看法。

2、檔案服務(wù)上的區(qū)別

從傳統(tǒng)檔案館的工作中來看，所有的檔案人員都要圍繞這檔案館展開工作，人們要想獲取某一檔案資源，也要到檔案館去查找，然后由檔案館人員幫助其查找，提供檔案服務(wù)，這樣的方式對(duì)檔案用戶和工作人員都帶來一定麻煩，影響了檔案的利用效果。從數(shù)字檔案館的工作中來看，所有的檔案服務(wù)都不再是圍繞檔案館來做，而是向檔案用戶轉(zhuǎn)移，所有的工作都以檔案用戶為中心。在檔案使用人員想利用某一檔案的時(shí)候，檔案人員可以通過數(shù)字管理系統(tǒng)，在眾多的檔案資源中搜索相關(guān)的信息資源，這樣更加方便快捷，不能逐一去查找，能更好地位檔案用戶提供服務(wù)。從總體來看，數(shù)字檔案館最初的建設(shè)目標(biāo)就是圍繞用戶的需求來開展的，這樣能讓帶動(dòng)更多的檔案用戶有效利用檔案，從而使檔案信息被更好地利用，讓檔案發(fā)揮出特有的價(jià)值和作用。

3、檔案的安全保護(hù)方面

傳統(tǒng)檔案館在安全管理方面，主要是對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行保護(hù)，具體是對(duì)檔案存放環(huán)境的溫度、濕度等方面進(jìn)行了嚴(yán)格的控制。而數(shù)字檔案館中的檔案信息是一種電子載體的形式，其是與檔案內(nèi)容相互分離的，數(shù)字檔案館重點(diǎn)是對(duì)檔案載體進(jìn)行保護(hù)的同時(shí)，也對(duì)檔案信息能容進(jìn)行了加密，以此來防止網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的惡意攻擊破壞。并且，數(shù)字檔案館建立了完善的安全防護(hù)系統(tǒng)，充分保障了檔案信息資源的安全、完整性。同時(shí)通過技術(shù)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等大量科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，大大提高了檔案管理工作效率，也為我國(guó)檔案事業(yè)開辟了嶄的發(fā)展格局。

4、館藏方面

21世紀(jì)的數(shù)字檔案館的館藏可以看作由實(shí)物館藏和虛擬館藏兩部分組成。實(shí)物館藏經(jīng)過數(shù)字化后，被全文存貯在本館，轉(zhuǎn)化成為能進(jìn)行全文檢索的虛擬館藏。數(shù)字檔案館的館藏不僅包括固有的紙質(zhì)、錄音、錄像、照片等非數(shù)字化文獻(xiàn)，還將這些數(shù)字化的信息存貯在本地的海量多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)中，而且對(duì)網(wǎng)絡(luò)中有權(quán)訪問的信息進(jìn)行標(biāo)記和索引，豐富了自己的館藏，以便于利用者的網(wǎng)上檢索。

二、數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的聯(lián)系

1、數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館為解決新的問題而發(fā)展起來

傳統(tǒng)檔案館在自身發(fā)展過程中，面對(duì)新生事物、新興科技的挑戰(zhàn)，出現(xiàn)了許多難以解決的問題。主要有幾個(gè)方面：（1）檔案實(shí)體的增多及新型載體檔案的增加，如電子文件的管理、檢索、利用；（2）非紙質(zhì)載體檔案的管理、檢索、利用；（3）人們對(duì)信息的傳播、接收方式的改變及需求的增加等等。傳統(tǒng)檔案館不能再用以前的方法、技術(shù)來完全解決這些問題，它不得不依賴于先進(jìn)的管理思想、科學(xué)技術(shù)來發(fā)展自己，從最初的館藏資源數(shù)字化利用服務(wù)，到網(wǎng)絡(luò)化查詢檢索，到最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館。

2、二者始終是信息傳遞的中間角色

可以說，無論是信息技術(shù)多么迅速的發(fā)展，還是網(wǎng)路結(jié)構(gòu)如此復(fù)雜化，檔案館從始至終都在擔(dān)任著信息傳遞者的角色，主要是圍繞著信息、檔案館、用戶這三者之間進(jìn)行循環(huán)開展的。其中，檔案館并不是信息的生產(chǎn)地，其主要的功能是對(duì)信息進(jìn)行保管。而傳統(tǒng)的檔案館能夠很好的保護(hù)檔案信息，并提供給用戶們使用。數(shù)字檔案館亦是如此，它采集了海量的檔案信息資源，以此來為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，所有的工作流程基本與傳統(tǒng)檔案館保持一致，都需要進(jìn)行檔案信息的采集、歸納、整理、保管和利用。但是，數(shù)字檔案館最大的優(yōu)點(diǎn)是可以對(duì)這種傳遞結(jié)構(gòu)進(jìn)行更深入的優(yōu)化與完善，確保檔案效益得到充分的發(fā)揮。

3、數(shù)字檔案館不會(huì)脫離傳統(tǒng)檔案館的實(shí)體而單獨(dú)存在

存在于虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間，脫離具體的檔案館實(shí)體的數(shù)字檔案館是理想化的。傳統(tǒng)檔案館的館藏經(jīng)驗(yàn)做法都為數(shù)字檔案館所應(yīng)用，不會(huì)在數(shù)字檔案館時(shí)代被徹底拋棄。以前的紙質(zhì)檔案隨著年代的逝去而愈發(fā)珍貴，它是數(shù)字檔案館的鎮(zhèn)館之寶，即使以數(shù)字化方式存在，它的實(shí)體也會(huì)得到妥善保管。

三、結(jié)束語

科技技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了檔案館也走向了數(shù)字化建設(shè)，從傳統(tǒng)的檔案館相比，數(shù)字檔案館在檔案信息管理上更加專業(yè)，檔案信息利用上也更加高效，并對(duì)檔案人員有著更高的要求，兩種檔案的保存形式從本質(zhì)上有了巨大改變。但無論是傳統(tǒng)檔案館，還是數(shù)字檔案館，都有著自己的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。這兩者之間是相互影響、相互制約的聯(lián)系。因此，我們要正確看待數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館，從而促使它們和諧統(tǒng)一的發(fā)展，繼續(xù)為我國(guó)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)。

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[3]周慶，楊嬋.數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館的關(guān)系研究[J].黑龍江史志，2011(01)