淺談紙質(zhì)檔案保管的方法

袁曉坤

黑龍江省重競技運動管理中心 黑龍江哈爾濱 150040

淺談紙質(zhì)檔案保管的方法

袁曉坤

黑龍江省重競技運動管理中心 黑龍江哈爾濱 150040

文章首先分析了影響紙質(zhì)檔案保管的因素，總結(jié)為紙張與字跡成分容易氧化、光照影響、檔案室中空氣環(huán)境不達標等方面。其次重點介紹了解決此類問題的有效措施，對具體的保管方法進行總結(jié)，采用科學的方法對紙質(zhì)方案進行管理，可以提升檔案的安全性。

紙質(zhì)檔案；檔案管理；檔案使用

一、影響紙質(zhì)檔案保管質(zhì)量的因素

檔案管理需要對紙質(zhì)資料進行整理，存放在制定的檔案室內(nèi)，按照檔案的科目來進行。統(tǒng)一管理能夠避免檔案丟失的問題發(fā)生，使用階段也更安全便捷。但在紙質(zhì)檔案管理過程中，也存在一些風險隱患。由于是原始資料，一旦損壞很難重新搜集整理，下面將對影響檔案管理安全的因素進行總結(jié)。

1、紙張和字跡的成分

檔案自身材料質(zhì)量得不到保障。紙張是由木漿制作而成的，長時間保管顏色會出現(xiàn)變化，原因在于紙張中含有的成分發(fā)生氧化反應(yīng)，顏色變化會影響到閱讀內(nèi)容。因此保存年限久遠的紙質(zhì)檔案，字跡會逐漸的模糊，最終影響到閱讀，對使用造成影響。檔案中的大部分信息都是打印而成的，油墨的成分也不能完全抗氧化，長時間保存性質(zhì)也會發(fā)生變化，如果紙張的厚度較大，使用期間不容易損壞。但在檔案中，含有大量的復寫紙，不但容易破損，并且字跡也會逐漸模糊。

2、光照

檔案室內(nèi)要保持通風，滿足這一性質(zhì)光照自然也避免不了。紙質(zhì)檔案長時間受到陽光的照射，表面字跡會逐漸模糊。在光照環(huán)境下，紙張的氧化程度也會逐漸增大。保存一段時間后觀察陽光照射一端的檔案，質(zhì)量會有明顯下降。

3、庫房的溫度濕度

檔案存放期間室內(nèi)的溫度也是影響安全性的主要因素之一。如果室內(nèi)的溫度過高，檔案內(nèi)部記錄信息的紙張會變得脆弱，在使用檔案時需要對紙張進行翻閱，一旦損壞很難復原。在潮濕的環(huán)境下，檔案受潮很容易發(fā)霉變質(zhì)，出現(xiàn)明顯的粘連現(xiàn)象。紙張也容易遭受到蟲蛀。檔案信息中手寫記錄的文字在潮濕環(huán)境下字跡會逐漸褪去，影響后期的使用查看。

4、環(huán)境中的有害氣體和灰塵

檔案資料存放的環(huán)境中，空氣潔凈度達不到標準，造成嚴重的安全隱患。潮濕的空氣中含有大量的懸浮顆粒物質(zhì)，并且水分含量也嚴重的超出了安全標準。短時間內(nèi)這種隱藏的風險并不能展現(xiàn)。檔案室室內(nèi)環(huán)境問題，在使用期間常常會出現(xiàn)，常規(guī)的干燥方法很難徹底解決。原因在于檔案自身也會產(chǎn)生一些有害灰塵物質(zhì)。在灰塵的影響下檔案發(fā)霉幾率會有明顯增大。影響紙質(zhì)檔案材料耐久性的有害成分主要是酸性有害氣體和氧化性有害氣體。酸性有害氣體被紙張吸附后，進而使檔案紙張材料的酸度增加，而酸是促使紙張中纖維素水解的催化劑，其含量增加會使檔案紙張材料強度下降，耐久性降低。氧化性有害氣體所產(chǎn)生的初生態(tài)氧和臭氧都具有氧化性，會使檔案紙張材料中的纖維素被氧化而使紙張強度降低，進而降低其耐久性，一些字跡材料中的色素也會因氧化而發(fā)生褪色。

5、人為損壞

對檔案的保護需要各職能部門的密切配合，特別是在整理和利用的環(huán)節(jié)，操作的不當很可能對檔案原件造成重大毀壞。紙質(zhì)檔案從在檔案室的保管開始，到歸檔、整理直至鑒定的過程，是檔案的最原始面貌得以展現(xiàn)的過程，也是檔案原貌最易受損的階段。這個時期許多不規(guī)范操作和人為損壞給檔案原件造成致命性損傷，無形中增大了日后檔案保護工作的負擔[3]。因此，需要加強檔案工作人員的保護意識，以減少對檔案文獻的人為損壞。

二、紙質(zhì)檔案保護的策略及方法

1、加大對紙質(zhì)檔案保護的宣傳力度

加強管理人員對檔案的保護意識，要使他們意識到紙質(zhì)檔案的“前端保護”工作的重要性，在紙質(zhì)文件歸檔保管之初就必須積極介入，從源頭開始有效確保檔案全程的安全。尤其是在檔案整理和利用的環(huán)節(jié)，操作的不當很可能對紙質(zhì)檔案原件造成重大損壞，因此每個檔案工作人員必須從自己做起，樹立起良好的檔案保護意識。對檔案的保護不單單是檔案工作人員的責任，還需要全社會的共同參與，對檔案利用者也需要進行檔案保護教育，以降低用戶對檔案損壞的可能性。

2、堅持“有效保護，合理利用”的原則

在檔案的保存與利用上，必須意識到?jīng)]有保存就沒有利用，拒絕利用就失去了檔案保存的價值。因而“有效保護，合理利用”是檔案保護的基本原則，對紙質(zhì)檔案尤其如此。我們應(yīng)當處理好檔案保存與利用的關(guān)系，在檔案利用中應(yīng)當處理好長遠利益與眼前利益的關(guān)系，不能只顧眼前利益濫用檔案，致使檔案載體過早劣化。如對于重要的檔案或珍稀檔案應(yīng)以保護為主，搶救第一；對于傳世的珍貴檔案，原則上以藏為主，限制其原件的使用。

3、以防為主，防治結(jié)合

以防為主，防治結(jié)合的指導思想是紙質(zhì)檔案保護工作的基本策略，要從基礎(chǔ)設(shè)施、保管環(huán)境以及保管方法三方面做好預防工作。①良好的基礎(chǔ)設(shè)施.檔案庫房的建筑設(shè)計要從保護檔案的角度考慮，不僅要重視庫房的避光、防潮、防塵及通風等問題，還要注重內(nèi)部裝修、設(shè)備的環(huán)保性，以減少有毒氣體對檔案的侵蝕。②最佳的保管環(huán)境。合理控制庫房溫濕度，庫房溫度變化范圍在14℃-24℃之間，相對濕度在RH45%-50%之間，必要時可采用空調(diào)機、除濕機等設(shè)備保持庫房內(nèi)適宜的溫濕度，以延長檔案紙張和字跡的壽命；應(yīng)采取防光措施，避免陽光直接照射，以降低光對紙質(zhì)檔案的影響；搞好庫房內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生，以減少空氣污染物以及霉菌等微生物、害蟲等對檔案文獻的危害。③恰當?shù)谋９芊椒?。根?jù)紙質(zhì)檔案的性能特點有針對性地進行保管，如對酸性較強的紙張，應(yīng)密封保管，對圖紙等紙張材料特殊且易磨損破碎的檔案，應(yīng)折疊或攤平開放保管。

4、做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理工作

對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化管理，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。所謂紙質(zhì)檔案數(shù)字化，就是利用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描儀等技術(shù)手段將紙質(zhì)文件系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建成后，利用者可通過網(wǎng)絡(luò)訪問檔案信息庫的資源，除非情況特殊，否則不需要原件，這樣不僅可提高檔案的利用率，而且可以避免原載體檔案因頻繁使用帶來的損害，從一定程度上延長了紙質(zhì)檔案的使用壽命。但要注意的一點是，對于數(shù)字化后的紙質(zhì)檔案原件的處置要慎之又慎，不能隨意銷毀，尤其是那些具有內(nèi)在價值(指文件固有的文化或藝術(shù)價值)的紙質(zhì)檔案，必須保存原件。

5、加強檔案保護技術(shù)的研究和創(chuàng)新

在新時期會出現(xiàn)很多新的情況，比如新的電腦打印機文件，其字跡材料的耐久性如何，又比如每年都會發(fā)現(xiàn)檔案害蟲的新品種等等，這些新情況、新問題要求我們在沿用傳統(tǒng)的檔案保護技術(shù)方法的同時，更要注重推陳出新，進一步完善紙質(zhì)檔案的保護技術(shù)和方法。

小結(jié)：納米技術(shù)是近年來被應(yīng)用于檔案保護的一種新技術(shù)，納米技術(shù)可以改進紙張和檔案字跡的耐久性，可以改進檔案庫房的空氣質(zhì)量和防治有害微生物，甚至可用于對檔案的修復工作。

[1]仝艷鋒，羅茂斌.紙質(zhì)檔案修復中的負面損害及防治對策研究[J].檔案學通訊，2012(07).