如何在企業(yè)信息化進程中做好檔案現(xiàn)代化管理工作

孟慶元

隨著信息化手段的發(fā)展和提高，CAD、Pro-E、CAPP、PDM、ERP、OA等二維、三維輔助設計手段和管理軟件、辦公軟件在企業(yè)得到廣泛應用，以各類數(shù)據(jù)為主的電子檔案呈爆炸性增加趨勢，基于產(chǎn)品全生命周期管理模型，對企業(yè)各類數(shù)據(jù)和過程的管理正趨于統(tǒng)一應用的一體化管理模式。傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗和方式，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的需要。那么，企業(yè)的檔案部門如何適應這一變化，做好檔案現(xiàn)代化管理工作，今天主要就這樣一個課題和各位檔案界的同仁進行探討。

一、在檔案現(xiàn)代化管理體系的建立上，要“實施緊跟戰(zhàn)略，力爭同步發(fā)展”

檔案現(xiàn)代化管理需要良好的環(huán)境條件。環(huán)境條件主要包括：企業(yè)效益情況、企業(yè)整體信息化發(fā)展水平、企業(yè)領導和業(yè)務人員的檔案意識、檔案人員現(xiàn)代化手段的管理應用能力和水平等。

目前，國內(nèi)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化手段普遍落后于技術、工程、管理等部門，多數(shù)企業(yè)還沒有實現(xiàn)OA、CAD輔助設計等產(chǎn)生的電子文檔的接收、保管，大量應當歸檔保存的電子格式的檔案信息沒有得到很好的保管，造成大量的原始電子檔案信息丟失;另一方面，檔案部門又要花費大量的時間和精力、財力，進行現(xiàn)有紙質文檔的電子化轉換。因此，解決已有電子檔案信息的歸檔，是檔案現(xiàn)代化管理工作的首要任務。

實施緊跟戰(zhàn)略，力爭同步發(fā)展，就是要為檔案部門創(chuàng)造良好的現(xiàn)代化管理環(huán)境。

要提高各類人員的電子檔案歸檔意識。讓業(yè)務人員明白，歸檔是企業(yè)財富的積累，是為利用檔案奠定基礎。做好文件資料的歸檔，功在當代、利在千秋，于國家、于企業(yè)、于業(yè)務人員本身，百利而無一害，今天是檔案的歸檔者，明天就可能成為檔案的利用者，克服歸檔時越簡單越好，歸檔內(nèi)容越少越好，利用時檔案內(nèi)容越豐富越好的錯誤心理。

要為檔案部門添置必要的檔案現(xiàn)代化管理設備。要想接收、保管和有效利用電子檔案，就必須具備相應的軟硬件設備和條件，巧婦難為無米之炊，如果檔案部門連計算機這樣簡單地存儲、閱讀手段都沒有，如何進行電子檔案的管理和利用。

企業(yè)在進行現(xiàn)代化辦公規(guī)劃時，一定要把檔案現(xiàn)代化一同規(guī)劃發(fā)展。我們在公司實施企業(yè)信息化過程中，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理現(xiàn)代化軟件、硬件、加工服務費用，選用清華紫光成熟的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，委托專業(yè)化數(shù)字化加工團隊，開展數(shù)字化檔案館建設;在OA（辦公）、PDM（產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）系統(tǒng)、ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)實施過程中，檔案部門主動參與前期策劃和流程制定，把檔案法規(guī)、制度的要求和流程融入系統(tǒng)規(guī)則中，靠系統(tǒng)控制歸檔的及時性、準確性、完整性，最大限度地降低人為因素的影響，收到事半功倍的效果。

要建立完善必要的工作制度，并且通過有效控制手段使制度得以落實。筆者所在的唐山軌道客車有限責任公司（以下簡稱“唐車公司”），在公司制度中規(guī)定設備和基建工程開箱、驗收必須通知檔案人員參加，對檔案資料進行驗收，電子檔案必須與紙質檔案同步歸檔，業(yè)務部門在辦理付款、轉固時，在轉固申請單上專門設置了檔案驗收意見一欄，必須有檔案部門對檔案資料齊全完整確認后，財務部門才能受理，有效地解決了歸檔難的問題。

要提高檔案人員檔案信息化管理專業(yè)素質水平。加強檔案管理人員的教育培訓，與時俱進，不斷提高自身素質和現(xiàn)代化管理能力、水平，必要時可以引進工程技術人員從事檔案現(xiàn)代化管理工作。唐車公司應用PDM、ERP等現(xiàn)代化管理系統(tǒng)以后，檔案部門的職責和工作內(nèi)容也隨之發(fā)生變化，設計工藝人員在系統(tǒng)內(nèi)部完成圖紙、工藝文件等設計，更改也必須在系統(tǒng)內(nèi)部起草通知，對系統(tǒng)圖紙更新后正式發(fā)布，由檔案人員負責打印底圖歸檔和提供生產(chǎn)過程用圖，這樣就保證系統(tǒng)圖紙、館藏底圖、生產(chǎn)現(xiàn)場藍圖的一致性。但同時對檔案人員的素質要求也更高了，過去設計人員打印好圖紙，按結構部位整理好辦理移交，現(xiàn)在不僅檔案人員進行圖紙整理排序，還要到系統(tǒng)中完成下載打印，必須能夠熟練使用CAD軟件，必須懂得機械制圖知識。目前，公司檔案人員中有2名同志列入工程系列，享受工程技術人員工資待遇。實施數(shù)字化檔案館建設工程中，為適應工作需要，公司還專門為檔案館招聘了一名計算機科學與技術專業(yè)本科生。

總之，無論從制度建設、人員培訓培養(yǎng)，還是軟件應用、硬件設施投入上，都要力求與業(yè)務部門協(xié)調(diào)、配套，融為一體，緊跟企業(yè)發(fā)展步伐。

二.在檔案現(xiàn)代化管理方法與技術路線上，“要以主動爭主動，充分利用成熟成果，借船出海、借雞生蛋”

除了通過傳統(tǒng)歸檔程序，及時完整接收以外來電子文件、程序為主的電子檔案，我們更應該把電子檔案歸檔的關注點放在企業(yè)內(nèi)部正在形成的各類電子信息上。

檔案部門在戰(zhàn)術上，要以主動爭主動，充分利用現(xiàn)代化檔案管理的成熟軟件成果，借船出海、借雞生蛋。要借助專業(yè)公司、工程技術人員、信息部門技術力量，為檔案管理所用，走聯(lián)合開發(fā)、聯(lián)合受益之路。因為，檔案信息是在業(yè)務部門工作過程中產(chǎn)生的，如果每個部門在工作中都重視檔案的積累、考慮檔案管理的要求，那么檔案信息的完整性、系統(tǒng)性、準確性就會大大提高;檔案保管的最終目的就是利用，檔案信息的完整性、系統(tǒng)性、準確性，直接關系到今后查考、利用的價值和效果。基于以上兩點認識的統(tǒng)一，是檔案部門與其他業(yè)務部門密切合作的基礎。最有效的技術路線就是檔案部門參與企業(yè)信息化項目的規(guī)劃、實施、驗收等全過程，融檔案管理現(xiàn)代化建設與企業(yè)信息化建設之中，不要片面追求檔案部門自力更生的單打獨斗、另起爐灶。

1、在PDM系統(tǒng)中要建立統(tǒng)一的圖檔及產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，用于管理產(chǎn)品研發(fā)過程中生成的各類圖紙、明細、文檔，為生產(chǎn)、物資、財務等部門利用和檔案管理保存提供準確、一致、完整的產(chǎn)品技術數(shù)據(jù);建立產(chǎn)品技術文檔庫及技術文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)產(chǎn)品技術文檔的電子化和成套管理，便于檔案管理人員打印、下載和保存;在產(chǎn)品研發(fā)過程中及時、準確地形成產(chǎn)品結構樹。實現(xiàn)產(chǎn)品設計結構與產(chǎn)品設計文檔、圖形的有機聯(lián)系，實現(xiàn)明細表的自動生成和更新;對設計和開發(fā)過程進行有效地監(jiān)控和管理，對設計更改進行有效管理和控制。

2、在OA、PDM、ERP系統(tǒng)中要實現(xiàn)電子文檔的自動歸檔保存，要給檔案人員必要的權限設置，要考慮檔案人員批量下載功能和拼圖打印功能的實現(xiàn)，便于檔案管理人員接收、保管、下載、打印、備份以及今后著錄、管理、利用、查詢。要在系統(tǒng)結構設置時，充分考慮以后使用專門檔案管理軟件時預留必要的接口設置。唐車公司在PDM系統(tǒng)中還設置了檔案人員任務提示，當有圖紙歸檔時，系統(tǒng)自動生成下載任務提示，方便及時進行圖紙打印。我們在設計規(guī)劃數(shù)字化檔案館系統(tǒng)中，請軟件開發(fā)人員把條形碼掃描、打印功能與管理軟件集成，便于借助掃碼器和系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的無序（隨意）存放、有序（定位）查找。

3、實現(xiàn)上述功能以后，可以將企業(yè)設計開發(fā)、經(jīng)營、管理等過程中形成的原始電子化檔案數(shù)據(jù)進行保存，不僅數(shù)據(jù)真實、完整、準確，而且，可以減少今后檔案人員手工錄入工作量，使企業(yè)檔案信息更加完整，方便查詢利用。

4、企業(yè)檔案部門之間應加強橫向溝通和聯(lián)系，互相學習借鑒，交流經(jīng)驗。檔案管理如何適應企業(yè)信息化發(fā)展需要，做好檔案現(xiàn)代化管理工作，是企業(yè)檔案部門面臨的普遍問題，各個企業(yè)的主營業(yè)務不同、生產(chǎn)模式不同，但是，信息化的平臺、工作的流程、產(chǎn)生的電子文檔格式，檔案的管理標準、工作標準等是相同或接近的，所以，先行單位的經(jīng)驗和教訓，對其他單位是有很好的借鑒意義的。

三、在檔案現(xiàn)代化管理過程中注意把握好的幾個關鍵環(huán)節(jié)

1、把好電子文檔歸檔關，做到收得進。通過系統(tǒng)定制把歸檔要求程序化，依靠管理流程控制，不歸檔電子文件不能辦理轉固、付款，對歸檔的電子文檔真實性、準確性、完整性、可讀性等審核;歸檔內(nèi)容包括各類系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，圖紙文件的電子版本，設備說明書、編程手冊、維修手冊、使用手冊、地基圖，合同、技術協(xié)議、系統(tǒng)文件的電子文檔，重要會議、重大活動的照片、錄音、視頻等音像資料。

2、把好電子檔案的保管關，做到管得好。電子檔案由于載體的特殊性，主要包括光盤、磁盤、磁帶、硬盤、光盤塔、磁盤陣列、服務器等，對保存環(huán)境的溫度、濕度、防光、防潮、防有害氣體、防磁等要求，比傳統(tǒng)的紙質檔案更加嚴格，一旦發(fā)生問題就可能造成檔案數(shù)據(jù)失去，損失將更大，所以，對包括裝具、環(huán)境溫濕度、防光等環(huán)境要求也更高，而且，還必須采取不同載體異質異地備份、定期檢查復制等安全防護措施。

3、把好電子檔案的檢索關，做到“查得快、查得準”。電子檔案與紙質檔案相比，具有查找快速、利用便捷、復制方便成本低、使用過程對檔案損耗小或沒有損耗等特點，但是，為了方便查找利用，仍然需要進行科學合理分類，建立相應管理臺帳和電子檢索工具，特別是案卷與電子檔案分開存放時要編制互見號（即紙質檔案標注相關電子檔案編號和存放位置，電子檔案標注對應紙質檔案檔號），便于對應查找。

4、把好電子檔案的保密關，做到“不失密”。檔案電子化管理，一方面方便利用，同時也給檔案保密帶來風險和難度。要充分利用用戶權限設置、密碼、信號屏蔽、防火墻、防病毒軟件、IP地址、加密狗等技術手段，防止企業(yè)商業(yè)秘密泄露;要通過建立電子檔案利用的審批、登記制度，采用專用的涉密設備、存儲介質、外設端口屏蔽管理方法等，做好電子檔案的保密工作;同時，還要特別注意國家秘密的保護，堅持上網(wǎng)計算機不涉密、涉密計算機不上網(wǎng)、對密級文件不降秘、不擴大范圍、不隨意復制等保密原則。唐車公司在數(shù)字化檔案館建設過程中的具體做法是，涉及國家安全的帶有“絕密、機密、秘密”標識的文件，以及公司黨委會記錄等不宜公開的內(nèi)容，一律不做電子化掃描處理、不在系統(tǒng)掛接。

（作者單位：唐山軌道客車有限責任公司科技管理部）