淺談如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作

楊揚(yáng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作是為機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作服務(wù)的一項(xiàng)專門的業(yè)務(wù)，在保障機(jī)關(guān)單位高效、有序的運(yùn)行中，檔案起到了至關(guān)重要的作用。然而，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案管理工作方面存在的問題也逐漸暴露出來且日益嚴(yán)重，如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，已經(jīng)成為擺在各機(jī)關(guān)事業(yè)單位面前急需解決的突出問題。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

近幾年來，遷安市不斷加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的管理工作，印發(fā)各類教材，組織專門培訓(xùn)，加大執(zhí)法檢查力度，檔案管理工作較以前有了很大的進(jìn)步，但在一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位中也存在著一些突出問題，歸納起來主要有以下四點(diǎn)。

一是檔案收集不到位，檔案缺失嚴(yán)重。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案收集過程中，一些單位存在工作人員缺乏檔案歸檔意識(shí)，不按照要求劃分歸檔范圍，對(duì)日常工作中形成的檔案不注重收集等問題，致使檔案保存不全面。

二是檔案整理不到位，影響檔案保管和利用。在檔案整理的過程中，一些單位出現(xiàn)了或是把活動(dòng)形成的文書、音像、照片放在一起，或是不按標(biāo)準(zhǔn)分類或者不按保管期限進(jìn)行分類等現(xiàn)象，給后續(xù)工作帶來了諸多不利影響。

三是檔案保管條件不到位，不利于檔案的安全保管。一些單位未按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)有單獨(dú)的檔案室，只是在辦公室或者其他科室的內(nèi)部形成檔案室，造成了對(duì)檔案的保管工作十分不利的局面。通過集中檢查發(fā)現(xiàn)，遷安市大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案室均不符合機(jī)關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的保管不利，而且在使用過程中也存在著檔案的丟失和損壞的問題。

四是檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不到位，不利于檔案管理。有些單位檔案管理人員政治覺悟底，業(yè)務(wù)水平差，服務(wù)意識(shí)淡薄，保密紀(jì)律缺失;有些單位沒有專門的檔案管理人員或是檔案管理人員更換頻繁，缺少對(duì)專業(yè)知識(shí)的鉆研。

二、解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策和建議

（一）加強(qiáng)檔案收集工作，防止檔案的缺失。檔案具有對(duì)機(jī)關(guān)工作查考的依據(jù)、是生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料、是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件、是政治工作的必要手段、是宣傳教育的生動(dòng)素材。檔案收集工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中的第一環(huán)節(jié)，對(duì)其他環(huán)節(jié)影響很大，做好收集工作對(duì)整個(gè)檔案工作具有十分重要的意義。

1、要增強(qiáng)工作人員的歸檔意識(shí)。要使檔案收集完整，光靠行政命令、制度規(guī)定是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，要結(jié)合單位內(nèi)部實(shí)際情況，針對(duì)歸檔中的種種問題，進(jìn)行歸檔重要性的宣傳，不斷增強(qiáng)和培養(yǎng)機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識(shí)和興趣，使他們準(zhǔn)確掌握歸檔制度、重視歸檔制度并自覺執(zhí)行。

2、要正確劃分檔案的歸檔范圍。在確定檔案的歸檔范圍時(shí)，要遵循只要具有一定保存價(jià)值的文件都應(yīng)列入歸檔范圍原則，特別是對(duì)容易忽視或不易收全的文件材料要引起高度重視。除正式文件外，還包括條例、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)等附件;除經(jīng)過登記的文件外，還包括會(huì)議文件、調(diào)查報(bào)告、訪問記錄等未經(jīng)收發(fā)文登記的文件材料。對(duì)于重復(fù)性、臨時(shí)性、事務(wù)性文件，以及其他機(jī)關(guān)僅供參閱、參考、征求意見、不需辦理的文件等不需要?dú)w檔。

3、要注重檔案的形成。檔案是由文件有條件的轉(zhuǎn)化來的，文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件，必須已經(jīng)處理完畢，具有一定的查考價(jià)值。沒有處理完畢的檔案不予以收集，否則，在日常工作中，頻繁的使用查找，不僅增加檔案部門的工作量，而且也不利于承辦部門辦文。收集要講究方法和技巧，不是所有的文件都進(jìn)行收集，所挑選的文件必須對(duì)本單位及社會(huì)在當(dāng)前和長遠(yuǎn)的社會(huì)發(fā)展中都具有一定的查考價(jià)值。

4、要反映本單位的歷史面貌和工作特色。各單位檔案室要采取各種有效措施，保證歸檔文件的系統(tǒng)、完整。收集過程中，要充分突出本單位特色，反映本單位的職能活動(dòng)和歷史發(fā)展等情況。

5、要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，掌握機(jī)關(guān)活動(dòng)情況。要充分了解各科室的工作和日常整體活動(dòng)情況，對(duì)需要?dú)w檔的文件材料做到心中有數(shù)，一旦出現(xiàn)歸檔不全的情況，可以及時(shí)進(jìn)行追蹤，做到全面準(zhǔn)確的收集。

（二）加強(qiáng)檔案規(guī)范化整理管理，便于保管和利用。檔案的整理工作是管理基礎(chǔ)工作中的重要環(huán)節(jié)。檔案整理過程要按照裝訂-分類-排列-編號(hào)-編目-裝盒的工作程序依次進(jìn)行。在整理過程中，不同的載體、不同形式和不同保管期限的檔案，因?yàn)楸９芤蟮牟煌?，要分類整理，分別存放。比如黨的群眾路線教育形成的檔案和民主生活會(huì)活動(dòng)中形成的有照片、視頻、文字材料等檔案，要分門別類的整理存放，不能放在一起進(jìn)行管理。檔案利用原則是要求檔案管理人員能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的調(diào)出卷來，沒有整理的檔案，是雜亂無章的擺放，沒有固定的位置、系統(tǒng)的目錄及目錄號(hào)、案卷號(hào)或件號(hào)和頁碼，查找起來就非常困難。在利用過程中，要提供系統(tǒng)的檔案材料，利用者才能達(dá)到查檔的目的，而零散的文件材料不但無法反映事情的發(fā)生、發(fā)展及結(jié)果，在查找過程中，難度也非常大。

（三）加強(qiáng)檔案保管工作管理，確保檔案安全。檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富，需要永久或長期的保存下去。隨著自然界物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的變化，檔案的物質(zhì)材料在不斷地發(fā)生變化，保存的時(shí)間畢竟是有限的。根據(jù)檔案的不同制成材料，應(yīng)分別采取相應(yīng)的科學(xué)存放和安全防護(hù)措施，盡量延長檔案的壽命。

1、確保檔案的安全要加強(qiáng)庫房管理工作。庫房內(nèi)要有必要的檔案設(shè)備，確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。要有一系列的科學(xué)管理方法，并達(dá)到“十防”的標(biāo)準(zhǔn)。要配有專職或兼職的保管人員，經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從事此項(xiàng)工作。

2、確保檔案的安全要注重存放。一般來說，按照檔案的門類、檔案的保管期限結(jié)合檔案產(chǎn)生的時(shí)間，進(jìn)行分箱存放，禁止亂堆亂放。

3、確保檔案的安全要注意檔案流動(dòng)過程中的安全防護(hù)。在機(jī)關(guān)檔案各項(xiàng)管理和利用過程中，要加強(qiáng)檔案的防護(hù)措施，防止檔案在流動(dòng)過程中丟失和損壞。比如在借閱檔案或因其他原因檔案離庫時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，堅(jiān)持必要的借閱手續(xù)，防止檔案丟失，在使用過程中，要輕拿輕放，減少檔案的磨損。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)和教育管理，提高服務(wù)能力。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高底對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的優(yōu)劣有著至關(guān)重要的影響。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)和教育，提高其服務(wù)能力至關(guān)重要。

1、提高服務(wù)能力，要有較高政治素質(zhì)。檔案工作是黨和國家各機(jī)關(guān)工作的組成部分，包括大量的機(jī)密文件，需要有較高政治覺悟和較強(qiáng)責(zé)任心的人來擔(dān)任。因此要求檔案管理人員要有堅(jiān)定正確的政治方向，能夠自覺貫徹執(zhí)行黨的基本路線，有廉潔奉公、全心全意為人民服務(wù)的思想。

2、提高服務(wù)能力，要有較強(qiáng)的文化素質(zhì)。檔案工作涉及機(jī)關(guān)工作的方方在面，要求檔案管理人員要從適應(yīng)各方面需要的特點(diǎn)出發(fā)，盡可能的具有較為廣泛的知識(shí)。這既是學(xué)習(xí)和掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)，也是進(jìn)行社會(huì)交往，更好地做好本職工作的需要。

3、提高服務(wù)能力，要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能理論知識(shí)，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在經(jīng)驗(yàn)中積累知識(shí)，能夠適應(yīng)新形勢、新任務(wù)。

4、提高服務(wù)能力，要有較好心理素質(zhì)。檔案工作是繁雜艱苦的工作和室內(nèi)工作性質(zhì)。要注意用適宜的方法增加運(yùn)動(dòng)，鍛煉身體。由于社會(huì)上存在對(duì)檔案工作的偏見，這就要求檔案人員要有正確的態(tài)度和健康的心理。

（作者單位：遷安市檔案館）