對科技計劃項目檔案管理工作的幾點思考

翟玉紅

科技計劃項目檔案是指科技計劃中安排的、由財政資金支持的科學(xué)技術(shù)研究開發(fā)活動，在其管理和實施全過程中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。就其形成領(lǐng)域而言可以分為科技計劃項目管理活動檔案和科技計劃項目研究開發(fā)活動檔案。前者是由科技計劃項目管理部門形成的，反映科技計劃項目立項、實施、驗收等科技管理工作內(nèi)容的檔案;后者是由科技計劃項目承擔(dān)單位在項目實施過程中形成的，反映科技計劃項目的研發(fā)過程、研究條件及資金運轉(zhuǎn)等內(nèi)容的檔案。

一、現(xiàn)狀

《河北省省級科技計劃項目管理辦法》規(guī)定，項目組織管理的主體包括省科技廳、項目歸口管理部門和項目承擔(dān)單位。其在科技計劃項目管理過程中形成的文件材料主要有河北省中長期科技發(fā)展規(guī)劃和年度科技計劃，科技計劃項目管理的規(guī)定和規(guī)范，年度項目指南，項目任務(wù)書，項目立項、調(diào)整、終止和撤銷工作形成的文件材料，項目驗收、績效評價、統(tǒng)計等資料。

從現(xiàn)有歸檔情況看，科技計劃項目管理檔案未列為單獨門類，是隨文書類檔案一同收集管理。目前歸檔的文件材料主要有三類：一是科技中長期發(fā)展規(guī)劃和年度計劃、科技計劃項目管理的辦法規(guī)定以及下達(dá)科技計劃項目、經(jīng)費的通知。鑒于其在科技管理工作中的重要性，經(jīng)辦處室、部門對這類文件材料的歸檔都較重視，歸檔率可達(dá)100%。二是承擔(dān)單位與省科技廳、歸口管理部門簽訂的科技計劃項目任務(wù)書。從2001年開始收集歸檔，現(xiàn)在每年的歸檔率已達(dá)99%以上。三是科技計劃項目立項評審過程和實施、管理過程的文件材料。由于《河北省省級科技計劃項目管理辦法》未對相應(yīng)產(chǎn)生的文件材料的收集歸檔做出規(guī)定，而檔案部門對該過程中形成的文件材料的內(nèi)容和數(shù)量都不掌握，所以目前這部分文件材料的歸檔處于被動接收狀態(tài)?？萍加媱濏椖抗芾聿块T交什么就存什么，交多少就存多少，歸檔率無從考證。

此外，科技計劃項目實行驗收結(jié)題制度，即項目必須通過驗收的方式結(jié)題。這個階段形成的文件材料目前主要散存于省科技廳各相關(guān)處室，未統(tǒng)一收集歸檔。

從科技計劃項目檔案利用情況看，查檔率呈逐年上升趨勢。一是省科技計劃項目管理部門日常工作中的查考利用;二是計劃項目主研人對項目立項通知及合同書、任務(wù)書的查閱利用。特別是近年來，人事部門在職稱評聘工作中要求申報人必須提供其承擔(dān)科技計劃項目的原始憑證材料，使這部分檔案的查閱利用越來越多;三是隨著國家和省有關(guān)部門對財政資金監(jiān)管力度的加大，財政科技資金的使用也受到社會各界的關(guān)注，有關(guān)部門加強了對科技計劃項目管理工作的各項檢查、審計，體現(xiàn)在科技計劃項目檔案的利用方面，對涉及計劃項目立項評審及實施管理過程檔案材料的查閱利用也日益增多。

二、問題

首先，科技計劃項目管理工作與其檔案工作脫節(jié)。目前，科技計劃項目管理工作已逐步建立起一整套相對完整、運行高效的制度體系和管理體系，無論是國家層面科技部出臺的科技計劃項目管理法規(guī)性文件，還是省級層面省科技廳印發(fā)的科技計劃項目管理的具體辦法和規(guī)定，都對科技計劃項目的立項和下達(dá)、對計劃進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督檢查和驗收等系列工作提出了明確的程序和要求。相比之下，科技計劃項目檔案工作的辦法、規(guī)定極少，而且多是對科技計劃項目承擔(dān)單位的檔案工作進(jìn)行規(guī)范，并沒有就科技管理部門在科技計劃項目管理過程中形成的檔案提出具體歸檔要求。

河北省近年制定的科技計劃管理文件中很少對科技計劃項目檔案提出具體歸檔要求，如2007年印發(fā)的《河北省重大技術(shù)創(chuàng)新項目管理暫行辦法》提出，河北省重大技術(shù)創(chuàng)新項目管理采取省科技廳和省財政廳、項目組織單位、項目承擔(dān)單位分級管理的方式。其中，僅對項目承擔(dān)單位提出“進(jìn)行檔案歸檔”的原則要求，對省科技廳和省財政廳、項目組織單位都沒有歸檔要求;2009年印發(fā)的《河北省科技支撐計劃項目驗收管理暫行辦法》、《河北省應(yīng)用基礎(chǔ)研究計劃重點基礎(chǔ)研究項目驗收管理暫行辦法》、《河北省科技基礎(chǔ)條件平臺建設(shè)項目驗收管理暫行辦法》、《河北省軟科學(xué)研究計劃項目驗收管理暫行辦法》和《河北省國際科技合作計劃項目驗收管理暫行辦法》中對歸檔只提出驗收證書及驗收會議全套資料的紙質(zhì)文件在省科技廳項目主管處（單位）留存一份歸檔，沒有具體歸檔范圍規(guī)定。而其他科技計劃管理文件則沒有對科技計劃項目檔案提出歸檔要求，如2012年印發(fā)的《河北省省級科技計劃項目管理辦法》、《河北省自然科學(xué)基金資助項目驗收管理辦法》沒有相應(yīng)的歸檔要求。

其次，檔案部門長期以來形成的檔案收集方式不能適應(yīng)新形勢下科技計劃項目管理工作的需要。長期以來，檔案部門進(jìn)行檔案收集的方式往往是被動接收，即業(yè)務(wù)部門交什么，檔案部門就收什么、存什么，缺乏主動參與意識?！犊茖W(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》提出：科研工作和建檔工作實行“四同步”管理，“下達(dá)計劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步;檢查計劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步;驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步;上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步?！薄秶铱萍贾卮髮ｍ棛n案管理規(guī)定》也提出“重大專項組織實施中的科研工作和建檔工作應(yīng)實行同步管理。在下達(dá)專項任務(wù)時，要同時提出科研文件材料的歸檔要求;在跟蹤檢查時，要同步檢查科研文件材料歸檔的情況;在評估驗收時，應(yīng)先進(jìn)行檔案的驗收，沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科研檔案材料，不予驗收。項目驗收后的相關(guān)檔案要及時移交至重大專項檔案管理平臺。”但在河北省科技計劃項目管理工作的各個階段，缺少對檔案的同步歸檔要求、檢查和監(jiān)督。在項目驗收中，更鮮有檔案專業(yè)人員進(jìn)行檔案專項驗收。結(jié)果是檔案人員不了解科技計劃項目內(nèi)容，不能及時掌握科技計劃項目管理中文件材料的形成情況，工作中又缺少具體、可操作的科技計劃項目檔案管理辦法和歸檔范圍，使得檔案人員在科技計劃項目檔案管理工作中缺乏主動參與的膽量與底氣。

第三，科技計劃項目管理檔案未完全實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理。對檔案實行“集中統(tǒng)一管理”是我國檔案工作的基本原則，也是多年來檔案工作行之有效的一個經(jīng)驗。集中管理檔案，不僅有利于檔案的日常保管與安全，也有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。如前所述，我省科技計劃項目驗收階段形成的文件材料，絕大部分散存于省科技廳各相關(guān)處室，由于種種原因沒有統(tǒng)一收集歸檔。這種情況顯然不符合檔案工作的有關(guān)規(guī)定。

與其他省市相比，科技計劃項目管理檔案工作還存在一定差距。北京市科委、天津市科委的科技計劃項目檔案都作為一個獨立門類進(jìn)行管理。如北京市科委早在2008年就制定印發(fā)了《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》，明確了北京市科技計劃項目檔案的管理部門、職責(zé)、要求及歸檔范圍和保管期限表，規(guī)范了科技計劃項目（課題）檔案工作。

三、對策

隨著科技創(chuàng)新作為國策，各級財政對科技的支持力度越來越大。對于投入了大量人力、物力、財力的科技計劃項目而言，其形成的檔案無論是科技計劃項目研發(fā)檔案還是管理檔案，都應(yīng)該收集歸檔。只有這樣才能客觀記錄和反映該項活動的全貌，才能對科技活動的后續(xù)跟進(jìn)和不斷發(fā)展發(fā)揮重要作用。2006年國家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，將科技計劃項目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗收等文件材料定為永久保管期限，也充分說明科技計劃項目管理檔案的重要性?？萍加媱濏椖抗芾頇n案工作作為服務(wù)于科技管理和決策的一項基礎(chǔ)條件，它不僅是檔案問題，也是科技計劃項目管理的一項重要內(nèi)容，是科技管理工作的重要組成部分。加強對科技計劃項目管理檔案的研究與開發(fā)工作，使其在經(jīng)濟(jì)、社會和科技發(fā)展中發(fā)揮越來越大的作用，應(yīng)該是河北省科技管理部門檔案工作的應(yīng)有之責(zé)。

1、制定科技計劃項目檔案管理工作的相關(guān)制度

針對省科技計劃項目管理中未對計劃項目檔案提出歸檔要求的現(xiàn)實，當(dāng)務(wù)之急，一是抓好國家有關(guān)規(guī)定的落實。如參照《國際科技重大專項檔案管理規(guī)定》，做好河北省科技重大專項檔案的收集、管理工作。二是根據(jù)《河北省省級科技計劃項目管理辦法》和河北省各類科技計劃項目驗收辦法，在學(xué)習(xí)和調(diào)研其他省市相關(guān)經(jīng)驗（如《北京市科技計劃項目檔案管理辦法》、《天津市科技計劃項目檔案管理實施方案》）的基礎(chǔ)上，制定出臺河北省科技計劃項目檔案管理的辦法或規(guī)定。

從國家和部分省市出臺的相關(guān)規(guī)定看，更多的是規(guī)定了科技計劃項目承擔(dān)單位在項目立項、實施、驗收各階段的歸檔要求。筆者認(rèn)為，我省在制定科技計劃項目檔案管理規(guī)定時，歸檔范圍既要明確計劃項目立項、實施、驗收各階段的歸檔要求，也要明確項目組織管理各主體（省科技廳、項目歸口管理部門和項目承擔(dān)單位）的歸檔要求，突出其可操作性。

2、建立職責(zé)明確的科技計劃項目檔案管理工作機(jī)制

科技計劃項目檔案管理工作是科技計劃項目管理工作的重要組成部分，貫穿于科技計劃項目管理的全過程，涉及到參與項目管理、實施的多主體，必須建立職責(zé)明確的計劃項目檔案管理工作機(jī)制。省科技廳計劃管理部門要把科技計劃項目檔案工作納入計劃項目管理工作體系，負(fù)責(zé)同省科技廳檔案部門一起制定有關(guān)管理辦法，并監(jiān)督檢查其執(zhí)行情況;項目管理部門和項目承擔(dān)單位負(fù)責(zé)科技計劃項目檔案的完整、準(zhǔn)確，并按規(guī)定向檔案部門移交;檔案部門要按照科技計劃項目檔案的歸檔范圍審查歸檔文件是否符合歸檔要求，保證歸檔文件的齊全完整，為科技計劃項目檔案的資源建設(shè)和開發(fā)利用打下堅實基礎(chǔ)。

3、明確科技計劃項目檔案的管理方式

如前所述，已歸檔的部分科技計劃項目檔案是隨文書類檔案一同收集管理，未列為單獨門類。筆者認(rèn)為，在確定今后科技計劃項目檔案管理方式時，可考慮保持該部分檔案歸檔范圍和管理方式的連續(xù)性，方便查詢利用。這樣做，也符合國家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。而目前散存于各經(jīng)辦處室的科技計劃項目驗收階段形成的文件材料，要按照規(guī)定統(tǒng)一收集歸檔，可作為一個新門類—科技計劃項目驗收檔案管理。

4、加強計劃項目檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)

《河北省省級科技計劃項目管理辦法》第十一條規(guī)定：省科技廳建立科技計劃管理系統(tǒng)，項目申請、任務(wù)書簽訂、執(zhí)行情況報告、績效評價、結(jié)題驗收等環(huán)節(jié)均通過管理系統(tǒng)在線填報、審核，實現(xiàn)項目全過程網(wǎng)絡(luò)信息化管理，提高管理效率和水平。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用越來越普遍。應(yīng)盡快激勵河北省科技計劃項目檔案信息系統(tǒng)，與河北省科技計劃管理信息系統(tǒng)對接，實現(xiàn)計劃項目檔案接收、利用等工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，建立檔案資源共享機(jī)制，充分發(fā)揮計劃項目檔案價值。

5、提高科技檔案工作人員的綜合素質(zhì)

科技檔案工作者在科技計劃項目檔案管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。隨著科技工作的不斷發(fā)展，大量的新知識、新信息不斷涌現(xiàn)并快速更新?？萍紮n案工作者必須加強學(xué)習(xí)，不僅要熟練掌握檔案專業(yè)知識，積極運用檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，還要了解科技計劃項目管理過程中文件材料的形成、積累情況，研究科技工作規(guī)律，努力提高自身綜合素質(zhì)，才能為科技工作發(fā)展提供有效服務(wù)。

（作者單位：河北省科技檔案館）