大連理工大學(xué)：面向服務(wù)對(duì)象的高校迎新系統(tǒng)

文/張巍 李降宇 郭曉明

大連理工大學(xué)：面向服務(wù)對(duì)象的高校迎新系統(tǒng)

文/張巍 李降宇 郭曉明

當(dāng)前，數(shù)字迎新已經(jīng)成為很多高校迎新工作的模式。采用數(shù)字迎新模式，可以為全體新生和學(xué)校各相關(guān)職能部門構(gòu)建多維交叉一體化的協(xié)同迎新業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和流動(dòng)，有效降低相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作協(xié)調(diào)時(shí)間，規(guī)避信息交換效率低及數(shù)據(jù)不一致等問題；學(xué)生信息提前采集，實(shí)現(xiàn)了新生報(bào)到信息和職能部門業(yè)務(wù)信息的交互透明，保證新生入學(xué)報(bào)到工作的高效和有序，提高學(xué)生和家長(zhǎng)的滿意度；同時(shí)，通過為校領(lǐng)導(dǎo)和各相關(guān)職能部門、輔導(dǎo)員提供實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的新生數(shù)據(jù)及報(bào)到情況查詢和統(tǒng)計(jì)，使迎新工作更加科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)。

需求分析

迎新系統(tǒng)涉及新生入學(xué)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括迎新前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、現(xiàn)場(chǎng)迎新環(huán)節(jié)辦理、迎新數(shù)據(jù)后續(xù)的統(tǒng)計(jì)等。迎新系統(tǒng)的用戶主要有全體新生、新生輔導(dǎo)員和相關(guān)職能部門三類用戶，各類用戶的需求各不相同，迎新系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須同時(shí)滿足三類用戶的需求。

新生的需求主要包括：了解學(xué)校的總體情況、入學(xué)注意事項(xiàng)、報(bào)到要求；獲得個(gè)人的學(xué)籍信息、住宿信息、班級(jí)信息、同行信息；部分業(yè)務(wù)提前辦理，如電子郵箱申請(qǐng)、綠色通道申請(qǐng)等。

新生輔導(dǎo)員的需求主要包括：新生的分班、分寢等；獲得新生的基本信息、學(xué)業(yè)信息、家庭信息、聯(lián)系方式、申請(qǐng)困難補(bǔ)助信息、報(bào)到和延期報(bào)到信息等；新生現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到情況的查詢和統(tǒng)計(jì)等。

學(xué)校相關(guān)職能部門的需求主要包括：新生的基本信息、住宿信息、接站信息、戶口遷移信息、黨團(tuán)關(guān)系信息、照片郵箱信息等。

圖1 掌上迎新

圖2 迎新準(zhǔn)備工作流程

建設(shè)內(nèi)容

大連理工大學(xué)迎新系統(tǒng)的建設(shè)要滿足學(xué)校三個(gè)校區(qū)各類用戶的需求，為新生提供方便、高效、一站式入學(xué)報(bào)到環(huán)境，為新生輔導(dǎo)員和各相關(guān)部門提供及時(shí)、準(zhǔn)確的新生個(gè)人信息和報(bào)到信息，提高學(xué)校各相關(guān)部門的工作效率。因此，我校迎新系統(tǒng)的建設(shè)由迎新網(wǎng)、迎新系統(tǒng)、“掌上迎新”三部分組成。

迎新網(wǎng)：學(xué)校介紹和迎新工作信息發(fā)布、新生信息采集和查詢的網(wǎng)站平臺(tái)。

迎新網(wǎng)是迎新系統(tǒng)的門戶網(wǎng)站，介紹學(xué)校的各類信息和發(fā)布迎新相關(guān)信息，同時(shí)為新生提供信息采集功能。

迎新系統(tǒng)：新生數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、數(shù)據(jù)共享及迎新各項(xiàng)工作查詢統(tǒng)計(jì)的管理信息系統(tǒng)。

迎新系統(tǒng)為新生輔導(dǎo)員和相關(guān)職能部門提供綜合、準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的新生信息，實(shí)現(xiàn)分班、分寢、統(tǒng)計(jì)、查詢等功能，實(shí)時(shí)反映新生報(bào)到情況。

“掌上迎新”：迎新系統(tǒng)的移動(dòng)端App。

“掌上迎新”包括ios、安卓?jī)蓚€(gè)版本，為新生提供基本信息、我的班級(jí)、我的寢室、迎新通知、報(bào)到地點(diǎn)、路線導(dǎo)航等信息的查詢；為新生輔導(dǎo)員提供學(xué)生基本信息、報(bào)到信息、綠色通道信息、接站信息的查詢等功能，如圖1所示。

圖3 迎新現(xiàn)場(chǎng)工作流程

業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

迎新前準(zhǔn)備工作

迎新前準(zhǔn)備工作包括新生數(shù)據(jù)準(zhǔn)備（新生數(shù)據(jù)導(dǎo)入、班級(jí)數(shù)據(jù)導(dǎo)入、宿舍房源信息導(dǎo)入、新生數(shù)據(jù)采集）、院系分班、院系分寢等，準(zhǔn)備工作的流程設(shè)計(jì)如圖2所示。

迎新現(xiàn)場(chǎng)工作

迎新現(xiàn)場(chǎng)的工作包括新生身份證掃描識(shí)別、新生一卡通發(fā)放、未交費(fèi)的學(xué)生現(xiàn)場(chǎng)交費(fèi)、綠色通道及報(bào)到率實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)等。學(xué)生報(bào)到采用身份證掃描，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別出學(xué)生相關(guān)的個(gè)人信息，對(duì)申請(qǐng)綠色通道的同學(xué)系統(tǒng)給予相關(guān)的提示信息，對(duì)沒有提前申請(qǐng)住宿的同學(xué)可以現(xiàn)場(chǎng)申請(qǐng)，快速辦理?，F(xiàn)場(chǎng)工作的流程設(shè)計(jì)如圖3所示。

迎新后期數(shù)據(jù)共享及統(tǒng)計(jì)分析工作

由于新生的數(shù)據(jù)會(huì)被多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)所使用，需要與校級(jí)公共數(shù)據(jù)庫交換，需要與研究生院、招生就業(yè)處、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、學(xué)生處、后勤處、網(wǎng)絡(luò)與信息化中心、保衛(wèi)處及各院系共享新生數(shù)據(jù)信息，所以迎新的后期數(shù)據(jù)共享和新生數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工作顯得尤為重要。新生數(shù)據(jù)迎新后續(xù)工作的流程設(shè)計(jì)如圖4所示。

功能設(shè)計(jì)

迎新網(wǎng)：主要包括信息服務(wù)和新生數(shù)據(jù)采集

信息服務(wù)包括走進(jìn)大工、學(xué)在大工、入學(xué)攻略、學(xué)生組織、數(shù)字校園、綠色通道、盤錦校區(qū)信息等介紹欄目；相關(guān)業(yè)務(wù)部門發(fā)布的迎新工作通知公告等。

新生數(shù)據(jù)采集包括我的信息、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、照片上傳、綠色通道、戶口遷移、黨關(guān)系遷移、注冊(cè)郵箱、“掌上迎新”安裝、延期報(bào)到申請(qǐng)、我的班級(jí)、我的寢室、結(jié)伴同行、院系通知等功能。

圖4 迎新數(shù)據(jù)共享工作流程

圖5 實(shí)時(shí)報(bào)到率展示

為保證新生數(shù)據(jù)采集質(zhì)量，系統(tǒng)在數(shù)據(jù)采集模塊設(shè)計(jì)上做了邏輯判斷限制，只有在新生完整填寫所有必填信息，才可以查看寢室同學(xué)信息、班級(jí)同學(xué)信息。

由于招生信息中的新生照片規(guī)格、樣式和分辨率不一，無法用在學(xué)校公共數(shù)據(jù)庫和制作校園一卡通，因此新生需在系統(tǒng)中上傳統(tǒng)一規(guī)格的標(biāo)準(zhǔn)照，學(xué)校提前制作校園卡后,在新生報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放，避免了新生報(bào)到時(shí)采用臨時(shí)卡過渡，報(bào)到后學(xué)校統(tǒng)一組織拍照、制作正式卡的問題。

此外，系統(tǒng)還設(shè)計(jì)了“結(jié)伴同行”的功能，新生只要選擇希望結(jié)伴同行，就可以查詢到與自己同一地點(diǎn)出發(fā)的新生的信息，聯(lián)系結(jié)伴一起報(bào)到。

迎新系統(tǒng)：主要包括迎新前準(zhǔn)備、迎新現(xiàn)場(chǎng)管理和迎新后續(xù)管理

主要涉及功能包括新生數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、分班管理、分寢管理、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)及后續(xù)管理、迎新工作進(jìn)程管理、信息查詢、學(xué)生名冊(cè)打印、統(tǒng)計(jì)分析、系統(tǒng)管理等，其特色應(yīng)用如下：

1.分班管理

圖6 新生輔導(dǎo)員“掌上迎新”

分班管理涵蓋班級(jí)名稱管理、班級(jí)權(quán)限分配、自動(dòng)分班、調(diào)班管理、班長(zhǎng)分配等功能。系統(tǒng)的自動(dòng)分班功能，新生輔導(dǎo)員可按照性別、戶口及其他條件進(jìn)行設(shè)定，系統(tǒng)按照要求優(yōu)先級(jí)進(jìn)行自動(dòng)分班，同時(shí)，可針對(duì)個(gè)別學(xué)生進(jìn)行手動(dòng)調(diào)班，系統(tǒng)將按設(shè)定的條件判斷并提示調(diào)整是否合理。

2.分寢管理

分寢管理涵蓋房源管理、特殊分寢、自動(dòng)分寢、手動(dòng)分親、調(diào)寢管理、寢室信息發(fā)布、報(bào)到后申請(qǐng)住校管理等功能。系統(tǒng)的自動(dòng)分寢功能，輔導(dǎo)員可按照省份、戶口等其他條件進(jìn)行設(shè)定，系統(tǒng)按照要求優(yōu)先級(jí)進(jìn)行自動(dòng)分寢，并可針對(duì)個(gè)別學(xué)生進(jìn)行手動(dòng)調(diào)寢。此外，系統(tǒng)提供了床位預(yù)先分配和預(yù)先鎖定功能，保證指定學(xué)生住在指定床位。

3.信息查詢

信息查詢涵蓋基本信息、分班情況、住宿情況、戶口遷移、組織關(guān)系、綠色通道、照片郵箱、接站信息、未報(bào)到學(xué)生、未上傳信息、延期報(bào)到等查詢功能。系統(tǒng)可準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)新生到站信息，便于有針對(duì)性地安排接站車輛；系統(tǒng)還提供名冊(cè)打印功能，新生輔導(dǎo)員可自定義打印所需信息的新生名冊(cè)，供迎新現(xiàn)場(chǎng)及后期使用。

4.統(tǒng)計(jì)分析

統(tǒng)計(jì)分析涵蓋報(bào)到情況、身體情況、綠色通道、接站信息、生源信息、黨員信息、照片郵箱統(tǒng)計(jì)等功能，主要為各業(yè)務(wù)部門掌握新生數(shù)據(jù)采集情況和相關(guān)信息，根據(jù)新生實(shí)際情況提前做好迎新準(zhǔn)備工作，如圖5所示。

5.數(shù)據(jù)共享

新生報(bào)到后，其個(gè)人基本信息、家庭信息、班級(jí)、住宿信息、照片郵箱、黨團(tuán)關(guān)系等信息將直接交換到校級(jí)公共數(shù)據(jù)庫中，并與教務(wù)系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)、住宿管理系統(tǒng)、黨員信息系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)等進(jìn)行數(shù)據(jù)同步，相關(guān)業(yè)務(wù)部門無需再次進(jìn)行數(shù)據(jù)處理；對(duì)于新生入學(xué)階段業(yè)務(wù)部門所需的如家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生、戶口遷移、新生軍訓(xùn)服裝尺寸等信息，業(yè)務(wù)部門可以直接在系統(tǒng)中下載使用。

“掌上迎新”：基于移動(dòng)設(shè)備的App應(yīng)用

“掌上迎新”是基于移動(dòng)校園“i大工”平臺(tái)的掌上應(yīng)用，為新生提供個(gè)人信息、輔導(dǎo)員、班級(jí)同學(xué)、寢室同學(xué)、迎新工作安排等信息查詢以及迎新地點(diǎn)導(dǎo)航等相關(guān)功能，極大方便了新生的報(bào)到工作，如圖6所示。

迎新系統(tǒng)是大連理工大學(xué)信息化建設(shè)的一個(gè)重要應(yīng)用，于2014年的迎新工作中啟用，為迎新工作帶來了耳目一新的感覺，提高了各職能部門的工作效率，規(guī)范和簡(jiǎn)化了迎新報(bào)到流程，得到了各方的認(rèn)可。

（作者單位為大連理工大學(xué)網(wǎng)絡(luò)與信息化中心）