新時期電子檔案管理的實踐應用探析

吳寧寧

山東省濱州市無棣縣人力資源社會保障信息中心 251900

新時期電子檔案管理的實踐應用探析

吳寧寧

山東省濱州市無棣縣人力資源社會保障信息中心 251900

電子檔案憑借其共享性、快捷性以及高密度性等特點，成為了新時期檔案管理的主要內容和重要形式，故而充分細致地了解電子檔案的特點，對于做好電子檔案管理工作，具有十分重要的意義。鑒于此，本文從探討新時期電子檔案管理的重要意義入手，對其間所產(chǎn)生的問題進行全面分析，最后提出相應的實踐方法，以期為電子檔案管理改革提供參考借鑒。

電子檔案管理；信息化建設；管理體系構建

為適應社會發(fā)展的需要，建立健全信息化電子檔案管理體系十分必要。就檔案管理工作者而言，一方面需要更新電子檔案的管理策略，以現(xiàn)代化、電子化的管理方法保證其信息化、網(wǎng)絡化的實現(xiàn)；另一方面需要保證電子檔案在不同領域應用效益的提升，以順應時代發(fā)展的全新趨勢。

一、新時期電子檔案管理的重要意義

首先，傳統(tǒng)的檔案管理需要投入大量的人力、物力以及財力去完成，且極易造成檔案文件的損壞，電子檔案則在極大程度上避免了這種現(xiàn)象的出現(xiàn)。利用網(wǎng)絡以及計算機技術進行檔案管理，不僅能夠提高資料歸檔的質量，還能大大提高檔案檢索速度，從而既降低了管理人員的工作強度，又從根本上提升了檔案管理的效率，并有效地節(jié)省了財力、物力以及人力等方面的投資。

其次，電子檔案實現(xiàn)了資料由實物向信息轉化的過程，為讀者及用戶能夠更加快捷方便地使用資料提供了可能性。資源使用率及用戶滿意度的提高，意味著檔案管理工作服務質量的全面提升。

最后，有別于傳統(tǒng)檔案管理只能保存紙質文字資料，電子檔案突破了載體的限制，在原始文字資料的基礎上，還能收集管理視頻圖像等影音文件，滿足了新時期人們對于多媒體資源的需求，更加符合當今社會對于檔案利用多元化的特征。

二、新時期電子檔案管理的問題分析

首先，對電子檔案的認知與利用存在著三種誤區(qū)——習慣性地將紙質材料視作檔案的載體要求，而對電子文件僅僅將其視作副本或者一般資料來進行保管；過度依賴計算機，忽視對電子文件的備份與保存工作，導致常因設備故障而丟失重要的電子文檔；打印所有的電子文檔，浪費資源的同時又使文檔管理回歸低效原點。

其次，電子檔案的信息可讀性受到科技發(fā)展因素的制約。這是電子檔案管理工作所遇到的較為突出的問題之一，一些電子資源的儲存載體（磁盤、光盤等）外秒看起來保存完好，但是其內由于加密、軟件升級、硬件設施進化和編碼方式變化等原因，常出現(xiàn)信息不可讀取的問題。而且隨著信息技術的不斷推陳出新，新編碼技術對舊編碼技術的不斷替代，電子計算機外部運行環(huán)境與內部電子文件編碼方式間的矛盾越來越突出，電子檔案信息可讀性的制約也越來越強勁。

最后，電子檔案的“原始性”難以界定和保持。檔案的原始性是保證其在法律上具有憑證作用的關鍵，然而電子文件具有的“載體與信息相互分離”的特點，導致一些信息極容易被更改而且難以被發(fā)現(xiàn)。鑒于此，電子檔案的“原始性”就無法采取和紙質文件一樣的判斷標準來執(zhí)行。

三、新時期電子檔案管理的實踐應用

（一）強化信息化管理意識

在電子檔案出現(xiàn)和真正普及大眾之前，人們所使用的一直都是最為傳統(tǒng)的紙質檔案，電子檔案作為信息化發(fā)展進程中順勢而生的產(chǎn)物，人們對其仍存在認知上的不足。鑒于此，在電子檔案已經(jīng)成為檔案管理新形式的潮流趨勢下，社會各界必須改變原有的檔案管理意識和方法，以適應新時期信息化的發(fā)展需求。

首先，領導層面要致力于管理模式的創(chuàng)新，讓數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案管理理念深入人心，通過構建相關管理模式以及信息化管理系統(tǒng)，在潛移默化中促進人們信息化管理意識的加強。

其次，檔案管理部門在思想意識層面要加大重視力度，不斷強化與電子檔案管理工作相關人員的思想觀念，使他們在意識到工作重要性的同時，能夠在對外層面上爭取到對檔案信息化管理工作方面更多的投人，以促進相關管理內容的高效進行。

最后，新時期所有行業(yè)的工作人員都應當注意不斷更新自身對于電子檔案管理事業(yè)的觀念，加大對電子檔案的開發(fā)利用的宣傳力度，提高不同領域人們對于電子檔案的認識和使用程度。

（二）完善信息化管理體系

新時期電子檔案的管理實踐與應用，需要各行業(yè)結合自身的業(yè)務特點，制定出適于自身發(fā)展與要求的信息化管理體系，并在實現(xiàn)合理、科學、高效與實際的目標的過程中不斷豐富與完善。同時該體系在制定的過程中，應當對有關對電子檔案管理的部分進行合理的細化，并采取必要手段提高相關業(yè)務流程中工作人員的熟悉度以及規(guī)范性。另外，安全性也是電子檔案信息化管理體系的重要核心，尤其是需要注重來自網(wǎng)絡安全的防范，以保障各類電子檔案的完整性和安全性。

（三）加強信息化人才建設

加強信息化人才建設，需要注重對電子檔案管理人員素質（檔案管理水平等）的培養(yǎng)，以及對相關的工作人員進行業(yè)務（計算機業(yè)務水平等）的培訓。電子檔案管理工作者不僅需要掌握圖文排版處理、多媒體文件信息處理以及各類文件、郵件收發(fā)等較為基本的計算機操作技術，還需要掌握必要的電子文件歸檔方法以便在進行電子檔案歸檔過程中順利完成身份識別、權限控制等技術要求的設定。

綜上所述，新時期電子檔案管理工作具有非常強的復雜性。在保管方面，應當注意避免對計算機過度依賴，從而使電子檔案在進行計算機硬件更新或者出現(xiàn)儲存媒介損壞時，避免發(fā)生文件丟失的情況；在利用方面，檔案管理人員要切實做好安全管理工作，保證電子檔案在使用過程中的安全性（避免發(fā)生數(shù)據(jù)外泄這種情況）；在鑒定與審核方面，檔案管理人員務必要小心謹慎，通過對電子檔案保管期限進行嚴密審核，來維護其真實和有效性。只有這樣，電子檔案管理工作才有可能適應新時期科技以及社會發(fā)展的需求，為我國各企事業(yè)單位檔案管理工作提供便捷、高效的服務。

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