淺談企業(yè)檔案鑒定工作

■文/厚建玲

淺談企業(yè)檔案鑒定工作

■文/厚建玲

摘要檔案是一個單位開展各項工作的歷史記載，它既是歷史的見證,又能為現(xiàn)實和將來服務(wù)。檔案鑒定是檔案工作的一個中間環(huán)節(jié)，是檔案具有生命價值的決定環(huán)節(jié)。做好檔案鑒定工作，對于開發(fā)檔案信息資源,更好地利用檔案,具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞企業(yè)檔案鑒定

一、提高企業(yè)檔案鑒定工作的認(rèn)識

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資管理、勞動人事、教育衛(wèi)生和黨政工團工作等方面的檔案。企業(yè)檔案的鑒定，要嚴(yán)格按照國家檔案局頒布的《企業(yè)檔案管理辦法》組織實施。其工作內(nèi)容有以下兩方面：一是確定應(yīng)保存的檔案及其保管期限。這項工作是在檔案形成前期進行的。先由各職能部門在檔案部門的協(xié)調(diào)下，對應(yīng)歸檔材料進行鑒定，確定其完整性、準(zhǔn)確性和保存價值，然后按價值大小確定其保管期限。二是通過對檔案的定期核查，確定失去保存價值的檔案，予以銷毀。它包括對已過保管期限的檔案材料進行價值審查；對部分檔案材料重新確定其保管期限和進行密級調(diào)整；對已失去保存價值的檔案材料，通過一定程序后予以銷毀。

企業(yè)檔案是某一歷史階段的產(chǎn)物，判定其是否具有保存價值，必須結(jié)合當(dāng)時的歷史背景，分析檔案的內(nèi)容和形式。動態(tài)地、發(fā)展地進行檔案鑒定工作特別重要。

檔案鑒定主要指檔案價值的鑒定。檔案鑒定工作的開展是檔案的價值差異和不斷增加的檔案數(shù)量決定的。它的作用在于：（1）便于保管。通過鑒定，對有保存價值的檔案，給予良好的安全保管條件，盡可能延長其壽命；對失去保存價值的檔案盡可能及時剔除銷毀，騰出有限空間；（2）便于利用。鑒定可以去其糟粕，留其精華，便于利用時按照使用者的需求，充分發(fā)揮檔案的使用價值；（3）便于應(yīng)付突發(fā)事變。通過鑒定，區(qū)分了主次，若遇突然事變，能及時、迅速地將重要檔案搶救和轉(zhuǎn)移。

二、企業(yè)檔案普遍存在的問題

檔案價值的鑒定需要站在歷史的、宏觀的、發(fā)展的高度來看待鑒定的問題。雖然有法律、法規(guī)對檔案鑒定工作進行了規(guī)范，鑒定的內(nèi)容和鑒定程序也較為明確，但總的來說，在檔案鑒定工作中，主要存在以下矛盾和問題。

一是在歸檔鑒定時傾向于“多而全”。行政事務(wù)性檔案多，業(yè)務(wù)性檔案少。在確定保管期限時，出現(xiàn)“寧長勿短”現(xiàn)象。二是對到期檔案存在“鑒而不銷，怕負(fù)責(zé)任”，混淆鑒與銷的關(guān)系，總認(rèn)為“多比少好，留著有用”。存留的檔案，紙質(zhì)文件多，電子檔案少，且紙質(zhì)版與電子版存在不相稱的問題。三是檔案鑒定工作存在宏觀指導(dǎo)多，微觀操作規(guī)范少。鑒定的結(jié)果取決于檔案鑒定工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作能力。一份檔案，不同的人員去鑒定，就有幾種不同的價值取向，即使同一個人在不同時期、不同背景下鑒定同一份檔案，其結(jié)果也不盡相同。所以企業(yè)檔案鑒定工作要有切實可行的檔案鑒定操作規(guī)程。四是前些年在企業(yè)開展的檔案工作達標(biāo)升級活動中，許多檔案人員曾經(jīng)是以豐富庫藏，檔案數(shù)量多多益善為追求的目標(biāo)，忽略了庫藏檔案的內(nèi)在質(zhì)量與價值因素，增加了檔案鑒定的工作量和工作難度。

三、企業(yè)檔案鑒定應(yīng)遵循的原則

檔案鑒定工作是按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，甄別和判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案并加以銷毀，使保存的檔案達到精練的一項工作。檔案鑒定的原則須堅持以下三個點：一是全面的觀點。分析判定企業(yè)檔案的保管價值，要從國家的利益出發(fā)，從政治經(jīng)濟科學(xué)文化等方面分析企業(yè)檔案的現(xiàn)實作用與長遠(yuǎn)利益。二是歷史的觀點。企業(yè)檔案是生產(chǎn)經(jīng)營管理的記錄，也是企業(yè)歷史發(fā)展的記錄。對具有歷史檔案性質(zhì)的企業(yè)檔案，我們必須用歷史的觀點準(zhǔn)確地判斷其保存價值。三是發(fā)展的觀點。隨著社會的不斷進步，企業(yè)也會不斷地發(fā)展變化，其產(chǎn)生的檔案價值也會隨之發(fā)生變化。有些檔案現(xiàn)在看來價值平平，若干年后也許會成為無價之寶。在企業(yè)檔案鑒定工作中要堅持應(yīng)用唯物辯證法中的聯(lián)系與發(fā)展的觀點。企業(yè)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)同企業(yè)的各項工作一樣在理論上、方法上做到“與時俱進”，不斷發(fā)展。

四、企業(yè)檔案鑒定的具體做法

首先由企業(yè)檔案管理部門根據(jù)企業(yè)各門類檔案到期的情況，確定需要鑒定的檔案的范圍。對每個年度需要鑒定的檔案，要逐卷、逐件列表清點造冊，做到摸清家底，明確范圍和工作量。企業(yè)管理者要保證人員、資金等方面到位。其次，建立專門的檔案鑒定權(quán)威機構(gòu)。成立由企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)牽頭、各部門負(fù)責(zé)人參加的檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)。由各部門選派的檔案鑒定人員組成檔案鑒定工作小組，具體實施。第三，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及企業(yè)檔案管理辦法中有關(guān)檔案鑒定的要求，培訓(xùn)、選拔人員，使鑒定人員能夠以較寬的專業(yè)知識、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，在鑒定檔案時，把那些真正有保存價值的檔案順利保存下來。第四，檔案鑒定、銷毀工作完成后，寫出本次檔案鑒定工作報告，向檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組及上級檔案主管部門報備。檔案鑒定工作從始至終形成的文件應(yīng)作為永久檔案加以保存。第五，認(rèn)真做好保密工作。在嚴(yán)格做好保密工作的同時，根據(jù)本單位的工作特點，切實完善各項保密措施，堵塞各個環(huán)節(jié)的泄密漏洞，嚴(yán)防失泄密現(xiàn)象發(fā)生。檔案是一種重要的社會信息資源，不但要重視其載體的保管和保護，更要重視其所含信息的開發(fā)利用，來實現(xiàn)信息資源共享。

綜上所述，企業(yè)只要正確地認(rèn)識檔案鑒定工作的目的、意義、作用及其原則，真正從思想上重視檔案鑒定工作，從檔案鑒定制度上、工作計劃上確保落實，努力克服檔案鑒定工作中存在的難點，逐步摸索出一套完整有效的檔案鑒定工作程序與方法，就能保證檔案鑒定工作健康有序地開展起來，從而促進企業(yè)檔案管理工作朝氣蓬勃地向前發(fā)展，使檔案工作更加適合現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需求。

參考文獻：

[1]奚瑾.企業(yè)檔案鑒定工作的實踐與思考[J].上海檔案，2010(11).

（作者單位：中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司塔城地區(qū)分公司）