在創(chuàng)新中提升檔案管理水平

王娉婷，陳 雯

（1.恩施州計(jì)量檢定測(cè)試所，湖北 恩施445000；2.中國(guó)長(zhǎng)江航運(yùn)（集團(tuán)）總公司，湖北 武漢430021）

1 檔案管理的價(jià)值分析

所謂的檔案就是指單位在發(fā)展的過(guò)程之中所形成的具有一定價(jià)值的圖表與文字記錄等，這些檔案對(duì)單位發(fā)展各階段的重要細(xì)節(jié)予以記錄。在工作過(guò)程之中，檔案管理是由專業(yè)性人才進(jìn)行的，而且管理主要應(yīng)用的是分類管理的方式，科學(xué)的檔案管理能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作者后期的查詢工作提供便利。檔案之中記錄的各種信息能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展提供有用的信息，從而為單位科學(xué)發(fā)展模式的選擇提供便利，而且有效避免單位在發(fā)展過(guò)程之中走過(guò)多的彎路，能夠?yàn)閱挝话l(fā)展提供重要的理論指導(dǎo)。具體而言，檔案管理的價(jià)值主要體現(xiàn)在下面幾個(gè)方面，分別是：①科學(xué)的檔案管理能夠?yàn)閱挝豢茖W(xué)的發(fā)展提供重要的促進(jìn)作用，其能夠激勵(lì)單位朝著健康的方向發(fā)展；②檔案是單位文化凝聚的重要產(chǎn)物，其是單位文化的重要表現(xiàn)，科學(xué)的檔案管理可以使得單位經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益實(shí)現(xiàn)良好的匹配；③科學(xué)的檔案管理可以使得檔案為單位的發(fā)展提供重要的指導(dǎo)，使得單位的發(fā)展更加時(shí)代化與科學(xué)化。

2 檔案管理模式現(xiàn)狀

2.1 檔案管理制度不完善

當(dāng)前我國(guó)檔案管理制度仍然不夠完善，這主要表現(xiàn)為：歸檔范圍不明確、歸檔責(zé)任人不明確以及檔案整理較為籠統(tǒng)等，這些都反映了檔案管理水平較為落后的情況。若在不變更人員職位的情況下，不會(huì)出現(xiàn)太大的問(wèn)題，但是若稍加變動(dòng)，就會(huì)出現(xiàn)檔案不規(guī)則、不連續(xù)管理狀態(tài)，從而影響到檔案的查找等。除此之外，因?yàn)樽罱鼛啄陙?lái)全球經(jīng)濟(jì)不斷下滑，在許多單位之中存在著人員精簡(jiǎn)情況，因?yàn)闄n案管理工作者較少，因此檔案管理任務(wù)較為繁重。檔案管理工作具有許多的環(huán)節(jié)，如果想要提高檔案管理的水平，一定要重視各個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作，不但應(yīng)該提高管理設(shè)備的質(zhì)量水平，而且應(yīng)該重視從業(yè)人員素質(zhì)水平的提高，提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，這些都應(yīng)該在管理制度上予以不斷地完善。

2.2 科技信息迅速發(fā)展和檔案管理單一化不匹配

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高新技術(shù)也得以廣泛地應(yīng)用，這使得單位朝著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及自動(dòng)化方向發(fā)展，通過(guò)信息技術(shù)能夠使得檔案管理工作變得更為簡(jiǎn)潔，把檔案資源整合到自動(dòng)化管理系統(tǒng)之后，就可以使得檔案無(wú)縫連接得以實(shí)現(xiàn)，而且能夠?qū)Ω鞣N檔案進(jìn)行保存并且為隨時(shí)利用提供便利。因?yàn)楫?dāng)前檔案管理的思想較為落后，高新技術(shù)并未在檔案管理工作之中得以充分利用，在企業(yè)之中檔案管理自動(dòng)化應(yīng)用空間仍然較為狹小，這在一定程度上阻礙了檔案管理工作的開展。

2.3 檔案管理不規(guī)范、不科學(xué)

通過(guò)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，在很多單位的檔案室之中存在一些檔案標(biāo)號(hào)不科學(xué)、不規(guī)范的情況，部分檔案缺乏卷內(nèi)目錄，存在檔案混亂等問(wèn)題，這些問(wèn)題使得在相關(guān)檔案查閱時(shí)非常困難。

2.4 檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)不但要求相關(guān)設(shè)備現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，而且要求管理工作人員具有較高的素質(zhì)，較為先進(jìn)的知識(shí)，可以為新設(shè)備的應(yīng)用與維護(hù)工作提供保證。但是當(dāng)前我國(guó)許多檔案管理工作人員還單單從事文件的歸檔、收發(fā)以及查找工作。仍然不夠了解現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)，在現(xiàn)代化設(shè)備應(yīng)用方面，可以熟練掌握應(yīng)用技能的管理人員非常少，現(xiàn)代檔案管理對(duì)工作人員的素質(zhì)水平具有較高的要求，如果檔案管理人員不參加后期培訓(xùn)，必然會(huì)影響到單位檔案管理水平的不斷提高。

2.5 檔案管理效率低下

檔案管理的基本要求就是檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。當(dāng)前檔案管理工作之中普遍存在著一些問(wèn)題，比如說(shuō)：大量卷宗的質(zhì)量較低，而且搜索的工具不夠完善。部分檔案整理與國(guó)家檔案局標(biāo)準(zhǔn)要求不符。在檢索文件上，一些單位仍然采用手工檢索的方法，機(jī)械化比例較小。因?yàn)槲募z索需要較高的精度，人工操作難以滿足文件檢索的精度要求。

3 創(chuàng)新模式下，提升檔案管理水平的措施

3.1 觀念創(chuàng)新，使檔案在服務(wù)中充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益

（1）要將檔案管理工作與應(yīng)用工作做好，首先應(yīng)該了解檔案。檔案管理工作者應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念，不可以單單坐在辦公室里等，而應(yīng)該主動(dòng)請(qǐng)教一些技術(shù)工作者，深入到基層單位之中，了解生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工藝的具體流程，搞懂技術(shù)檔案的具體內(nèi)涵，從而為檔案管理工作的開展提供保證。

（2）應(yīng)該樹立檔案是資產(chǎn)的觀念。檔案是單位工作人員經(jīng)營(yíng)實(shí)踐活動(dòng)的重要結(jié)晶以及重要的智慧積累，其記錄著單位真實(shí)的發(fā)展歷程，因此其是單位的重要資產(chǎn)，一定要樹立這一觀念，從而將檔案管理工作切實(shí)做好。

（3）應(yīng)該樹立檔案是單位獨(dú)有的知識(shí)與信息的觀念。在信息時(shí)代的社會(huì)中，檔案是單位發(fā)展的原始記錄，其記錄著單位所有的重要信息，這方面的檔案是單位的獨(dú)有知識(shí)。若不將這些檔案資料給管理好，在信息化的社會(huì)中必然會(huì)給單位發(fā)展造成一定的安全隱患。

（4）應(yīng)該樹立檔案具有實(shí)用效益的觀念。檔案具有重要的實(shí)用效益，其是在各生產(chǎn)要求配合之下產(chǎn)生的，并且得以不斷地完善。檔案的使用價(jià)值能夠在利用中得以充分的發(fā)揮。

3.2 體制創(chuàng)新，推動(dòng)檔案工作與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)

（1）體制創(chuàng)新的核心是精簡(jiǎn)：檔案工作一定要與單位需求相適應(yīng)，檔案管理方法的創(chuàng)新一定要遵循單位的實(shí)際情況。不斷對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，將過(guò)去簡(jiǎn)單的檔案室管理變成統(tǒng)一的“單位檔案信息中心”，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)開展聯(lián)網(wǎng)操作，進(jìn)而使得各信息資源的共享與運(yùn)用得以實(shí)現(xiàn)。這樣能夠使得單位管理工作具有更高的靈活性與自主性。

（2）體制創(chuàng)新的重點(diǎn)是高效：?jiǎn)挝桓鞣N改造工作的開展主要是為了與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)，從而創(chuàng)造出更大的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。檔案管理體制也應(yīng)該隨單位管理機(jī)制的變化而不斷創(chuàng)新，從而與單位發(fā)展相適應(yīng)。應(yīng)該從過(guò)去單純檔案資料管理體制不斷向科技、信息、情報(bào)以及檔案一體化管理體制轉(zhuǎn)變。

（3）從單位實(shí)際出發(fā)：檔案管理工作的開展離不開檔案工作人員的努力與制度、規(guī)范的完善。應(yīng)該將較為系統(tǒng)的檔案管理制度給制定出來(lái)，不斷明確檔案管理工作的目標(biāo)與任務(wù)以及工作人員的責(zé)任與義務(wù)，采取各種方法來(lái)調(diào)動(dòng)起工作人員的積極性與主動(dòng)性。通過(guò)制度來(lái)對(duì)檔案管理工作予以有效規(guī)范。

3.3 管理創(chuàng)新，不斷提升檔案管理工作

（1）檔案管理工作應(yīng)該隨著單位的發(fā)展而不斷發(fā)展，檔案管理工作的規(guī)范化應(yīng)該要求工作人員檔案意識(shí)與知識(shí)的不斷提高，在檔案管理工作中應(yīng)該堅(jiān)持根據(jù)法律開展，從而有效保證檔案的統(tǒng)一管理，確保檔案的科學(xué)化。

（2）隨著自動(dòng)化技術(shù)的不斷發(fā)展，必然會(huì)推動(dòng)辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，單位各崗位都可以形成電子文檔，這要求各員工應(yīng)該懂得文字歸檔與處理的程序，應(yīng)該充分了解電子文檔與紙質(zhì)文檔歸檔的關(guān)系，了解各檔案管理崗位之上的責(zé)任。在計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用之后，檔案運(yùn)用的廣泛性體現(xiàn)于單位各部門共享檔案資源。這就要求檔案管理部門應(yīng)該發(fā)揮信息中心的重要作用，通過(guò)管理制度的不斷創(chuàng)新更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的正常展開。

（3）檔案工作不但是企業(yè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，同時(shí)也是國(guó)家檔案的重要組成。為了對(duì)檔案管理工作不斷規(guī)范，一定要增強(qiáng)自身基礎(chǔ)的建設(shè)，不斷開發(fā)檔案信息資源，使得檔案管理水平得以有效提高。

3.4 服務(wù)創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)

信息服務(wù)重視主動(dòng)服務(wù)，檔案部門應(yīng)該對(duì)信息的來(lái)源、共享要求等予以高度的重視，應(yīng)該經(jīng)常想方設(shè)法去收集有用的信息，調(diào)查系統(tǒng)用戶潛在的各種需求，從而針對(duì)性的開展策劃與設(shè)計(jì)工作，將不同層次服務(wù)形式、內(nèi)容以及范圍等給設(shè)計(jì)出來(lái)，有計(jì)劃的開展信息資源的加工工作，并將其轉(zhuǎn)變成信息產(chǎn)品，提供更好的服務(wù)。在信息服務(wù)的方式之上，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)。

（1）對(duì)用戶利用信息的需求予以充分的考慮，為用戶提供利用信息的重要平臺(tái)；

（2）在充分調(diào)查信息需求的基礎(chǔ)之上，將信息的收集與加工等工作給做好，并且通過(guò)先進(jìn)技術(shù)將專題信息制為光盤，從而形成信息產(chǎn)品，從單位各有關(guān)部門提供信息服務(wù)；

（3）為那些具有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶，提供一些跨越時(shí)間與空間界限的信息服務(wù)。

3.5 做好檔案編研工作

檔案編研工作有助于有效提升單位檔案管理水平，做好檔案編研工作應(yīng)該做到：

（1）增強(qiáng)員工的學(xué)習(xí)與實(shí)踐，不斷提高編研工作者的素質(zhì)水平；

（2）應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，使得檔案編研工作的現(xiàn)代化水平得以不斷提高；

（3）增強(qiáng)檔案的收集與整理，切實(shí)保證編研信息的完整性與科學(xué)性；

（4）依托檔案，不斷拓寬單位發(fā)展渠道，擴(kuò)大單位檔案編研素質(zhì)的來(lái)源；

（5）部門之間相互配合，進(jìn)行優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，從而不斷增強(qiáng)單位檔案編研工作的合力；

（6）建立相應(yīng)的規(guī)章制度，獎(jiǎng)罰分明，從而有效確保檔案編研工作的開展。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是單位管理之中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，將檔案管理工作做好對(duì)于推動(dòng)單位發(fā)展具有非常重要的作用，當(dāng)前檔案管理工作中仍然存在一些問(wèn)題，采取創(chuàng)新方法推動(dòng)檔案管理水平的提高，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

［1］江培娟.創(chuàng)新中提升企業(yè)檔案管理水平［J］.管理學(xué)家，2013（19）：646～647.

［2］米 平.創(chuàng)新管理模式提升檔案管理水平［J］.卷宗，2013（7）：6～7.

［3］常新榮.在創(chuàng)新中提升企業(yè)檔案管理水平［J］.檔案天地，2010（6）：53～54.