淺析辦公室系統(tǒng)的行政協(xié)調(diào)功能

文/中國水產(chǎn)科學(xué)研究院南海水產(chǎn)研究所 馬燕芹

淺析辦公室系統(tǒng)的行政協(xié)調(diào)功能

文/中國水產(chǎn)科學(xué)研究院南海水產(chǎn)研究所 馬燕芹

本文分析了辦公室在單位里的協(xié)調(diào)職能特點(diǎn)、協(xié)調(diào)職能要點(diǎn)和提高協(xié)調(diào)能力的方法，為辦公室工作人員提供了關(guān)于協(xié)調(diào)能力的重要參考。

行政管理；辦公室協(xié)調(diào)

作為一個(gè)參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)的綜合管理機(jī)構(gòu)，辦公室要充分發(fā)揮辦公室系統(tǒng)的行政協(xié)調(diào)功能，提高處理事務(wù)的水平。溝通協(xié)調(diào)是辦公室的一項(xiàng)重要工作。辦公室處在單位領(lǐng)導(dǎo)之間、各部門之間，每天都在協(xié)調(diào)各種事項(xiàng)。辦公室要最大化地發(fā)揮協(xié)調(diào)職能，要注重完善內(nèi)部管理制度，強(qiáng)調(diào)工作的計(jì)劃性，切實(shí)做到“事事有人管，人人有事干”，分工明確，各負(fù)其責(zé)，通力協(xié)作，責(zé)任到人，上下協(xié)調(diào)，左右聯(lián)動(dòng)，努力實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、程序化、科學(xué)化。在新時(shí)代、新形勢下，辦公室必須以新思維、新辦法來處理各項(xiàng)事務(wù)。筆者就如何做好辦公室協(xié)調(diào)工作淺談一下自己的看法。

一、單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門的協(xié)調(diào)

首先，辦公室人員是單位領(lǐng)導(dǎo)的左右手和重要參謀，處理事情要給領(lǐng)導(dǎo)提供單位相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和各方面管理信息，提出的建議必須實(shí)事求是，適用于單位實(shí)際情況，綜合各方面條件，具可操作性。辦公室對領(lǐng)導(dǎo)的參謀作用十分重要，辦公室人員要注意言行，沒有考量清楚前，不能輕易獻(xiàn)計(jì)。一旦有好決策，要敢于向領(lǐng)導(dǎo)提出，但注意點(diǎn)到為止，要充分尊重領(lǐng)導(dǎo)的決策，不能左右領(lǐng)導(dǎo)的決策或者把自己的想法強(qiáng)加給領(lǐng)導(dǎo)。

其次，辦公室時(shí)常要負(fù)責(zé)上傳下達(dá)，在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)時(shí)，必須妥善處理好各種不和諧因素，做到積極溝通、妥當(dāng)協(xié)調(diào)、客觀處理，避免在傳達(dá)過程中引起不必要的誤會(huì)，盡量維護(hù)幾者之間的團(tuán)結(jié)。同時(shí)，要時(shí)刻保持客觀中立，避免斷章取義，要詳細(xì)了解清楚各部門的困難和問題，及時(shí)反映給上級，并積極配合處理問題。

再次，上級領(lǐng)導(dǎo)通常會(huì)同時(shí)布置各項(xiàng)任務(wù)，這時(shí)辦公室必須分清輕重緩急。無論事務(wù)多繁忙、繁瑣，在制定工作計(jì)劃的時(shí)候，須從大局出發(fā)，縱觀各細(xì)節(jié)，對事關(guān)全局的問題，必須多請示主要領(lǐng)導(dǎo)，以主要領(lǐng)導(dǎo)的意見為主，以此為基礎(chǔ)去處理事件。

二、各部門之間的協(xié)調(diào)

第一，單位里各部門辦事的出發(fā)點(diǎn)都不一樣，每個(gè)人的思維邏輯也不同，個(gè)別人員僅從個(gè)人利益的角度考慮事情，這導(dǎo)致了各部門處理事務(wù)的時(shí)候立場和出發(fā)點(diǎn)不一樣，使各部門之間可能會(huì)誘發(fā)小沖突和小矛盾。因此，辦公室作為協(xié)調(diào)溝通的橋梁，要積極做好各部門之間的協(xié)商協(xié)調(diào)工作，了解清楚各方面的原因，避免草率地把事情的表面報(bào)告給上級。

第二，辦公室處理事情時(shí)，往往夾在眾多部門意見中左右為難，因此要處在整個(gè)單位的高度上，以單位最大化利益為主，顧及全盤實(shí)際情況，結(jié)合各部門的職能特點(diǎn)，中立處理，不偏幫，不偏袒，解決沖突。

第三，協(xié)調(diào)要明察秋毫，條理分明，按部就班，無論事件多緊急，也要先理清自己的思緒，再著手處理，不能因?yàn)榧庇谕瓿扇蝿?wù)就不看情況盲目處理，更不能不分輕重一刀切，否則會(huì)亂了分寸、亂了秩序，壞了事情更是吃力不討好。

三、要避免的事項(xiàng)

第一，堅(jiān)決不越權(quán)。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系具有兩重性，即在行為目標(biāo)、政治地位上的統(tǒng)一性和職權(quán)范圍上的差異性。作為秘書，要始終把自己放到配角和從屬的位置，分清職責(zé)范圍和上下關(guān)系，分清工作職責(zé)范圍和上下關(guān)系，以服從為本，積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求，以領(lǐng)導(dǎo)為中心開展工作，不能喧賓奪主、越俎代庖。

第二，堅(jiān)決不邀功。辦公室的工作性質(zhì)注定了每天不停地處理各種繁重、繁瑣的大事小事，不停地協(xié)助、協(xié)調(diào)、協(xié)商單位各種大小事項(xiàng)，但卻沒有轟轟烈烈的大事能顯示成績。處在這種工作狀態(tài)中，辦公室人員必須端正自己的心態(tài)，不亢不卑，不能在成績面前邀功，要甘愿并樂于默默奉獻(xiàn)自己的力量，甘愿當(dāng)好配角，協(xié)助單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門完成事務(wù)。

第三，堅(jiān)決不喊苦。辦公室的工作特點(diǎn)是事務(wù)涉及面廣、事項(xiàng)繁瑣雜亂、事情紛亂集中，在辦事的過程中，辦公室人員很容易陷入各種矛盾堆、各種雜石堆里，稍有不慎就會(huì)處理不當(dāng)，經(jīng)常會(huì)力不從心。在這種工作壓力下，辦公室人員要沉得住氣，適當(dāng)調(diào)整心態(tài)，積極主動(dòng)辦好職責(zé)范圍內(nèi)的事情，不能拈輕怕重，推三阻四。

四、提高辦公室協(xié)調(diào)能力

辦公室繁瑣繁重的工作內(nèi)容、左右為難的工作位置、沉重如山的工作壓力，都要求辦公室人員時(shí)刻嚴(yán)格要求自己，不斷提高理論水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)和應(yīng)變能力。辦公室的工作狀況隨著單位和社會(huì)的新形勢不斷發(fā)生變化，辦公室人員必須與時(shí)俱進(jìn)，開拓新的工作思路和方法，發(fā)揮更大的功能和作用。因此，辦公室人員平時(shí)要注意積累處理事務(wù)的經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)的管理知識，切實(shí)聯(lián)系單位實(shí)際情況和實(shí)際工作內(nèi)容，深入分析，增強(qiáng)做好協(xié)調(diào)工作的素質(zhì)和本領(lǐng)。

辦公室是一個(gè)密不可分的整體，很多工作都離不開團(tuán)隊(duì)合作，不能單靠一個(gè)人的力量完成，需要多人通力合作。為此，辦公室人員不能只盯著個(gè)人利益，而是要以大局的利益為出發(fā)點(diǎn)。在團(tuán)隊(duì)里，必須合理分工，取長補(bǔ)短，目標(biāo)一致，充分發(fā)揮各人特點(diǎn)，更好地實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)。

[1]祁躍輝.如何做好辦公室工作[J].人事管理，2000(2).

[2]王金家.談辦公室主任之“道”[J].秘書工作，1998(10).