醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的意義與有效策略

文/重慶市石柱縣中醫(yī)院 黎艷

目前醫(yī)院內(nèi)部并沒有意識到檔案管理的重要性，而是將其作為醫(yī)療工作的輔助環(huán)節(jié)，重視度明顯不夠、資金與人力投入都不足，使得我國很多醫(yī)院的檔案管理設(shè)備過于老舊，管理人員缺乏專業(yè)管理能力，檔案存貯方法過于單一，嚴重滯后于醫(yī)院與社會發(fā)展需求。所以，怎樣在檔案管理工作中進行創(chuàng)新，具體的創(chuàng)新策略是什么，成為人們關(guān)注的熱點。本文從創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的意義入手，進一步提出對檔案管理工作進行創(chuàng)新的有效策略，希望給檔案管理人員有所借鑒與啟示。

一、創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的意義

進行醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新改革，一方面可以提升檔案管理的工作效率與質(zhì)量，如果醫(yī)院的檔案工作不進行創(chuàng)新與改革，在原有的基礎(chǔ)上簡單重復(fù)，只會讓檔案管理工作止步不前，無法發(fā)揮其真正作用。另一方面，可以幫助醫(yī)院更好地應(yīng)對現(xiàn)代社會的需要，隨著社會信息化與科技化的發(fā)展，加上醫(yī)院規(guī)模的擴大與醫(yī)療項目的增加，只有伴隨新形勢進行檔案管理思想與方法的創(chuàng)新，才能適應(yīng)新的需求與變化，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力支持，這不僅是醫(yī)院發(fā)展的必然結(jié)果，更是社會發(fā)展的大勢所趨。

二、創(chuàng)新實施的有效策略

（一）加強創(chuàng)新意識。首先，整個醫(yī)院都要有對檔案管理重要性的認識，通過動員會、宣傳欄、單位內(nèi)報刊等加強宣傳工作，領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理工作納入本院的日常管理工作中，提高檔案工作人員的積極性與責(zé)任意識，也讓其他相關(guān)人員了解檔案管理工作，并積極配合管理人員進行檔案的管理。其次，創(chuàng)新意識要強，敢于打破原有的管理思維，將現(xiàn)代化的技術(shù)與方法引入管理當(dāng)中，醫(yī)院可以通過領(lǐng)導(dǎo)帶頭或者引入優(yōu)秀管理人才將這些創(chuàng)新理念融入單位內(nèi)部，形成良好的氛圍，鼓勵大家積極參與檔案管理的創(chuàng)新改革，多提建設(shè)性意見。最后，組織創(chuàng)新性的內(nèi)部活動來提高管理人員的工作積極性，如知識競賽、辯論賽、講座等，方便內(nèi)部進行交流，資源與方法及時分享，在討論與溝通中碰撞出新的火花。

（二）創(chuàng)新管理體制。第一，在醫(yī)院內(nèi)建立全面的管理制度，設(shè)立專門的檔案部門，而不是將其作為一個輔助工作，由后勤人員兼職管理檔案，這樣既加重了后勤人員的工作負擔(dān)，也因非專業(yè)人員進行檔案管理而降低了醫(yī)院檔案的專業(yè)性與有效性。第二，規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確管理人員崗位職責(zé)并責(zé)任到人，讓檔案管理人員有據(jù)可依，杜絕檔案管理者工作中的不規(guī)范或不專業(yè)現(xiàn)象，增強責(zé)任意識。第三，制定監(jiān)督與處罰措施，對于違規(guī)現(xiàn)象一律從嚴處理，讓管理人員提高危機意識。第四，采取分級保管，將價值低、保存期限短的紙質(zhì)檔案放到基層，并在內(nèi)部綜合檔案處進行備檔，這樣既有利于基層利用，也減輕了綜合檔案處的存放壓力。

（三）推進管理信息化。將計算機與電子技術(shù)引入檔案管理中，結(jié)合醫(yī)院需要使用先進的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的電子錄入、統(tǒng)計、編目、整理、形成、查找、利用、更新與維護等，使得管理中每個環(huán)節(jié)的操作都實現(xiàn)電子化，通過電子數(shù)據(jù)庫的建立與掃描錄入設(shè)備的使用，實現(xiàn)全院資料與檔案管理的完美結(jié)合，大大縮短了檔案的檢索時間，提高了管理工作的效率，更提升了檔案管理的工作質(zhì)量。并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞實現(xiàn)資源在醫(yī)院內(nèi)部的共享，提升檔案資源的利用率，將醫(yī)院檔案的作用發(fā)揮到最大。

（四）提升管理人員素養(yǎng)。因為目前醫(yī)院內(nèi)很多檔案管理工作是由后勤人員或者醫(yī)療人員兼職完成，其本身不具有專業(yè)性，更不用提怎么去創(chuàng)新與改革，因此創(chuàng)新的基礎(chǔ)就是要具備高素質(zhì)的管理人員。首先，對在崗檔案管理人員進行考核，將不具備崗位要求的人員進行調(diào)崗，增加工作人員的競爭意識和危機感，讓他們有主動學(xué)習(xí)提升的動力，同時增強他們在工作時的積極性和責(zé)任心。其次，要進行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)，讓從業(yè)人員緊跟時代的需要，從理論與操作兩方面同時入手，及時獲取最先進的檔案管理與醫(yī)學(xué)方面知識、管理技能、相關(guān)規(guī)章制度、計算機網(wǎng)絡(luò)操作技能等。再次，大力引進優(yōu)秀的檔案管理人才，提升醫(yī)院檔案管理的整體實力。最后，建立有效的激勵機制與職工考核機制，將其工作情況與工資、獎金掛鉤，從利益方面驅(qū)使檔案管理人員積極提出好的改革創(chuàng)新建議，分享高效的工作經(jīng)驗。

醫(yī)院的檔案管理工作對整個醫(yī)院有著非常重要的作用與意義，而現(xiàn)在傳統(tǒng)的管理模式早已處于劣勢，必須對其進行創(chuàng)新與改革，才能讓檔案管理工作重新發(fā)揮作用。上述就是我對于醫(yī)院檔案管理工作進行創(chuàng)新改革的一點薄見，提出的創(chuàng)新措施只是拋磚引玉，希望更多的檔案管理者與研究者針對我國檔案管理的傳統(tǒng)思想與方法進行大膽創(chuàng)新，彌補與解決出現(xiàn)的問題，更好地服務(wù)于醫(yī)療工作，發(fā)揮其最大的價值。

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