加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理 促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展

文/北海市婦幼保健院 李克勤

在醫(yī)療衛(wèi)生改革日益深化的今天，隨著醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案工作必須適應(yīng)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，更好地為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政等工作提供服務(wù)，必須加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，促進(jìn)醫(yī)院的全面發(fā)展，讓醫(yī)院在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)。

一、加強(qiáng)檔案工作的宣傳和領(lǐng)導(dǎo)，建立健全管理制度

（一）加大檔案工作的宣傳力度。要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》等法律、法規(guī)的宣傳與學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，增強(qiáng)檔案意識(shí)，從而理解和支持檔案管理工作。要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案管理納入重要的議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓，使檔案工作與醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、管理工作更加緊密地結(jié)合。

（二）建立醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式。由醫(yī)院院長(zhǎng)或副院長(zhǎng)分管，院辦主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作，從而有利于貫徹上級(jí)精神，有利于組織和監(jiān)督各職能部門的檔案工作，有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問(wèn)題，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠的依據(jù)。

（三）建立健全檔案管理制度。以國(guó)家的檔案法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合醫(yī)院自身的特點(diǎn)，制定一套科學(xué)、系統(tǒng)、完整、切實(shí)可行的管理制度，對(duì)醫(yī)院的各個(gè)門類、不同載體的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。并結(jié)合工作中的新情況及時(shí)對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行修改、補(bǔ)充，使之能更加完善，為醫(yī)院檔案工作提供了制度保障。

二、加強(qiáng)專業(yè)化培訓(xùn)，提升檔案管理人員的素質(zhì)

培訓(xùn)是提升檔案管理人員素質(zhì)的直接途徑。要將檔案人員培訓(xùn)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，使得培訓(xùn)可以做到經(jīng)?；?、制度化。采取在職崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育、學(xué)術(shù)研討、參觀學(xué)習(xí)等多種形式，不斷開展檔案基礎(chǔ)理論與技能、相關(guān)專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理和多媒體技術(shù)知識(shí)等培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)教育，不斷提高檔案人員的知識(shí)水平和工作能力，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需求。

三、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，提高檔案質(zhì)量

收集是檔案工作中第一個(gè)環(huán)節(jié)，是最基礎(chǔ)的工作。收集工作開展得如何，對(duì)其他各環(huán)節(jié)的工作都有著直接影響。醫(yī)院的檔案煩瑣、零碎，要注意日常分散形成的材料的收集，每個(gè)月或每個(gè)季度要對(duì)材料進(jìn)行整理。文件材料的整理要遵循文件形成規(guī)律，保持文件材料間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于管理和利用。檔案的專用庫(kù)房要達(dá)到防火、防蟲、防霉、防盜、防塵的“六防“要求，每天登記庫(kù)房的溫濕度，當(dāng)溫濕度偏離過(guò)大時(shí)，必須及時(shí)采取措施，以確保保存場(chǎng)所符合要求。檔案的借閱要登記在冊(cè)，動(dòng)態(tài)管理。檔案工作要做到及時(shí)收集、準(zhǔn)確整理、完整歸檔、安全保存。

四、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化首先要加強(qiáng)硬件的建設(shè)。醫(yī)院要投入必要的基礎(chǔ)設(shè)施和先進(jìn)的辦公設(shè)備，配備專門庫(kù)房，配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、刻錄儀、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，以發(fā)揮現(xiàn)代科技在檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟中的優(yōu)勢(shì)，以提升檔案工作的質(zhì)量和效率。投入防火防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)、除濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備，以提高檔案保管的安全性。

（二）要積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理技術(shù)。計(jì)算機(jī)是檔案現(xiàn)代化管理最不可缺少的工具。通過(guò)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立一套完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，建立完整的檔案信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)可以有效地對(duì)大量檔案資料進(jìn)行整理和歸類，使檔案信息的處理、利用變得更加迅速、準(zhǔn)確、方便。減輕了檔案管理人員的工作量，既節(jié)省了時(shí)間，也節(jié)省了人力、物力和財(cái)力，加快了工作效率。有助于檔案資料的充分利用，發(fā)揮出檔案資料的信息價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

五、做好編研工作，加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用

檔案工作人員在醫(yī)院日常工作中，不能僅僅局限于《組織沿革》《大事記》等基礎(chǔ)性編研上，還要把著眼點(diǎn)放在醫(yī)療、科研、教學(xué)、學(xué)科建設(shè)等方面，關(guān)注其中的新熱點(diǎn)，要開拓新思想、采用新視角、挖掘新資料，及時(shí)進(jìn)行收集整理，進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，組織編研。還要主動(dòng)對(duì)所藏檔案信息進(jìn)行分析和研究，編制出具有醫(yī)院特色的專題性編研材料。將編研成果運(yùn)用于醫(yī)院的實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)檔案信息到現(xiàn)實(shí)成果的轉(zhuǎn)化，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和經(jīng)營(yíng)管理提供參考和依據(jù)。

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的最終目標(biāo)，只有通過(guò)開發(fā)利用，才能使檔案的保存價(jià)值得到最充分的發(fā)揮。檔案人員要深入各職能部門及臨床科室進(jìn)行調(diào)研，及時(shí)了解醫(yī)院管理、醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作對(duì)檔案信息的需求，并有針對(duì)性地提供專題檔案，主動(dòng)為醫(yī)院和患者提供多層次、多方面、實(shí)用有效的信息。還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的動(dòng)態(tài)管理，了解檔案信息發(fā)揮作用的具體情況，更好地做好檔案的開發(fā)利用工作。要實(shí)現(xiàn)各級(jí)醫(yī)院之間信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

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