新形勢下醫(yī)院檔案管理的特殊性

文/遵義醫(yī)學(xué)院第五附屬（珠海）醫(yī)院 王先

檔案管理不僅能協(xié)助醫(yī)院管理人員提升管理水平，還能促進醫(yī)療水平的不斷發(fā)展和醫(yī)療科研成果的不斷推廣，更能為患者和醫(yī)護人員維護自身利益提供相應(yīng)的法律依據(jù)。近年來，隨著醫(yī)療改革新形勢的不斷深入，我國醫(yī)院的檔案管理工作得到了一定的強化，但在實際的檔案管理過程中，仍然存在很多問題，需要我們積極采取必要的措施，使檔案管理能夠順應(yīng)新形勢的需要。

一、新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的改變

首先是工作性質(zhì)的改變。在以前，檔案管理主要是檔案管理人員進行信息收集和整理，并按次序放置，以此達到檔案管理的目的；而現(xiàn)今隨著形勢的變化以及時代的進步，這種傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展需要，需要對檔案管理模式進行改革。新形勢下，醫(yī)院的檔案管理采用信息化的方式進行，將以往被動的檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾?，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的半透明管理，加強各科室之間的交流溝通，充分發(fā)揮醫(yī)療信息的作用，通過利用檔案信息逐步提升醫(yī)院的醫(yī)療水平。再者是管理模式的改變，以往的檔案管理一般采用手錄，這種管理的工作效率很低，而且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性也較低，嚴重阻礙了檔案管理工作的正常開展。新形勢下，信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理模式的轉(zhuǎn)變提供了條件，提高了檔案管理工作的效率，確保了檔案數(shù)據(jù)的真實性、可靠性，更好地促進了醫(yī)院檔案管理水平的提高。

二、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院管理人員對檔案管理工作不夠重視。受傳統(tǒng)觀念的影響，很多醫(yī)院管理人員不能很好地意識到檔案管理工作對醫(yī)院整個管理工作的重要性，認為醫(yī)院是以醫(yī)療水平高低為核心，注重改進醫(yī)療技術(shù)、引進先進醫(yī)療器械，而忽視了醫(yī)院檔案管理工作，不能認識到醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展所起的重要作用，使得醫(yī)院的檔案管理工作不能有效開展和落實。

（二）檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)能力較低。就目前來看，我國醫(yī)院的檔案管理人員大多沒有受過專業(yè)化、正規(guī)化的培訓(xùn)工作，不能很好地把握檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)問題，這就造成實際工作中不能明確進行檔案的分類、整理以及保管工作，嚴重影響了醫(yī)院檔案管理的總體水平，制約了檔案管理工作的有效開展。再者，大部分醫(yī)院的檔案管理人員同時身兼數(shù)職，沒有太多的時間進行檔案的管理工作，再加上業(yè)務(wù)素質(zhì)較低、工作變動頻繁，嚴重影響了檔案管理工作的持續(xù)性開展。

（三）檔案管理手段比較落后。就目前來看，我國大部分醫(yī)院的醫(yī)療水平、醫(yī)療設(shè)備都達到了較高的水平，這是因為醫(yī)院管理人員能夠認識到醫(yī)療基礎(chǔ)設(shè)備對整個醫(yī)療水平提高的重要意義，但卻忽視了引進先進的管理手段，特別是檔案管理方面，技術(shù)和手段都比較落后。雖然有部分醫(yī)院在檔案管理工作中開始引進先進的管理技術(shù)，但檔案管理人員自身的技術(shù)知識儲備又阻礙了新技術(shù)的運用，這就造成檔案管理工作中新技術(shù)和新管理手段不能有效使用，不但沒有提高檔案管理工作的效率，而且還阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。

（四）缺乏檔案管理的創(chuàng)新意識。由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的檔案管理意識不強，對檔案管理人員的培訓(xùn)工作不到位，導(dǎo)致了在新形勢下醫(yī)院的管理工作不能很好地展開，檔案管理人員不能及時發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的不足，存在的問題不能及時進行解決，或是解決問題時僅憑經(jīng)驗去斷定，管理不具可靠性，對管理工作不能提出自己的意見看法，沒有創(chuàng)新意識。這就嚴重阻礙了新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的展開，從一定程度上制約了醫(yī)院的發(fā)展。

三、實現(xiàn)新形勢下醫(yī)院檔案有效管理的途徑

（一）提高管理人員對檔案管理的重視程度。在醫(yī)院日常的管理中，醫(yī)院管理人員應(yīng)充分認識到檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要作用，并在實際的管理中不斷更新自己的管理觀念，加大檔案管理的宣傳力度，將檔案管理工作納入整個醫(yī)院的管理和發(fā)展規(guī)劃中，促使其有效發(fā)展。及時調(diào)查了解醫(yī)院各科室對資料信息的需求，讓醫(yī)護人員認識到檔案管理的重要性和潛在的使用價值，能夠使其在以后的工作中不斷增強自身對檔案管理的重視程度，建立檔案管理工作責(zé)任制，將醫(yī)院的檔案管理工作納入部門年度考核，進行激勵和約束。不斷加大對檔案管理工作的扶持力度，在資金、人員上給予支持，確保檔案管理工作的順利開展。

（二）加強檔案管理人員的培訓(xùn)工作。檔案管理工作相對于其他管理工作來說綜合性要求更高，專業(yè)技能要求更強，檔案管理人員的素質(zhì)水平會對檔案管理工作產(chǎn)生直接的影響。在實際的管理工作中，要想提高檔案管理的整體水平，首先需要對在職檔案管理人員進行再教育工作，通過進行專業(yè)知識培訓(xùn)，增加檔案管理人員的專業(yè)知識儲備。實行嚴格的崗位責(zé)任制，將薪酬與責(zé)任掛鉤，以便達到激勵的目的。再者，還要對檔案管理人員進行現(xiàn)代化辦公設(shè)備使用的培訓(xùn)，要求檔案管理人員熟練掌握各種新型辦公設(shè)備的使用方法。其次是要求檔案管理人員熟知國家的法律法規(guī)以及方針政策，并在實際的工作中嚴格遵守。再次是要求檔案管理人員要具有較強的服務(wù)意識，能夠在工作中做到愛崗敬業(yè)、精益求精，從而保證檔案管理工作在醫(yī)院管理中能夠順利開展。

（三）引進新的檔案管理手段。隨著我國各種技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，科學(xué)技術(shù)開始融入各個領(lǐng)域，作為醫(yī)院的核心管理工作，檔案管理工作更應(yīng)該積極順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，引進現(xiàn)代化的管理手段和管理技術(shù)，來逐步提高檔案管理的水平和效率。在新形勢下，醫(yī)院的檔案管理人員應(yīng)不斷增加自身對新知識的儲備，積極學(xué)習(xí)和掌握先進管理設(shè)備的使用方法，增強自己的計算機操作能力，不斷充實自己的頭腦，比如熟悉掌握使用計算機對檔案進行檢索和分類等工作。我國醫(yī)院只有不斷實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和專業(yè)化，才能不斷滿足新形勢對醫(yī)院檔案管理提出的要求，才能不斷提高檔案管理的工作效率，才能實現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)濟效益的最大化。

（四）完善醫(yī)院檔案管理制度。制度約束能夠促進醫(yī)院檔案管理工作的順利開展，因此在醫(yī)院實際的管理工作中，應(yīng)逐步建立并完善醫(yī)院的檔案管理制度。醫(yī)院的檔案管理工作涉及的范圍較廣，因此檔案管理制度也必須要涉及醫(yī)院的方方面面，可適當(dāng)建立起醫(yī)院的檔案使用制度、檔案保管制度以及醫(yī)療信息搜集制度等。再者，可將獎罰責(zé)任制引入醫(yī)院的檔案保管制度之中，對完成工作的情況采取適當(dāng)?shù)莫剳痛胧?，并將這些內(nèi)容納入年度考核之中，提高檔案管理人員的工作積極性。再者，要加強檔案管理工作，可選擇工作經(jīng)驗較豐富的檔案管理人員組建檔案制度管理小組，并在實際的工作中通過互相監(jiān)督、互相約束，達到建立和完善醫(yī)院檔案管理制度的目的，促進醫(yī)院檔案管理工作的有效開展。

醫(yī)院的檔案管理是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，在新形勢下，想要提高醫(yī)院的整體管理水平，就必須要加強醫(yī)院的檔案管理工作。因此在實際的醫(yī)院管理過程中，要對檔案管理工作進行不斷地實踐、探索和創(chuàng)新，以順應(yīng)新形勢的發(fā)展潮流。這就需要提高醫(yī)院管理人員對檔案管理的重視程度，加快完善醫(yī)院檔案管理機制，并不斷加強對醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)工作，全面提升其綜合素質(zhì)，以促進醫(yī)院檔案管理工作的有效開展，更好地實現(xiàn)醫(yī)院在新形勢下的穩(wěn)步發(fā)展。

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