醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策探討

文/迪慶州德欽縣人民醫(yī)院病案統(tǒng)計(jì)科 阿木

近年來(lái)，隨著國(guó)內(nèi)醫(yī)療改革的深入，醫(yī)院內(nèi)部管理水平得到了極大的提升，也取得了一系列的建設(shè)成果。在醫(yī)療改革的背景下，怎樣加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作成為擺在我們面前的一個(gè)重要課題。做好檔案管理對(duì)促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展具有非常重要的意義，它不但是醫(yī)療體制改革的必然要求，同時(shí)也是醫(yī)療改革政策方案得以貫徹落實(shí)的有力保障。醫(yī)院檔案管理工作一般是收集醫(yī)院運(yùn)行過(guò)程中所產(chǎn)生的各類有價(jià)值的信息資料，結(jié)合這些信息資料，醫(yī)院管理者和相關(guān)部門能夠作出更加科學(xué)的決策。對(duì)臨床醫(yī)療而言，檔案材料的有效利用可以幫助醫(yī)院臨床研究工作更快速地發(fā)展。另外，對(duì)醫(yī)院自身和患者來(lái)說(shuō)，檔案材料是重要的憑證，如果存在醫(yī)療糾紛，能夠作為證據(jù)使用，由此可見，做好檔案管理工作意義重大。

一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）不重視檔案管理，相關(guān)制度不完善。一直以來(lái)，檔案管理工作都是醫(yī)院內(nèi)部管理中的薄弱環(huán)節(jié)，究其原因，主要是檔案管理并不屬于醫(yī)療工作的組成部分，不像醫(yī)療診斷等工作一樣給醫(yī)院帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。因此，大部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)常常會(huì)忽略檔案管理，他們關(guān)心的重點(diǎn)主要是在提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益方面，而對(duì)可以產(chǎn)生科研價(jià)值的檔案管理工作并不關(guān)心。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層常常會(huì)在醫(yī)療診斷等工作項(xiàng)目上制定出完善的系統(tǒng)的規(guī)章制度，但往往不重視與檔案管理工作內(nèi)容相關(guān)的制度建設(shè)。另外，醫(yī)院內(nèi)部的工作人員（普通醫(yī)務(wù)人員與檔案管理工作人員）也并不重視檔案管理工作的有效性，沒(méi)有樹立正確的檔案管理意識(shí)。比如對(duì)醫(yī)院檔案管理人員來(lái)說(shuō)，他們往往是各類檔案材料的直接接觸者，但一部分檔案管理人員覺(jué)得自己的工作內(nèi)容僅僅是對(duì)這些信息材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的歸檔整理，在工作過(guò)程中也常常會(huì)出現(xiàn)人為失誤。

（二）檔案管理不規(guī)范，歸檔內(nèi)容不明確。當(dāng)前國(guó)內(nèi)的大部分醫(yī)院都存在檔案管理工作不規(guī)范的問(wèn)題，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，越來(lái)越多的現(xiàn)代化管理技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，但因?yàn)獒t(yī)院內(nèi)部檔案管理意識(shí)薄弱的問(wèn)題，一些醫(yī)院管理者遲遲未將提升檔案管理工作效率提上日程，導(dǎo)致檔案管理工作方式落后，管理水平不高，存在不規(guī)范的問(wèn)題。比如說(shuō)一些醫(yī)院檔案管理人員連究竟應(yīng)該對(duì)何種信息材料進(jìn)行歸檔都不明確，即便是對(duì)歸檔的信息材料進(jìn)行了規(guī)范，也不以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為參照，常常是以檔案管理人員的主觀意愿為主。另外，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案信息材料必然會(huì)更加豐富，如果我們不對(duì)檔案管理工作進(jìn)一步進(jìn)行規(guī)范，明確檔案材料的歸檔內(nèi)容，將會(huì)在很大程度上制約醫(yī)院的發(fā)展。

（三）檔案人員的工作能力、綜合素質(zhì)不高。醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)的工作，對(duì)于相關(guān)管理人員的專業(yè)要求非常高，不僅要求檔案管理人員擁有較強(qiáng)的辦公能力，同時(shí)還必須要對(duì)檔案管理工作相關(guān)的法律法規(guī)有深入的了解，擁有較強(qiáng)的協(xié)作能力與計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。但目前大部分醫(yī)院的檔案管理工作人員對(duì)專業(yè)知識(shí)并不精通，在上崗之前并未參加相關(guān)的培訓(xùn)，這樣就非常容易導(dǎo)致檔案管理工作落實(shí)不到位，在信息材料的收集歸檔以及后期利用的過(guò)程中無(wú)法有效開展工作。同時(shí)，因?yàn)闄n案管理人員的管理意識(shí)不足，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，不具有檔案保管與收集意識(shí)，從而導(dǎo)致檔案材料無(wú)法得到妥善管理，造成檔案材料的遺失、泄密等嚴(yán)重后果。而管理人員職業(yè)道德素質(zhì)存在的問(wèn)題也會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案的管理造成很大的影響，甚至?xí)璧K醫(yī)院的健康發(fā)展。

二、新時(shí)期下做好醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策

（一）樹立檔案管理意識(shí)，完善檔案管理制度。要增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的有效性，首先必須要積極更新觀念，樹立現(xiàn)代檔案管理意識(shí)。醫(yī)院管理人員和檔案工作人員必須要意識(shí)到做好檔案管理工作的重要性，要利用學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、宣傳等多樣化的途徑，讓醫(yī)院管理層到普通職工都積極參與到檔案管理工作中來(lái)，為促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化開展打下良好的基礎(chǔ)。此外，醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容豐富，必須要有完善的管理制度作為保障，構(gòu)建檔案管理工作制度必須要涉及到檔案管理工作的每個(gè)流程，我們可以把獎(jiǎng)懲制度和激勵(lì)制度引入檔案管理工作制度之內(nèi)，對(duì)及時(shí)規(guī)范完成檔案管理工作的相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于工作不積極，存在諸多問(wèn)題的檔案工作人員給予一定的懲罰。這些制度應(yīng)該納入醫(yī)院內(nèi)部考核評(píng)價(jià)機(jī)制之中，從而確保檔案管理人員的工作積極性得到有效提升。站在動(dòng)態(tài)管理的視角而言，筆者認(rèn)為醫(yī)院檔案管理制度的建設(shè)必須要結(jié)合醫(yī)院運(yùn)行實(shí)際，組建檔案管理工作小組，挑選出一批工作經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員作為組員，共同討論制定檔案管理制度，確保管理制度的科學(xué)性和針對(duì)性。

（二）提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容繁雜，現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，因此，我們必須要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，努力提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。其一，作為檔案管理工作人員，必須要樹立責(zé)任意識(shí)，進(jìn)一步提升自己的業(yè)務(wù)水平，積極更新管理理念，通過(guò)各種途徑的學(xué)習(xí)來(lái)增強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)，努力掌握管理新技能，用現(xiàn)代化的管理手段來(lái)增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作效率，推動(dòng)醫(yī)院的健康發(fā)展。其二，醫(yī)院方面要建立一直高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊(duì)伍，把現(xiàn)代化的管理理念引入醫(yī)院內(nèi)部管理工作中，做好針對(duì)管理人員的技能培訓(xùn)，為他們營(yíng)造更多的提升機(jī)會(huì)，同時(shí)要完善相應(yīng)的績(jī)效獎(jiǎng)懲制度，最大限度地激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案利用率?，F(xiàn)代科技的發(fā)展和應(yīng)用要求我們必須要轉(zhuǎn)變過(guò)去那種檔案管理方式，在日常的管理工作中積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)。醫(yī)院方面應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作的財(cái)力投入，提供現(xiàn)代檔案管理工作所需的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠幫助我們更好地對(duì)醫(yī)院檔案材料進(jìn)行保管，不僅可以保證檔案材料的完整，同時(shí)也可以幫助檔案使用者更快速便捷地查找需要的材料。另外，我們還必須要充分挖掘檔案材料的價(jià)值，提升檔案材料的利用率，要結(jié)合實(shí)際需求，把握好檔案保密和公開的規(guī)律，及時(shí)調(diào)整其關(guān)系；或者利用有償服務(wù)的方式，構(gòu)建檔案收入和資源提供的良性循環(huán)系統(tǒng)，努力豐富檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容，收集更多有價(jià)值的檔案資料，讓檔案材料的價(jià)值得以更加充分地發(fā)揮。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院檔案管理工作屬于醫(yī)院內(nèi)部管理工作的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)非常重要。檔案管理所提供的信息材料能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供有價(jià)值的依據(jù)和線索。在當(dāng)前的形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理工作同時(shí)面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)，我們?cè)谂ν晟茩n案管理工作的同時(shí)，必須要準(zhǔn)確把握時(shí)代脈搏，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，采取有針對(duì)性的管理方式，從而推動(dòng)現(xiàn)代化醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展。

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