淺談博物館檔案工作的創(chuàng)新

文/鴉片戰(zhàn)爭博物館 吳偉寧

創(chuàng)新是民族進步的靈魂；是國家興旺發(fā)達的不竭動力。同樣，創(chuàng)新也是博物館檔案工作保持生機的力量源泉。尤其在信息和知識經(jīng)濟時代，博物館檔案工作要保持與時代同步發(fā)展，就必須與時俱進、開拓創(chuàng)新，以創(chuàng)新思維指導(dǎo)檔案工作實踐，使博物館檔案更好地適應(yīng)新時期快速發(fā)展的要求。

一、博物館檔案工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)——豐富博物館檔案信息資源

檔案信息資源建設(shè)是信息開發(fā)利用的基礎(chǔ)，也是創(chuàng)新檔案工作的前提。從檔案信息載體的多樣化、管理對象的數(shù)字化、工作方式微機化、服務(wù)方式網(wǎng)絡(luò)化，以及整個檔案管理狀態(tài)的變革等等，促進著檔案館藏的發(fā)展、壯大。現(xiàn)代新型的檔案館建設(shè)，將整合和發(fā)掘現(xiàn)有館藏檔案信息資源，改善網(wǎng)絡(luò)基地設(shè)施，增強數(shù)字化檔案信息資源比重。因此，在創(chuàng)新檔案工作的過程中，要不斷豐富和完善檔案信息資源。

（一）博物館檔案館庫建設(shè)。隨著館藏檔案的不斷增加，博物館依法移交的檔案不斷接收進館，且檔案移交接收工作要求規(guī)范化、制度化。一些檔案館庫面積不足、功能不全、設(shè)施老化等問題與現(xiàn)代新型檔案館庫管理嚴重不符?，F(xiàn)代新型檔案館庫追求管理效能的最優(yōu)化，檔案工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代嬗變的轉(zhuǎn)型時期，現(xiàn)代新型檔案館庫建設(shè)有著嶄新的思想內(nèi)涵和豐富的工作內(nèi)容。從管理體制的創(chuàng)新、載體形式的創(chuàng)新、檢索手段的創(chuàng)新等方面，說明博物館檔案館庫更新建設(shè)更顯重要。

（二）檔案館庫業(yè)務(wù)重組。檔案館庫應(yīng)建立起以檔案信息收集與開發(fā)中心、檔案信息服務(wù)中心、檔案信息管理中心等為主干，以服務(wù)為宗旨，以依法行政為原則的現(xiàn)代新型檔案館庫運作格局。吸收傳統(tǒng)檔案利用部分功能，構(gòu)成數(shù)據(jù)采集、信息開發(fā)工作機制，以檔案資源整合為先導(dǎo)，形成文書檔案、科技檔案、聲像檔案、其他專門檔案及特殊載體共管局面，且較長時期確保電子檔案與紙質(zhì)檔案并存保管。

（三）提高檔案工作質(zhì)量和管理水平。實現(xiàn)檔案整理規(guī)范化，目標管理制度化，做到檔案收集完善，劃分保管期限準確，整理和編目科學，檢索和利用方便，保管條件科學安全，消除部門檔案移交進館時突擊整理，返工整理等現(xiàn)象。

二、檔案工作創(chuàng)新的關(guān)鍵——加快博物館檔案信息化建設(shè)

信息化正以無堅不摧的態(tài)勢席卷全球，影響著人類歷史文化的進程，無疑也影響著傳統(tǒng)檔案工作管理模式更替的進程。面對信息時代帶來的發(fā)展機會，計算機技術(shù)和通信技術(shù)組成的現(xiàn)代高新技術(shù)，給檔案工作發(fā)展帶來巨大的變革。依托計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立高效、方便、快捷的檔案信息系統(tǒng)，更好地服務(wù)于博物館的發(fā)展。

（一）博物館信息化建設(shè)給博物館檔案工作提出了技術(shù)管理的新要求。電子政務(wù)、文檔一體化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，將電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)服務(wù)于博物館的管理，重組博物館業(yè)務(wù)流程，改變和增加博物館檔案工作內(nèi)容，大大提高了工作效率。

1.加快博物館信息化建設(shè)，從電子政務(wù)著手。以拓展現(xiàn)行文件的生成背景、環(huán)境及整個過程，同時還對檔案的前身現(xiàn)行文件形成提出要求，不僅限于傳統(tǒng)的歸檔環(huán)節(jié)，而是延伸到對現(xiàn)行文件生成系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計，提出功能需求，增加了檔案工作的內(nèi)容。

2.加快博物館信息化建設(shè)，從參與文檔一體化管理系統(tǒng)入手。檔案部門滲透到與檔案管理職能密切相關(guān)的信息軟件設(shè)計開發(fā)工作。由于我館將使用辦公自動化OA集成的文檔一體化管理系統(tǒng)軟件，為了規(guī)范檔案管理軟件的開發(fā)研制和安裝使用，提高計算機輔助檔案管理的標準化水平，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和有效利用，檔案管理部門已提出了涉及電子文件完整和有效、安全歸檔保存的設(shè)計內(nèi)容，又增加了檔案工作的內(nèi)容。

（二）博物館信息化建設(shè)改變了博物館內(nèi)部管理，提高效能和監(jiān)管能力。博物館管理流程重組，使得文件、檔案管理職能融入業(yè)務(wù)流程，并與業(yè)務(wù)職能的履行密不可分。因此，檔案工作的管理部門應(yīng)主動與有關(guān)部門溝通，介入政務(wù)信息公開和共享檔案信息，博物館將檔案信息化建設(shè)納入單位信息化建設(shè)的整個規(guī)劃，并提出加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全工作等等。這必然會打破博物館內(nèi)部以分工過細、業(yè)務(wù)單一為突出特點的傳統(tǒng)手工管理方式。隨著博物館信息化進程的建設(shè)，管理事務(wù)中借助于計算機技術(shù)為主體的現(xiàn)代辦公系統(tǒng)以集成化或一體化工作模式的形成，要求在電子政務(wù)實際應(yīng)用中改變博物館傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，建立新型的組織結(jié)構(gòu)將會提高博物館組織效能和監(jiān)管能力。隨著博物館機構(gòu)改革和信息化建設(shè)的推進，有成立文件中心和文檔管理中心的趨勢，將集中統(tǒng)一保管現(xiàn)行文件和檔案。檔案管理部門的工作職責、工作程序、方法以及檔案工作都會隨之發(fā)生變化，為適應(yīng)這種變化，必須創(chuàng)新檔案工作。

（三）加快博物館信息化建設(shè)，也是充分開發(fā)利用檔案信息資源的需要。隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟活動、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案是一種重要的信息資源，是整個社會信息系統(tǒng)的基石之一。信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，為檔案信息資源的開發(fā)創(chuàng)造了條件。加強博物館信息化，可使檔案信息資源合理配置，科學管理，使其實現(xiàn)數(shù)字化、標準化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，使之成為博物館對檔案信息的需要，成為檔案工作創(chuàng)新的需要。

三、拓展博物館檔案的開發(fā)利用，改善服務(wù)方式，是博物館檔案工作創(chuàng)新的目的

按照“堅持創(chuàng)新，突出服務(wù)”的工作思路，加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的目的就是拓展檔案的開發(fā)利用，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。一是檔案開發(fā)利用要向深層次轉(zhuǎn)化。根據(jù)博物館生產(chǎn)建設(shè)、發(fā)展的規(guī)律和特點，工程建設(shè)需要編研一些有價值的資料。二是向多種服務(wù)轉(zhuǎn)化。除了做好上門利用服務(wù)外，還要主動參與和了解有關(guān)重大工程項目建設(shè)的前期準備工作，建立咨詢服務(wù)等。三是改進服務(wù)方式，更新服務(wù)手段，提高服務(wù)水平，提升服務(wù)功能。

(一)建立現(xiàn)代新型檔案館庫的工作原則。博物館信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢催生了檔案管理工作的新理念，現(xiàn)代新型的檔案館庫，不再是各自孤立、自行其是的獨立個體，而是整個檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)的一個節(jié)點。它既是整個檔案信息網(wǎng)絡(luò)的提供源，又是檔案信息的接受源、利用點，確立“協(xié)調(diào)、規(guī)范、開放、服務(wù)”的工作理念，建立全新的工作機制，使檔案工作有著蓬勃向上的生機和活力。

(二)堅持協(xié)調(diào)發(fā)展原則。努力與社會的信息需求相協(xié)調(diào)，與社會經(jīng)濟基礎(chǔ)相協(xié)調(diào)，與信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào)，與地區(qū)或全國檔案信息化工程建設(shè)相協(xié)調(diào)。追求協(xié)調(diào)發(fā)展，也是與社會經(jīng)濟同步發(fā)展的需要。

(三)堅持效益服務(wù)原則。市場經(jīng)濟實質(zhì)是效益經(jīng)濟。作為博物館檔案工作創(chuàng)新的內(nèi)容，作為一種全新的管理模式，應(yīng)該考慮效益優(yōu)勢，更有效地發(fā)揮創(chuàng)新機制模式，還應(yīng)處理好效益與服務(wù)之間的關(guān)系，求效益，重服務(wù)。

總之，創(chuàng)新是時代的要求，是博物館發(fā)展的需要。檔案工作的創(chuàng)新是為檔案管理工作重心轉(zhuǎn)移服務(wù)的，有利于博物館檔案信息資源的發(fā)揮作用，有利于檔案信息“大服務(wù)”觀的形成，有利于檔案事業(yè)的做大做強。

[1] 馬玉玲，張曉霞.談?wù)剬Ω咝n案工作的創(chuàng)新.檔案學通迅，2003年.

[2] 馬素萍.電子政務(wù)的發(fā)展與檔案行政管理部門的對策.檔案學通迅，2004年.