檔案管理工作中存在的積壓問題和解決對策

文/上海閘北人力資源發(fā)展有限公司 顏娟

檔案積壓容易造成檔案資料混亂，極不利于檔案的查找和利用，甚至丟失。為了保證檔案管理水平和服務質量，發(fā)揮檔案利用的最大化，必須做好檔案積壓的防范工作。

一、造成檔案積壓問題的成因與解決措施

造成積壓的原因多種多樣，各不相同。以下總結了其中幾個較為突出的主觀因素與客觀因素，以及相應可采取的解決措施。

(一)主觀因素及解決措施。

1.領導對檔案工作的不重視。致使經費、人員、場地得不到落實。檔案部門工作往往不作為單位的績效考核目標，因此領導往往不重視，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管保存等事務性工作。多數檔案部門被并入了綜合辦公室的范疇，檔案人員也由辦公室人員兼職，經費也做不到專撥專用。對于這種現象，在崗的檔案工作人員，首先應做好自己的本職工作。其次，在工作之余多參加檔案專業(yè)學習，提升自身的專業(yè)技能。最后多與領導溝通，讓其參與其中，了解檔案工作的重要性。

2.檔案崗位工作人員的不重視?，F在的檔案崗位工作人員較多沒有上崗證或是兼職，受其他工作的影響，不能一心一意地投入檔案管理工作。對應整理、歸檔的資料視若無睹，消極怠工，致使檔案資料堆積如山。檔案專業(yè)職務是根據檔案專業(yè)工作實際需要設置的工作崗位，有明確的職責和任職條件，應實行專業(yè)職務聘任制或任命制。最好聘用持有上崗證的專業(yè)檔案工作人員。高、中、初級檔案專業(yè)職務的限額應與本單位所承擔的檔案工作任務想適應。上崗后應多鼓勵檔案工作人員參加繼續(xù)教育、職稱評定等活動，提升服務意識、加強職業(yè)道德，正確地進行自我評價。

3.檔案管理制度的缺失或不完善。檔案管理制度是保證檔案管理工作的關鍵，目前很多單位在檔案管理制度的建立上還不健全。有部分單位雖然建立了檔案管理制度，但卻沒有將制度真正地貫徹執(zhí)行，而有些檔案管理制度沒有實際的可操作性。

對于這種現象，總得來說，各單位檔案管理方面的制度一定是要建立的，要通過一整套的規(guī)章制度來確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。同時制定的制度要有實際操作性。例如檔案管理制度中要明確歸檔的時間節(jié)點與應歸檔期限，以及逾期歸檔應采取的措施。這樣檔案工作就有章可循、有據可依，嚴格控制歸檔時間能有效地防范積壓等現象。

(二)客觀因素及解決措施。

1.短時間內接收大量文件、資料。檔案部門在征集、接收未經系統(tǒng)整理的檔案時，短時間內的大量移交會造成積壓現象。對于這種現象，首先可以考慮分散或放寬征集、接收期限，避免短時間內接收量猛增。其次，增派人手集中整理，爭取在短時間內將接收檔案整理完畢。最后，短期的移交量驟增有其規(guī)律性，在管理上要有預見和總結，使檔案管理工作能夠順利開展。

2.檔案庫房空間不足。隨著我國經濟的快速發(fā)展，現存檔案、資料數量較以前迅速增加，入庫檔案數量徒增。庫房面積狹小，這是亟待解決問題。首先合理使用檔案庫房現有空間，應采用節(jié)約庫房空間的排架法。規(guī)范歸檔范圍，避免重復件、復印件的重復歸檔。其次，合理設置預留空間，使檔案庫房空間高效利用，不要造成浪費。再有就是移交類別的檔案要及時按計劃向上級檔案室（館）移交，減輕空間不足的壓力。同時還應開展檔案存毀鑒定工作，規(guī)范銷毀無利用價值的檔案。檔案庫房臨近飽和時通過申請經費，從有利于檔案保護的角度，對庫房建筑進行建設與改建。

3.檔案工作人員的頻繁調動或離職?；鶎訖n案工作人員多為兼職人員，由于工作需要，更換、調動較頻繁。雖然國家檔案局在《機關檔案工作規(guī)范》中提出：“檔案保管人員調動工作時，要在離職前辦好交接手續(xù)”，各單位制度中也會列明。但實踐中由于認識不清、重視不夠、準備不足等諸多原因，許多單位在檔案人員離崗時沒有做好交接工作，造成檔案工作的混亂和被動，檔案積壓在所難免。

針對以上弊端，應該正確認識和妥善做好交接工作。首先，交接雙方要對交接工作有一個充分、全面、正確的認識。做到“知無不言，言無不盡”“有疑必問，有漏必查，有缺必補”“不接糊涂賬，不接爛攤子”。其次，離任者要做好交接的準備工作，辦好交接手續(xù)。對工作中未盡事項、在辦事項、待辦事項等有關重要事項應加以文字說明，列出交接清冊。最后，各級檔案行政管理部門應加強對檔案交接工作的指導和監(jiān)督。要做到及時知曉，依法監(jiān)督、指導，對交接失誤者應按《檔案法》和有關條例之規(guī)定追究責任，給予相應處罰。使因交接工作而發(fā)生的積壓從根本上解決。

二、檔案積壓的解決措施

當檔案積壓已產生時，可尋求內部集中整理和業(yè)務外包方式解決。

（一）內部整理。首先建立專項整理小組，任命組長，確定直接負責領導。而在選擇整理小組成員時，必須有中、高級職稱專業(yè)人員參與其中。他們的工作重點在組織協(xié)調、制定標準、監(jiān)督檢查。針對所要整理的檔案，結合實際研究制定出切實可行的整理方案，使整理工作有據可依，有章可循。其次，集中整理能在短時間內將檔案整理完畢，人力與財力的投入必不可少。檔案部門的人員必須參與其中，其次是相關的部門人員充分參與，共同組織進行。依據整理工作的時間要求、整理規(guī)模，核算相應的人力、財力支出，合理制定整理工作計劃。第三，由多部門、多崗位人員組成的整理小組，難免專業(yè)能力參差不齊。當專項整理工作計劃與方案制定后，應對整體參與人員進行崗前培訓。旨在通過授課或實際操作演示等方式，向組員闡明將要整理的檔案來源、存在問題、整理方案、操作要求，統(tǒng)一整理標準與手法。第四，全局統(tǒng)籌，合理分配。專項整理積壓檔案工作量極大，所以在組織工作之初就應全局統(tǒng)籌，而后又要合理分配。選定合適人員安排在合適崗位，申請充沛的預算應對必要的支出。第五，及時的過程控制。積壓檔案的整理是個耗時但又要求縝密的工作，因此必不可少的過程控制可使整個整理理念貫徹始終，避免可能的偏差。過程控制的方式多種多樣，可通過定期抽查檢驗、工作會議等方式及時收集、發(fā)現在整理過程中所遇到的問題。而專項整理工作的總負責人或總工程師是過程控制的關鍵控制人。第六，為整理工作提供方便。積壓檔案經過長時間的擱置，灰塵、斑漬等時有發(fā)生。因此，應提供相應的整理場所、整理工具。例如口罩、吸塵器、裝具等，使整理工作得以順利進行。

（二）業(yè)務外包。業(yè)務外包是指企業(yè)整合利用其外部最優(yōu)勢的專業(yè)化資源，從而達到降低成本，提高效率，充分發(fā)揮自身核心競爭力和增強對環(huán)境的迅速應變能力的一種管理模式。但由于檔案工作的機密性、安全性特點，檔案業(yè)務外包的提法還非常謹慎。雖然說目前一些政府機關為了把主要精力集中于核心工作上，將非核心的、次要的、技術含量低的輔助性業(yè)務以合約的方式委托給人力資源派遣的業(yè)務人員或外部專業(yè)中介服務機構辦理。具體應使用何種形式外包，從目前看，人力資源派遣或打包式外送加工都是可選的外包模式。相比而言，機關辦公室更適合人力資源派遣，優(yōu)勢是與派遣業(yè)務人員溝通便利，發(fā)現問題可及時糾正，更易于掌握和控制外包工作進展情況，監(jiān)督指導外包業(yè)務的開展情況，可避免監(jiān)管盲區(qū)。而在實施方案中，首選大型、正規(guī)的檔案中介機構、服務商，并與之簽訂外包合同，這較適合經濟實力強的企事業(yè)單位或學校機構。其次，政府機關等部門更適合人力資源派遣至相關崗位提供專業(yè)服務。然后便是良好的溝通，包括雙方合作條件、檔案管理要求、檔案管理制度、工作考核辦法等?？茖W制作合同，明確雙方權利與義務，職責與權限。最終也是最重要的一環(huán)，與外包業(yè)務人員簽訂保密協(xié)議。定時開展檔案法制宣傳教育，檔案職業(yè)道德教育，提高檔案從業(yè)人員的自身修養(yǎng)、個人評價。

[1] 袁紅.檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].黑龍江史志,2012（03）:25-26.

[2] 蔣鵬. 檔案庫藏容量臨近飽和難題分析與應對策略——以深圳市規(guī)劃國土房產檔案管理為例[A]. 蘭臺擷英——向建黨90周年獻禮[C],2011（6）.

[3] 關虹. 積存檔案整理工作的組織方法[J]. 檔案管理,1997（03）:30.

[4] 張萌. 檔案整理工作中的業(yè)務外包問題[J]. 北京檔案,2011（02）:33-34.