新時(shí)期提高文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量的策略

文/青島市黃島區(qū)文化藝術(shù)中心 徐莉

文書檔案年度整理歸檔工作是一項(xiàng)最基本的檔案業(yè)務(wù)工作，在基層各單位檔案工作中占據(jù)著非常重要的地位。文書檔案歸檔質(zhì)量的好壞是一個(gè)單位檔案工作水平的具體體現(xiàn)，它對(duì)于檔案利用工作的開(kāi)展具有非常重要的影響和意義。近年來(lái)，我國(guó)通過(guò)各項(xiàng)政策來(lái)促進(jìn)文書檔案立卷的改革，大大提高了文書檔案管理的效率，取得了很好的成效，再加上“8 號(hào)令”的實(shí)行，要求更加重視年度整理歸檔工作。但是從現(xiàn)階段文書檔案管理的細(xì)節(jié)上來(lái)看，仍然存在一些亟待改善的環(huán)節(jié)。

一、現(xiàn)階段文書檔案管理中存在的問(wèn)題分析

（一）重視程度不夠。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的重要性沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，因此在工作中也并不重視這方面的關(guān)注和投入，從而導(dǎo)致文書檔案管理工作的資金投入和人力投入都比較匱乏，那么工作質(zhì)量就難以得到有效的保障。再加上文書檔案管理方式比較落后，管理人員與外界的聯(lián)系比較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)更新緩慢，從而導(dǎo)致文書管理工作的效率和質(zhì)量都比較低。

（二）文書檔案收集存在困難。在實(shí)際的管理中我們可以看到，一些科室忽視了對(duì)文書檔案的收集和整理，這主要是由于單位領(lǐng)導(dǎo)存在“重經(jīng)營(yíng)、輕檔案”的錯(cuò)誤思想，在這種情況下，就容易導(dǎo)致工作人員工作的積極性和主動(dòng)性低下，在文書檔案收集方面不用心、也不認(rèn)真，檔案的完整收集存在較大的困難，難以與檔案的年度整理歸檔工作有機(jī)銜接起來(lái)。

（三）文書檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。很多機(jī)關(guān)單位由于不重視文書檔案管理工作，因此沒(méi)有對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)進(jìn)行較多的投入，長(zhǎng)期缺乏專業(yè)的理論知識(shí)培訓(xùn)，這樣就會(huì)使職工在文書檔案管理的相關(guān)知識(shí)和技能方面停滯不前，無(wú)法與不斷進(jìn)步的信息技術(shù)相適應(yīng)，難以滿足新時(shí)期文書檔案管理工作的各項(xiàng)要求。

（四）現(xiàn)代化程度比較低。因?yàn)榻?jīng)費(fèi)投入不足等原因，導(dǎo)致很多機(jī)關(guān)單位庫(kù)房的設(shè)備難以滿足文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的最低要求，檔案安全保管的標(biāo)準(zhǔn)和信息化程度也比較低，從而導(dǎo)致管理質(zhì)量低下。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案管理的現(xiàn)代化程度已經(jīng)成為檔案管理效率提高的一個(gè)重要原因。

二、新時(shí)期提高文書檔案整理歸檔質(zhì)量的策略分析

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理的重視。在各單位的管理過(guò)程中，文書檔案管理都是必不可少的，領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并在全體職工中大力宣傳，把文書檔案工作作為提高機(jī)關(guān)單位整體管理水平的一個(gè)重要途徑，使全體職工都要有較高的檔案意識(shí)，及時(shí)把檔案材料上交整理存檔。嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求完成公文處理和立卷歸檔管理工作。與此同時(shí)，在檔案的管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常給予正確的指導(dǎo)和必要的督促，幫助工作人員解決文書檔案管理中遇到的問(wèn)題，進(jìn)一步做好文書檔案工作。

（二）提高文書檔案管理工作人員的綜合能力。一支高素質(zhì)、高質(zhì)量、高水平的工作人員隊(duì)伍是新時(shí)期做好文書檔案管理工作，提高管理質(zhì)量和管理水平的必要條件。針對(duì)這一情況，各單位必須要做好理論教育和情感教育，一方面通過(guò)理論教育和思想指導(dǎo)，加強(qiáng)文書檔案管理工作人員對(duì)國(guó)家文書檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度的認(rèn)識(shí)和了解，從而有效促進(jìn)工作人員檔案意識(shí)和思想覺(jué)悟的提高。另一方面，要對(duì)文書檔案管理人員的專業(yè)技能素質(zhì)給予充分的重視，通過(guò)各項(xiàng)培訓(xùn)工作來(lái)促進(jìn)職工專業(yè)素質(zhì)和技能的提高，為新時(shí)期文書檔案管理提供人力資源支持。

（三）提高文書檔案管理工作的現(xiàn)代化程度?？萍蓟托畔⒒菚r(shí)代發(fā)展的潮流趨勢(shì)，所有行業(yè)都開(kāi)始將信息技術(shù)應(yīng)用于本行業(yè)中，使其更好地推動(dòng)行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。文書檔案管理也是如此。在今后的檔案管理工作中，要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，將信息化技術(shù)充分應(yīng)用于文書檔案管理工作中來(lái)，例如辦公自動(dòng)化手段應(yīng)用到文書檔案管理中可以實(shí)現(xiàn)辦公文件快速傳遞和分享，從而使文書檔案的整理和歸檔效率得到大大的提高，最終實(shí)現(xiàn)真正的文書檔案管理信息化。

總的來(lái)說(shuō)，在各單位管理工作中，文書檔案管理都是必不可少的部分。新時(shí)期，信息技術(shù)飛速發(fā)展，并在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛的應(yīng)用，這就為文書檔案管理提供了一個(gè)新的發(fā)展機(jī)遇。各單位的領(lǐng)導(dǎo)要正確認(rèn)識(shí)文書檔案管理工作的重要性，并加強(qiáng)這方面的資金、人力等方面的投資，通過(guò)創(chuàng)新管理方法，完善管理制度，促進(jìn)文書檔案管理工作逐漸向現(xiàn)代化、規(guī)范化和高效化的方向發(fā)展。

[1] 丁宇欣.提高檔案歸檔質(zhì)量,促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展[J].華章,2011,(6):186-186.

[2] 溫力偉.文書檔案歸檔立卷工作應(yīng)解決的問(wèn)題[J].齊齊哈爾大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版）,2010,(2):184.

[3] 吳紅紅.切實(shí)提高文書檔案年度整理歸檔的質(zhì)量[J].檔案與建設(shè),2010,(9):57-58.

[4] 黃黎明.談文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理[J].才智,2014,(11):313-313.

[5] 蔣卉.歸檔文件目錄著錄質(zhì)量分析和業(yè)務(wù)操作[J].檔案與建設(shè),2013,(11):67-68.