試論檔案保護工作的現(xiàn)狀及對策

文/云南省大理州鶴慶縣檔案局 董曉明

近年來，社會經(jīng)濟發(fā)展十分迅速，各行各業(yè)對于檔案的開發(fā)利用程度也不斷增大，檔案保護工作成為檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)。但是目前縣檔案局檔案保護工作還存在著一些問題，檔案資料發(fā)霉、變質(zhì)、丟失以及被盜現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴重破壞了檔案資料的完整性。因此，如何加強縣檔案局檔案保護工作已經(jīng)成為檔案管理人員急需解決的問題。

一、檔案保護工作的基本現(xiàn)狀

（一）檔案保護意識薄弱。隨著人們對檔案的利用日益增多，怎樣有效地保護檔案，延長檔案的壽命就成了縣檔案局檔案管理工作的重點。但是從目前縣檔案局檔案管理工作來看，過度強調(diào)了檔案的管理與利用，而對于檔案的保護工作沒有給予足夠的重視。并且檔案管理人員檔案保護意識十分薄弱，時常有檔案破損、發(fā)霉等情況發(fā)生。檔案管理人員在接收、整理和編研檔案時，不重視對檔案的保護，也沒有及時修補破損的檔案，或者修補時未能使用專門的修補膠水，致使檔案出現(xiàn)二次破壞。另外，檔案管理人員在存放檔案時，經(jīng)常隨意放置檔案，防塵、防潮等工作做得不到位，造成了檔案的變質(zhì)、發(fā)霉以及丟失。

（二）檔案存放環(huán)境較差。由于檔案庫房是專門收藏和保護檔案的地點，因此庫房的建設必須符合一定的要求。檔案庫房在選址時不僅要遠離居民區(qū)、工業(yè)地區(qū)以及街道主干道；還要做好檔案庫房的防潮、防火以及防盜等措施，這是建設檔案庫房的兩點最基本要求。然而目前縣檔案局檔案庫房有很多地方不符合要求，很多檔案庫房都是由辦公房改造而成，沒有做好對檔案庫房門窗的防火防盜措施。有的檔案庫房的門窗還使用木質(zhì)材料與單層玻璃。另外，很多檔案庫房內(nèi)的設備也不達標，比如使用了熒光燈或其他節(jié)能燈等照明設備，這些燈具會放出含有大量紫外線的光線，直接影響了對紙質(zhì)檔案、照片、影像等資料的保護。

（三）資金投入力度較小?？h領導一般只關注本縣的經(jīng)濟發(fā)展狀況，而很少重視檔案保護工作，檔案保護工作的資金投入力度也不夠。因為檔案保護工作有著較強的專業(yè)性和技術(shù)性，很多地方都需要有足夠資金支持，比如庫房建設、設備安裝以及檔案修復等。但是，由于缺乏對檔案保護工作的重視，導致了縣檔案局建設資金的不足，很多基礎設置建設不到位，有的檔案庫房甚至缺少了必要的安全措施，這樣只能讓檔案保護工作流于形式。

（四）檔案保護措施不夠。只有檔案管理人員采用一定的措施，才能對檔案進行有效的保護。比如，檔案管理人員要調(diào)節(jié)好檔案庫房內(nèi)的溫度和濕度，定期對檔案庫房進行消毒，并做好對檔案庫房的觀察和記錄。因此，檔案管理人員必須堅持實行這些措施，才能讓檔案得到有效保護。但是目前縣檔案局未能做好這些保護措施，比如，很多檔案管理人員忽視了對檔案庫房內(nèi)的溫度調(diào)節(jié)，甚至根本沒有實行檔案保護措施，只有在領導檢查時才裝裝樣子，這讓檔案出現(xiàn)了一定程度的破損和發(fā)霉。另外，很多檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)很低，不具備檔案保護的相關技術(shù)，很多檔案管理人員都沒有接受過專業(yè)培訓，這讓檔案保護工作缺乏相關的技術(shù)理論指導。

二、加強檔案保護工作的對策

（一）樹立檔案保護意識。相關領導與檔案管理人員都要樹立檔案保護意識，正確認識到檔案保護工作的重要性。檔案管理人員要加強對檔案保護工作的重視，切實履行好自己的職責，并制定合理有效的檔案保護措施，要把檔案保護作為工作的重心，認真做好縣檔案局檔案保護工作。同時，相關領導也要重視檔案保護工作，加大檔案保護工作的投資力度，并嚴格監(jiān)督檢查檔案保護措施的實行情況，從而真正確保檔案保護措施能夠得到落到實處。

（二）開展檔案業(yè)務培訓。要加強對檔案管理人員的檔案業(yè)務培訓，不僅要豐富檔案管理人員的專業(yè)檔案知識，還要提高檔案管理人員檔案保護技術(shù)能力，讓檔案管理人員能夠根據(jù)縣檔案局的實際情況，采用有效的檔案保護措施，從而實現(xiàn)縣檔案局檔案保護水平的提高。同時，要加強對檔案管理人員的監(jiān)督檢查，對于玩忽職守，沒有履行檔案保護職責的檔案管理人員，要給予嚴厲警告或處罰，如果情節(jié)特別嚴重，還可以作出開除的處分。只有加強監(jiān)管力度，才能建設出一支高素質(zhì)的檔案保護員工隊伍，讓縣檔案局檔案資料得到有效保護。

（三）改善檔案存放環(huán)境。第一，要從檔案安全方面考慮，檔案庫房必須遠離人員流動頻繁的區(qū)域，要有獨立的存放地點，構(gòu)成半封閉的檔案庫房環(huán)境。第二，檔案庫房的門窗要安裝防盜設施，鑰匙要由專門的檔案管理人員進行妥善保管。第三，要做好檔案庫房防光措施，通過采用有效的措施，避免紙質(zhì)檔案、照片以及影像資料遭到紫外線的破壞。檔案庫房應該選擇面積較小的房間，同時也要讓門窗同檔案的箱柜垂直，這樣可在一定程度上減少紫外線的照射。并且要注意拉上窗戶的窗簾，阻止外界光源的照射，窗戶窗簾要使用遮光性較強的厚質(zhì)布料。另外，檔案庫房要將白熾燈作為照明設備，不能使用紫外線較強的熒光燈或節(jié)能燈。第四，要做好檔案的防塵工作。檔案庫房要遠離城市工業(yè)區(qū)，最好位于工業(yè)區(qū)的上風區(qū)，這樣能夠防止塵埃等有害物質(zhì)侵入檔案庫房。灰塵對檔案的危害極大，因為灰塵中攜帶有大量的酸堿物質(zhì)，會嚴重侵蝕檔案資料，這些灰塵落在檔案上面后，也會導致檔案遭到磨損，破壞檔案的完整性。所以，檔案庫房不能建立在灰塵較多的地區(qū)，尤其要避開居民區(qū)、工業(yè)區(qū)以及街道主干道。這樣可有效避免灰塵對檔案資料造成的破壞。

（四）加強保護設備建設。檔案庫房要盡量安裝溫濕調(diào)控設備，適時地調(diào)整檔案庫房內(nèi)的溫度及濕度。根據(jù)我國對檔案庫房設計的相關規(guī)定，夏季時檔案庫房溫度要低于24℃，而冬季時檔案庫房溫度要高于14℃，并且要讓濕度始終保持在45%～60%。所以，檔案庫房的墻壁、門窗以及屋頂都要使用相應的隔熱材料，并且要確保檔案庫房內(nèi)通風流暢、空氣干燥，可在檔案庫房內(nèi)安裝空調(diào)，這樣能夠?qū)n案庫房進行干燥及降溫處理，讓檔案庫房保持適宜的溫濕度。另外，檔案庫房還要遠離易燃易爆品，安裝防火門窗，處理好檔案庫房內(nèi)電源與線路的走向，防止電線出現(xiàn)裸露，并為白熾燈安裝燈罩。另外，檔案庫房還要盡量安裝防火墻、火災報警裝置以及消防系統(tǒng)，這樣可在檔案庫房發(fā)生火災時，能夠及時撲滅火源。

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