提高責(zé)任意識(shí) 加強(qiáng)過(guò)程控制

文/合肥城市軌道交通有限公司 張玉童

“收集難”是檔案管理工作中遇到的首要難題，如何解決這個(gè)難道，我認(rèn)為需要從多方面入手，共同作用，才能有效解決問(wèn)題。收集難，一方面是指收集不到檔案資料，另一方面指收集來(lái)的資料質(zhì)量不高，包括內(nèi)容不完整、不齊全、準(zhǔn)確性、真實(shí)性不夠、重要性不夠，案卷質(zhì)量不高等。以軌道交通工程檔案管理為例，收集難，就是工程都竣工好幾年了，但檔案資料卻還沒(méi)有通過(guò)驗(yàn)收，無(wú)法完成建設(shè)單位或城建檔案館的歸檔移交工作。

一、城市軌道交通工程檔案收集的特點(diǎn)和難點(diǎn)

城市軌道交通工程由于投資大、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜、建設(shè)周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，決定了其檔案收集工作也是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。做好檔案收集管理工作不僅是檔案部門的責(zé)任，也是其他職能部門的職責(zé)所在，需要各部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)、積極參與，才能保證檔案收集管理工作的正常開(kāi)展。

一是檔案形成部門多，來(lái)源廣。軌道交通建設(shè)在項(xiàng)目申報(bào)過(guò)程中，涉及各級(jí)各類政府機(jī)構(gòu)，項(xiàng)目材料逐級(jí)申報(bào)和審批，項(xiàng)目承包參建單位有：勘察、設(shè)計(jì)、測(cè)量、強(qiáng)審、原材料、半成品、設(shè)備供貨商等，有土建施工單位、設(shè)備安裝施工單位，施工監(jiān)理單位、檢測(cè)、監(jiān)測(cè)、風(fēng)險(xiǎn)咨詢單位等等，所以檔案來(lái)源既有政府機(jī)關(guān)、也有企業(yè)，有國(guó)內(nèi)也有國(guó)外，有中文也有外文，收集范圍極廣、難度大。

二是檔案種類多，數(shù)量大。軌道交通項(xiàng)目檔案種類齊全，形成的試驗(yàn)、檢測(cè)、施工記錄、驗(yàn)收記錄、圖紙，有文字、圖表、照片和光盤等各種載體形式，規(guī)格眾多，數(shù)量龐大，據(jù)統(tǒng)計(jì)，一條軌道交通線路所形成的全套檔案需占用300平米左右的庫(kù)房。

三是專業(yè)性強(qiáng)。軌道交通工程檔案管理涉及多學(xué)科、多領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)。有勘察、測(cè)量、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、通風(fēng)與空調(diào)、機(jī)電、軌道、供電、通訊、信號(hào)、自動(dòng)售檢票、監(jiān)控、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警、電梯、屏蔽門、裝飾裝修等幾十個(gè)專業(yè)內(nèi)容。

在軌道交通工程建設(shè)的起步階段，主要存在以下一些問(wèn)題：

一是參建單位多，時(shí)間跨度長(zhǎng)，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足，管理難度大。軌道交通建設(shè)工程從開(kāi)工到運(yùn)營(yíng)，一般需要5年左右的時(shí)間，時(shí)間跨度比較長(zhǎng)；參建單位眾多，很多單位辦公是在活動(dòng)板房，或是租用辦公樓、民房，檔案管理工作條件差；檔案人員專業(yè)水平參差不齊，且人員變動(dòng)頻繁，有些單位檔案員還身兼數(shù)職，這就給檔案材料的收集、整理和安全保管帶來(lái)了隱患。另外，軌道交通工程是合肥乃至安徽的首項(xiàng)工程，建設(shè)單位也是一面借鑒別的城市的經(jīng)驗(yàn)，一面自己在實(shí)踐工作中摸索總結(jié)， 所以軌道交通項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)缺乏，管理難度大。

二是監(jiān)理單位監(jiān)督不到位。按照國(guó)家規(guī)定，監(jiān)理單位對(duì)工程檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。但實(shí)際工作中，由于監(jiān)理人員責(zé)任心或檔案專業(yè)水平等原因，致使監(jiān)理單位對(duì)工程檔案的監(jiān)督很難到位，難以保證檔案的質(zhì)量。

所以，對(duì)于軌道交通建設(shè)這樣一個(gè)龐大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，從工程前期立項(xiàng)、施工、竣工驗(yàn)收到運(yùn)營(yíng)調(diào)試等過(guò)程中形成的檔案材料少則幾千卷，多則上萬(wàn)卷，檔案管理部門收集的檔案材料是否齊全完整、真實(shí)有效，關(guān)鍵在于各部門要齊抓共管，從源頭抓起，進(jìn)行全過(guò)程控制，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)實(shí)施節(jié)點(diǎn)控制和同步管理。檔案部門既要全程參與項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，與各職能部門的溝通協(xié)調(diào)，跟蹤了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，及時(shí)掌握項(xiàng)目檔案形成狀況，同時(shí)又要依靠和借助專業(yè)技術(shù)人員的力量對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性情況進(jìn)行把關(guān)，加強(qiáng)全員的檔案責(zé)任意識(shí)，形成互相配合、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的檔案管理模式，才能共同完成軌道交通檔案管理工作，從而更好地服務(wù)于軌道交通建設(shè)。如果認(rèn)為檔案是檔案部門的事情，不管完整真實(shí)與否，將資料往檔案部門一推了事，把其他專業(yè)技術(shù)力量排除在檔案管理隊(duì)伍之外，僅依靠檔案部門在最后一個(gè)環(huán)節(jié)把關(guān)，很難把這項(xiàng)工作保質(zhì)保量地完成好。

二、做好軌道交通工程項(xiàng)目檔案收集管理工作的建議

如何做好軌道交通工程項(xiàng)目檔案收集管理工作，提升檔案管理水平，我認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面來(lái)進(jìn)行：

（一）制度保證。對(duì)于建設(shè)單位來(lái)說(shuō)，做好檔案管理工作，應(yīng)首先建立建全檔案管理制度，以制度來(lái)保障檔案管理工作的開(kāi)展。制定本單位的相關(guān)管理制度，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以制度規(guī)范各參建單位和各部門的檔案管理工作。項(xiàng)目資料產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，其形成、積累和管理應(yīng)列入有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制，并要有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施，從而保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。各單位要明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和分管職責(zé)，各資料形成部門在資料方面的責(zé)任要明確到位。建設(shè)單位各職能部門不僅要對(duì)本部門產(chǎn)生的檔案資料完整、準(zhǔn)確、真實(shí)性負(fù)責(zé)，還要利用自身的專業(yè)優(yōu)勢(shì)對(duì)業(yè)務(wù)對(duì)口的參建單位檔案的完整、準(zhǔn)確、真實(shí)性負(fù)責(zé)，要監(jiān)督檢查和指導(dǎo)參建單位的檔案管理工作，使之符合建設(shè)單位的檔案管理要求。

（二）合同制約。對(duì)于眾多的參建單位檔案管理，在雙方簽訂合同時(shí)就應(yīng)明確檔案方面的職責(zé)，把建設(shè)單位的相關(guān)檔案管理制度作為合同附件，要求參建單位認(rèn)真履行。除工程竣工要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的強(qiáng)制措施外，工程款的支付和各項(xiàng)考核工作都應(yīng)與檔案管理工作直接關(guān)聯(lián)。各參建單位應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的投入，配備符合檔案管理要求的軟、硬件，保持穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍。

（三）加強(qiáng)檔案專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案人員專業(yè)水平的同時(shí)，要注意學(xué)習(xí)軌道交通工程相關(guān)知識(shí)。軌道交通工程檔案工作具有專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)含量高的特點(diǎn)。這就要求從事檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和項(xiàng)目管理一線的檔案人員，既要精通檔案管理知識(shí)，又要熟悉軌道交通工程項(xiàng)目建設(shè)業(yè)務(wù)知識(shí)。但是，由于合肥軌道交通項(xiàng)目目前正處在建設(shè)初期，專、兼職檔案人員少、新手多、經(jīng)驗(yàn)不足、流動(dòng)性強(qiáng)，要想建立起一支能夠勝任工作的檔案隊(duì)伍，一方面，選擇有工程技術(shù)背景的檔案人員充實(shí)檔案人員力量，另一方面，對(duì)檔案人員進(jìn)行軌道交通工程相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，使其既能掌握檔案管理工作的理論知識(shí)和實(shí)踐技能，也了解軌道交通工程建設(shè)的相關(guān)知識(shí)，掌握各個(gè)建設(shè)階段應(yīng)該形成哪些檔案資料，能夠發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并及時(shí)與專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行溝通，協(xié)調(diào)解決，而不是坐等各部門、參建單位上門移交資料，給什么收什么，只做單純的資料保管員。

建設(shè)單位和參建單位應(yīng)組織專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員互相進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，利用“傳、幫、帶”等多種方式，逐漸培養(yǎng)一批既懂項(xiàng)目管理、又懂檔案管理的復(fù)合型人才 ，那么做好軌道交通項(xiàng)目檔案收集管理工作就不是一件難事。

（四）加強(qiáng)檔案宣傳，提高全員檔案責(zé)任意識(shí)，進(jìn)行檔案管理全過(guò)程控制。在檔案管理過(guò)程中，建設(shè)單位應(yīng)利用多種形式、多種渠道，加強(qiáng)檔案相關(guān)知識(shí)的宣傳教育和培訓(xùn)，不僅使檔案人員掌握檔案知識(shí)，其他崗位員工也應(yīng)對(duì)檔案知識(shí)有所了解，這樣才能提高全員的檔案責(zé)任意識(shí)，使全員了解檔案，重視檔案，從而在各項(xiàng)工作中，自覺(jué)進(jìn)行資料形成過(guò)程中的質(zhì)量控制，注意按檔案管理的要求進(jìn)行規(guī)范。比如資料的完整性和準(zhǔn)確性，紙張大小和質(zhì)量，文字的清晰度，簽字用筆，原件的份數(shù)等都應(yīng)符合歸檔要求；資料一經(jīng)正式形成，應(yīng)妥善保管，積極主動(dòng)配合專兼職檔案員做好檔案資料的留存和歸檔，共同做好檔案管理工作，而不是被動(dòng)地等檔案員上門催促或?qū)n案移交工作進(jìn)行消極應(yīng)付。

（五）建立協(xié)調(diào)機(jī)制，形成合力，確保軌道交通工程項(xiàng)目檔案工作順利開(kāi)展。檔案工作是軌道交通工程建設(shè)項(xiàng)目管理的重要基礎(chǔ)性工作。規(guī)范檔案管理，需要投資主管部門、項(xiàng)目主管部門以及各級(jí)政府機(jī)關(guān)的監(jiān)督、配合和支持，需要加強(qiáng)與檔案行政管理部門、投資主管部門、項(xiàng)目主管部門的聯(lián)系，建立和完善軌道交通項(xiàng)目檔案工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，及時(shí)制定軌道交通檔案管理的地方標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)了解項(xiàng)目建設(shè)的相關(guān)情況，努力創(chuàng)建齊抓共管、各司其職、合力推動(dòng)軌道交通建設(shè)檔案工作良性發(fā)展的新機(jī)制，共同搞好合肥市軌道交通項(xiàng)目檔案工作。