把握公文結(jié)構(gòu) 呈現(xiàn)公文形式之美

文/西部礦業(yè)股份有限公司錫鐵山分公司 童紅輝

公文的結(jié)構(gòu)是指公文的組織形式，包括開頭、結(jié)尾、層次、段落、過渡、照應(yīng)等，是對公文主題和材料所作合理有序的組織和安排，也就是我們常說的“謀篇布局”。一篇結(jié)構(gòu)合理的公文，觀點表達脈絡(luò)清晰，能讓閱讀者很快領(lǐng)略公文的大意，對于提高公文的效用起到一定的作用。

在公文寫作中，寫作人員在取得材料的基礎(chǔ)上，如何對材料進行分析、構(gòu)思和運用，并通過一定的形式呈現(xiàn)出來，恰當(dāng)?shù)乇磉_出作者的觀點呢？那還是需要下一定的功夫的。

一、如何在公文起草時做好公文結(jié)構(gòu)安排

一篇優(yōu)質(zhì)的公文，各要素應(yīng)該組織合理、和諧統(tǒng)一。那么如何來安排好公文的結(jié)構(gòu)，使各要素之間相互協(xié)調(diào)、統(tǒng)一呢？根據(jù)筆者多年的辦公室工作經(jīng)驗，談?wù)勅绾蝸碜龊霉牡慕Y(jié)構(gòu)安排。

（一）要本著為主題服務(wù)的原則來安排結(jié)構(gòu)。要做好公文的組織和銜接，實現(xiàn)公文內(nèi)部聯(lián)系和外部形式的統(tǒng)一，要先領(lǐng)會寫作意圖，也就是公文所要表現(xiàn)的主題。主題是公文的靈魂。公文的材料、結(jié)構(gòu)都是為主題服務(wù)的。結(jié)構(gòu)要為主題服務(wù)，要圍繞主題來進行布局，公文的各個環(huán)節(jié)緊緊圍繞主題展開，在材料的選用上要為主題思想服務(wù)。當(dāng)我們起草一篇公文時，首先要正確領(lǐng)會寫作意圖，確定公文的主題。在主題確立的基礎(chǔ)上，要考慮公文的選材與主體部分。對于能突出公文主題的材料要精心挑選，對重點體現(xiàn)公文主題的部分要做到論證充分、說理透徹。抓住公文的重點后，要統(tǒng)籌考慮全文的結(jié)構(gòu)，對整篇公文安排哪幾個部分，各個部分的先后順序及詳略，層次與層次之間的過渡，各部分之間的照應(yīng)，材料的選用等都要進行謀劃。在此基礎(chǔ)上考慮材料之間的聯(lián)系，通過合適的表述方式和邏輯關(guān)系來使材料緊密聯(lián)系在一起。在行文時做到疏密有致、言之有據(jù)、論證有理、連貫通暢。最后形成一篇主旨明確、說理透徹、文筆暢通的公文。

（二）要根據(jù)事物發(fā)展的內(nèi)在規(guī)律及邏輯關(guān)系來安排結(jié)構(gòu)。公文寫作時要反映客觀事物固有的規(guī)律，按照事物發(fā)展的進程，有層次、有條理地加以說明和闡述。在材料的運用上，要按照事物發(fā)展的規(guī)律來使用，按照有利于佐證觀點的原則來使用。根據(jù)事物的發(fā)展規(guī)律，一般我們可以按以下方法來安排結(jié)構(gòu)：1.按照提出問題、分析問題、解決問題、制訂措施、得出結(jié)論的順序；2.按照時間的順序；3.從現(xiàn)象到本質(zhì)的順序；4.由簡單到復(fù)雜、由局部到整體的順序；5.由起因到結(jié)果的順序。按照這樣前后有序、環(huán)環(huán)相扣、層層遞進的方法來安排主體結(jié)構(gòu)，公文表達的意思才能層次分明，簡單明了。

（三）要根據(jù)公文的不同文種來安排結(jié)構(gòu)。文種不同，一般其結(jié)構(gòu)也不一樣。例如：請示一般采取“提出問題—分析問題—提出解決的意見和建議—請求批準(zhǔn)”的形式；通知一般采取“告之目的—告知事項—執(zhí)行要求”的形式；工作報告一般采用“背景概述—總述—分述具體做法、體會、經(jīng)驗等—存在問題和今后的打算”的形式。

二、如何在公文校正中把握好公文結(jié)構(gòu)

任何公文寫作者，無論經(jīng)驗如何豐富、才思如何敏捷、文筆如何犀利，在公文起草中還是會有思慮不周、疏漏失誤之處。把握好公文校正的時機，對公文結(jié)構(gòu)不盡如人意之處進行再次調(diào)整，對于公文質(zhì)量的提升有一定的作用。

（一）看公文的主題是否明確。公文的正文表達要體現(xiàn)作者的寫作意圖。如果意圖不明確，主旨不明確，公文的效用就大打折扣。在對公文進行審核校正時，要在通讀全篇草稿的基礎(chǔ)上，體會全文的主題。如果主題不突出，讓讀者難以捕捉主題，就要考慮公文寫作中主次是否安排合理、觀點表述是否鮮明、材料使用是否恰當(dāng)、論述論證是否邏輯清晰、總結(jié)性段落是否缺失等，再根據(jù)具體情況予以修改完善。

（二）看結(jié)構(gòu)是否脈絡(luò)清晰、層次是否分明。公文脈絡(luò)清晰、層次分明就是文章的順序和層次安排恰當(dāng)，做到每一段、每一層次要合乎邏輯地安排，互相之間雖然相對獨立，但在整體上、實質(zhì)內(nèi)容上又保持緊密聯(lián)系。公文的寫作表達上要符合大多數(shù)人的思維習(xí)慣，段與段之間聯(lián)系緊密，首尾及文中照應(yīng)正確。要使公文具有內(nèi)在的結(jié)構(gòu)美，需要遵循文稿的基本寫作規(guī)律，既可按“起承轉(zhuǎn)合”的規(guī)律寫，也可采取“提出問題，分析問題、解決問題”的辦法，在層次關(guān)系上使用并列、遞進、分總、總分等恰當(dāng)?shù)姆绞?，確保文稿更加嚴(yán)謹(jǐn)、暢通、勻稱和完整。如果發(fā)現(xiàn)層次關(guān)系混亂，句與句之間邏輯關(guān)系顛倒的，要予以調(diào)整，確保文章的層次分明。

（三）看過渡是否自然。公文的各個部分之間“前后連貫，氣脈相承，通篇渾然一體”，這就是好的過渡。過渡一般采用關(guān)聯(lián)詞、引文、小標(biāo)題、序數(shù)詞等進行過渡。在校正時要檢查過渡的關(guān)聯(lián)詞語上使用是否準(zhǔn)確，如果關(guān)聯(lián)詞語選用不恰當(dāng)，就會影響上下文的連貫和流暢，造成表意不明。層次與段落之間，如果采用引文過渡，引文與上下意思不管是在內(nèi)容上還是在寫作語氣上，都要承接自然。如果采用序數(shù)詞銜接，還要檢查是否符合公文格式中對序數(shù)詞的使用規(guī)定，做到層級分明。

（四）看有沒有重復(fù)或與全文中心脫節(jié)之處。對于長篇的公文，有時由于作者時間比較緊張，占有的材料又比較多，在寫作時有時出現(xiàn)了前后文觀點表述重復(fù)的情況，有時某些章節(jié)所表達的意思與公文的主題沒有關(guān)系，對于這些部分，一定要勇于舍棄，突出公文的主旨意思。