信息時(shí)代高校檔案室管理的操作與意義

文/咸陽師范學(xué)院網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院　牛函娟

信息時(shí)代高校檔案室管理的操作與意義

文/咸陽師范學(xué)院網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院牛函娟

【摘要】當(dāng)前，高校檔案管理是學(xué)校管理的重要依據(jù)，它不僅僅能夠?yàn)楦咝９芾碚咛峁┛茖W(xué)高效的決策，更能夠?yàn)閺V大教職工從事高校檔案管理的提供方便快捷的服務(wù)。為此，本文就從以下幾個(gè)方面著手，第一，就是要能夠逐步了解檔案管理的意義以及特點(diǎn)，并對如何促進(jìn)信息時(shí)代下的高校檔案管理工作提供自身的一些看法，希望能夠更好地促進(jìn)我國高校檔案管理工作的正常開展。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；高校；檔案管理

一、前言

在當(dāng)前，信息化的技術(shù)不斷普及，對我國社會(huì)的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化提供了技術(shù)上支撐，也在某種程度上更好地促進(jìn)高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。為此，鑒于信息時(shí)代的特點(diǎn)，筆者就逐步探討了信息時(shí)代下我國各大高校應(yīng)如何抓住機(jī)遇，創(chuàng)新我國高校檔案管理工作，這就成為當(dāng)前亟需要面臨的難題。

二、信息時(shí)代下高校檔案管理的意義分析

創(chuàng)新是每一個(gè)時(shí)代中所不可缺少的，社會(huì)上只有不斷創(chuàng)新，才能更好地推動(dòng)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。當(dāng)然，高校檔案管理工作必須要緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新方向，才能更好地加強(qiáng)各大高校管理工作。尤其是在信息化時(shí)代的到來，對我國高校管理模式提出新的要求，為了能夠更好地在信息化時(shí)代生存下去，這就需要不斷進(jìn)行創(chuàng)新。

在我國傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中，一般都是采用紙張手寫來進(jìn)行記錄，而這種方法處理上比較繁瑣，并且查找起來非常不方便，在信息時(shí)代下，這種傳統(tǒng)的檔案管理工作顯然無法很好地滿足學(xué)校管理的需求，而且，在電子檔案管理的錄入和查找是當(dāng)前賦予學(xué)校管理的重要任務(wù)，而這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理必然會(huì)影響我國電子化檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展。所以，高校檔案管理必須要采用電子化的管理模式，才能更好地利用各項(xiàng)工作的開展。

三、信息時(shí)代下應(yīng)該如何協(xié)調(diào)好高校檔案管理關(guān)系

（一）切實(shí)做好相應(yīng)的檔案編制和研究工作，逐步開發(fā)高校圖書館的資源。只有不斷加強(qiáng)檔案編制和研究工作，才能更好地加強(qiáng)高校檔案管理的工作。而且，還需要充分調(diào)動(dòng)檔案管理部門的人力資源，及時(shí)地掌握全校上下的需求，積極地開展編制和研究工作，科學(xué)規(guī)劃相應(yīng)的檔案信息，切實(shí)注重廣度和深度兩方面，尤其是要注重深層次的編研，并把握好相應(yīng)的質(zhì)量關(guān)和實(shí)效關(guān)，不斷提升檔案管理的編制和研究水平，與此同時(shí)，檔案管理工作者一定要切實(shí)根據(jù)高校管理的特點(diǎn)，充分利用檔案管理分類法來建立相應(yīng)的檔案，結(jié)合高校改革和發(fā)展的需求，不斷增加庫存量，同時(shí)，還必須要充分引入新種類，之后就可以下工夫熟悉檔案管理的分類和內(nèi)容，這樣就能夠方便準(zhǔn)確快速地提供資料。

（二）建立檔案信息輸出體系。在高校檔案管理工作中，一定要切實(shí)根據(jù)利用者的需求，同時(shí)結(jié)合檔案的內(nèi)容，逐步將檔案材料加工整理成適合需要和內(nèi)容集中的專題編研成果輸入到檔案管理信息系統(tǒng)中去，之后就可以將這些編研材料或者是檔案信息通過有效地方式傳輸?shù)饺＝搪毠さ拿媲?，使得他們在利用過程中受益。另一方面，可以將多種傳輸方式進(jìn)行有機(jī)地結(jié)合起來，可以構(gòu)成更加科學(xué)合理的檔案信息輸出體系。從而可以及時(shí)揭示出檔案管理的內(nèi)容。

（三）創(chuàng)新高校的服務(wù)機(jī)制，改善各類服務(wù)方式。為了能夠加強(qiáng)高校檔案管理的建設(shè)工作，這就要求我國各大高校對檔案管理工作有著深入的了解，并認(rèn)識(shí)到檔案管理對于學(xué)校管理工作的重要性，只有這樣，才能更好地在高校開展相應(yīng)的檔案管理活動(dòng)。為此，要達(dá)到上述的目標(biāo)，這就必須要求檔案管理部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)大力支持此項(xiàng)工作，不斷加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新力度，緊跟時(shí)代的發(fā)展腳步，充分發(fā)揮檔案管理在高校各項(xiàng)管理的重要作用。同時(shí)，還要求校領(lǐng)導(dǎo)必須要改進(jìn)管理方法，樹立多元化的檔案管理模式，或者是可以對檔案管理相應(yīng)人員進(jìn)行充分培訓(xùn)，定期開展相應(yīng)的知識(shí)比賽，從而可以強(qiáng)化檔案管理人對工作的高度重視。同時(shí)，還要不斷優(yōu)化檔案管理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，避免各種繁瑣環(huán)節(jié)，讓檔案管理更加透明化和科學(xué)化。而且，一定要確立為師生服務(wù)的意識(shí)，將師生作為檔案管理的主要對象，除此之外，還要將檔案開發(fā)利用逐步向深層次服務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，根據(jù)高校教學(xué)和科研工作的需求進(jìn)行編制一些資料，在服務(wù)方式上，可以主動(dòng)與科研、教學(xué)和行政道路管理部門進(jìn)行共同研發(fā)項(xiàng)目，建立相應(yīng)的咨詢服務(wù)。逐步改變相應(yīng)的服務(wù)功能，通過深層次的服務(wù)和多功能的服務(wù)，從而可以在最大的限度上滿足高校發(fā)展對檔案管理的需求。

四、結(jié)語

綜上所述，為了能夠更好地促進(jìn)我國信息時(shí)代下的高校檔案管理工作，這就必須要分析高校檔案管理工作的必要性，同時(shí)還要對如何做好相應(yīng)的高校檔案管理工作策略進(jìn)行分析，只有這樣，才能更好促進(jìn)高校檔案管理工作的順利開展。

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