淺談辦公室檔案管理規(guī)范性的提升

文/吉林省第五地質(zhì)調(diào)查所　都蕾

淺談辦公室檔案管理規(guī)范性的提升

文/吉林省第五地質(zhì)調(diào)查所都蕾

【摘要】辦公室檔案管理是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，然而辦公室檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，需要耗費(fèi)大量的人力物力，因此必須要提高辦公室檔案管理的規(guī)范性，從而能夠更好地提高辦公室人員的工作效率。本文通過(guò)簡(jiǎn)要論述提高辦公室檔案管理規(guī)范性的必要性，進(jìn)而針對(duì)如何提高辦公室檔案管理的規(guī)范性，總結(jié)了幾點(diǎn)相關(guān)的意見(jiàn)和建議。

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；管理規(guī)范性

一、引言

對(duì)辦公室檔案管理進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)范，能夠更好地提高企業(yè)的辦公效率，同時(shí)也是我國(guó)辦公室檔案管理的重要工作內(nèi)容。對(duì)辦公室檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，可以幫助企業(yè)進(jìn)一步降低檔案管理人員的工作量，使得辦公室的檔案能夠得到更加妥善的保管。因此，本文通過(guò)簡(jiǎn)要論述辦公室檔案管理規(guī)范性的重要作用，進(jìn)而提出了相關(guān)的優(yōu)化策略。

二、規(guī)范辦公室檔案管理的重要性

辦公室檔案管理是企業(yè)管理的重要組成內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)來(lái)講，進(jìn)一步規(guī)范辦公室檔案管理有著非常重要的作用，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高。辦公室檔案管理是一個(gè)企業(yè)的重要管理內(nèi)容，如果對(duì)辦公室檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，能夠進(jìn)一步提高企業(yè)的管理水平，這是因?yàn)閷?duì)于大多數(shù)企業(yè)來(lái)講，辦公室檔案管理工作的工作量比較大，而且對(duì)辦公室檔案管理工作的質(zhì)量要求也比較高。所以，只有進(jìn)一步提高企業(yè)或者團(tuán)隊(duì)的管理水平，才能夠?qū)k公室檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理。

（二）促進(jìn)部門(mén)溝通的重要方式。對(duì)于很多企業(yè)來(lái)講，都存在著不同的部門(mén)，從而處理企業(yè)的不同工作內(nèi)容，然而這些部門(mén)之間并不是孤立存在的，他們之間需要進(jìn)行一些溝通和交流，因此部門(mén)之前的一些協(xié)作情況就需要通過(guò)檔案進(jìn)行。所以說(shuō)，辦公室檔案管理的規(guī)范化提高也是促進(jìn)部門(mén)溝通和交流的重要方式，能夠進(jìn)一步提高部門(mén)合作的效率，從而進(jìn)一步提高企業(yè)的工作效率。

（三）促進(jìn)現(xiàn)代管理方式的豐富。辦公室檔案管理工作非常復(fù)雜，工作量比較大，而且對(duì)于工作內(nèi)容的質(zhì)量要求較高，所以為了更好地提高辦公室檔案管理的效率，很多企業(yè)都采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理：首先，很多企業(yè)利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，使得這些檔案的復(fù)制和備份更加方便快捷；其次，利用計(jì)算機(jī)對(duì)辦公室檔案進(jìn)行管理，能夠進(jìn)一步提高檔案的傳播效率。利用計(jì)算機(jī)對(duì)辦公室的檔案進(jìn)行管理使得企業(yè)的現(xiàn)代管理方式更加豐富。

（四）促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提高。隨著企業(yè)對(duì)辦公室檔案管理工作的重視程度，對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)要求也在進(jìn)一步提高，因此對(duì)辦公室檔案管理進(jìn)行規(guī)范化管理，有利于提高檔案管理人員的素質(zhì)，這是因?yàn)楫?dāng)企業(yè)利用計(jì)算機(jī)對(duì)辦公室檔案進(jìn)行管理時(shí)，就需要檔案管理人員能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，所以此檔案管理人員必須提高自身的計(jì)算機(jī)專業(yè)素質(zhì)；同時(shí)，對(duì)辦公室檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，有利于檔案管理人員按照更加規(guī)范的流程進(jìn)行操作，從而能夠進(jìn)一步提高他們的工作效率，進(jìn)一步提升自身的職業(yè)道德素質(zhì)。

三、提高辦公室檔案管理規(guī)范化的策略

（一）進(jìn)一步規(guī)范檔案管理程序。在很多企業(yè)內(nèi)部，對(duì)辦公室檔案有著自己的管理流程，這樣才能使得檔案管理人員在日常工作過(guò)程中有章可循。然而，目前很多企業(yè)仍然缺乏規(guī)范化的檔案管理流程，因此必須要制定規(guī)范化的辦公室檔案管理流程，為此可以做到以下幾點(diǎn)：第一，參考一些大型企業(yè)對(duì)辦公室檔案的規(guī)范化管理流程，從而借鑒這些成功企業(yè)的辦公室檔案管理經(jīng)驗(yàn)，能夠更好地規(guī)范企業(yè)的辦公室檔案管理工作；第二，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，促使辦公室檔案管理人員嚴(yán)格遵守，對(duì)于具有突出表現(xiàn)的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，從而為其他檔案管理人員樹(shù)立學(xué)習(xí)的榜樣。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員是影響辦公室檔案管理規(guī)范化的重要因素，因此為了更好地進(jìn)行辦公室檔案的規(guī)范化管理，需要進(jìn)一步提高檔案管理人員的素質(zhì)，為此可以做到以下幾點(diǎn)：第一，鼓勵(lì)辦公室檔案管理人員對(duì)現(xiàn)有的檔案管理流程提出意見(jiàn)和建議，從而能夠更好地促進(jìn)辦公室檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程；第二，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使得他們能夠了解和學(xué)習(xí)最新的規(guī)范化辦公室檔案管理流程，從而將其應(yīng)用到實(shí)際的工作當(dāng)中；第三，鼓勵(lì)辦公室檔案管理人員不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高自身的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，從而能夠更加熟練地對(duì)辦公室檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，進(jìn)一步提高辦公室檔案管理的效率。

四、結(jié)論

綜上所述，辦公室檔案管理的規(guī)范性對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，同時(shí)也是我國(guó)進(jìn)行檔案管理工作的重要內(nèi)容，因此本文通過(guò)總結(jié)辦公室檔案管理規(guī)范的重要性，進(jìn)而提出了相關(guān)的策略，能夠進(jìn)一步提高辦公室檔案管理的規(guī)范性。相信隨著企業(yè)對(duì)辦公室檔案管理工作的逐步重視，能夠更好地提高辦公室檔案管理的規(guī)范性，從而更好地對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]任彩霞,張軍.新時(shí)期辦公室檔案管理的有效探討[J].辦公室業(yè)務(wù), 2012,05:26.

[2]徐亞群.高校院系辦公室檔案管理的規(guī)范化研究[J].辦公室業(yè)務(wù), 2013,07:100-101.