淺析建設(shè)項目檔案管理中存在的問題及措施

文/昆明市滇池投資有限公司　湯珮珺

淺析建設(shè)項目檔案管理中存在的問題及措施

文/昆明市滇池投資有限公司湯珮珺

【摘要】對于工程建設(shè)而言，工程建設(shè)項目的檔案是一種非常重要的依據(jù)，記錄了工程建設(shè)的真實數(shù)據(jù)和質(zhì)量鑒定結(jié)果。無論是對于企業(yè)本身還是國家都非常的重要。當(dāng)前由于國家的建筑市場的改革在不斷深化，發(fā)展速度也越來越快，所以對于工程檔案管理工作的要求也越來越高。本文嘗試對目前工程建設(shè)項目的檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，結(jié)合當(dāng)前社會發(fā)展以及新形勢和要求對檔案管理相關(guān)工作給出合理措施。

【關(guān)鍵詞】工程項目建設(shè)；檔案管理；措施

一、建設(shè)項目檔案管理工作中存在的主要問題

（一）建設(shè)工程項目檔案管理體系存在漏洞。與國外的同類所提供的原始設(shè)計和施工材料相比，建設(shè)工程項目檔案的資料比之要晚得多，并且保存在國家的建設(shè)檔案部門。早在一百多年前，就已經(jīng)有非常有力的證據(jù)表明國外對于建設(shè)工程項目檔案管理工作做得非常的系統(tǒng)和規(guī)范了。建設(shè)工程項目檔案管理不光晚于國外同類行業(yè)，同時也晚于諸如工商、公安、稅務(wù)以及教育等國內(nèi)的行業(yè)。自從建國開始至70年代末，我國的建設(shè)檔案都沒有系統(tǒng)的管理和應(yīng)用，只有少部分憑借行政管理使得國家的重大工程建設(shè)項目得到保留。借助行政以及經(jīng)濟(jì)管理辦法，建設(shè)項目檔案的管理工作在上世紀(jì)80年代初開始得以正常的運轉(zhuǎn)和持續(xù)的發(fā)展。因此到目前為止，由于建設(shè)項目檔案事業(yè)以及相關(guān)的法律法規(guī)的制度建設(shè)起步都較晚，所以到目前為止，建設(shè)檔案管理工作依然缺乏較為完善的管理體系支撐。

（二）不夠重視工程項目檔案管理工作。工程建設(shè)的過程中，經(jīng)常存在因為建設(shè)項目點多線長，所以將一個大型的工程項目建設(shè)拆分為十幾個甚至幾十個部分，然后再在每個部分中進(jìn)行分包，參加項目建設(shè)的施工隊伍質(zhì)量水平參差不齊，數(shù)量繁多。因為大部分的施工隊伍本身的編制單位并非常設(shè)，所以這些施工隊伍無論是底層的施工人員還是上層的項目經(jīng)理或者部門領(lǐng)導(dǎo)都對建設(shè)項目的檔案管理相關(guān)工作缺乏足夠的意識，從上到下都錯誤的認(rèn)為工程才是施工過程中最為重要的部分，對于項目檔案管理工作則不用太過上心，所以對于工程項目的檔案管理工作一直是持輕視的態(tài)度，并未設(shè)置專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理工作，所以一直存在職責(zé)不清和工作不夠滲入到位的問題。

（三）缺乏完整的檔案管理制度，項目檔案管理人員素質(zhì)水平有待提高。很多工程項目建設(shè)過程中缺乏完整健全的檔案管理制度，也沒有實行工程中的檔案質(zhì)量否決制。普遍將工程能否順利的按時完成工作為第一要求，較為重視建設(shè)工程的工程進(jìn)度以及工程質(zhì)量，但是未能注重日常建設(shè)項目的檔案材料的形成和累計。甚至部分工程建設(shè)單位和施工單位并沒有專門的負(fù)責(zé)工程建設(shè)項目檔案的管理人員，普遍采用的管理辦法是交由兼職人員處理，或者是定期的委派人員進(jìn)行和立卷。由于只有極少項目檔案管理人員接受了較為系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，所以這些絕大部分沒有經(jīng)歷過系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)人員自然也就無法保證檔案卷宗的質(zhì)量水平，所以待到工程竣工之后，移交到檔案館的工程建設(shè)項目檔案的質(zhì)量基本都不過關(guān)，需要專業(yè)人員進(jìn)行拆封和返工，這無疑在人力和資源方面都造成了浪費，而且影響了整個檔案管理工作的進(jìn)程。

二、提高工程建設(shè)項目檔案管理工作相關(guān)措施

（一）構(gòu)建較為完整和系統(tǒng)的工程建設(shè)項目檔案管理體系。工程建設(shè)項目在立項審批投入建設(shè)的時候，為了保證各個部門之間的工作聯(lián)系渠道便捷通暢，確保工程建設(shè)可以順利進(jìn)行，所以應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程的工作重點和需要有針對性的成立專門的重點工程建設(shè)指揮部門。此外，還需要安排一定量的具有足夠的檔案管理工作經(jīng)驗的檔案管理專職人員進(jìn)行工程建設(shè)項目檔案管理部門的組建。檔案管理工作人員要做好兩件事情，第一件事情是平時要注重對工程建設(shè)指揮部門所形成的各種文件以及圖紙進(jìn)行及時收集和保管；第二件事情就是加強(qiáng)對于工程建設(shè)過程中諸如建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理、勘察以及施工等單位的檔案管理人員在檔案資料的收集和管理方面的培訓(xùn)。因此，工程建設(shè)的各個參與單位也都應(yīng)該配備屬于自己的專職或者兼職的檔案管理人員，還要注意對這些檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。認(rèn)真地收集、整理和管理施工過程中所出現(xiàn)的各種工程檔案，待到整個工程建設(shè)完工之后，再將所收集的各項檔案移交給建設(shè)單位。要保證各個施工單位的檔案管理部門與工程建設(shè)項目的指揮部門的檔案管理部門之間保持著密切的聯(lián)系，確保可以進(jìn)行順暢的日常交流以及溝通工作。

（二）有序管理工程建設(shè)項目檔案。在工程的施工建設(shè)的過程中，圖紙和文件材料必不可少，圖紙和文件材料上包含眾多工程建設(shè)信息，所以對于施工圖紙以及相關(guān)資料的收集和整理保管的工作非常的重要。工程建設(shè)的進(jìn)展?fàn)顩r與施工圖紙以及資料等檔案的收集和管理之間存在著密切的聯(lián)系，所以想要保證工程建設(shè)工作可以順利的進(jìn)行，就必須要保證工程建設(shè)資料的整齊和完備，想要滿足以上的需求，就需要加強(qiáng)工程建設(shè)的日常臺賬登記的管理工作。其中收、發(fā)、資料審核、歸檔文件的登記、收發(fā)文件的時間，收發(fā)單位的名稱、收發(fā)的數(shù)量以及資料和圖紙的名稱經(jīng)辦人等等。在資料到達(dá)檔案管理部門之后，檔案管理人員首先應(yīng)當(dāng)對資料進(jìn)行存檔留存，然后再分發(fā)給其他的單位和部門，在分發(fā)的過程中，要做好臺賬的登記工作，諸如復(fù)印件、“三筆”現(xiàn)象以及缺乏必要的足夠簽章的情況要通知相關(guān)單位盡快解決和整改。此外，對于指揮部門之外的其他部門日常運行形成的各種文件和資料以及在工程建設(shè)的準(zhǔn)備階段所形成的各種文件材料都需要盡快的整理歸檔，如此才能確保檔案的整齊完整。

（三）注重培養(yǎng)檔案管理人員的自身素質(zhì)水平。大部分的工程建設(shè)都需要涉及到眾多施工單位，并且這些施工單位來自不同的地方，所以每一個施工單位在檔案管理方面的要求也都存在著不同，所以在檔案管理的業(yè)務(wù)水平方面也存在差距，進(jìn)而所形成的檔案質(zhì)量水平也就存在參差不齊的現(xiàn)象，為了盡可能保證來自不同單位的檔案的水平基本相同，需要在日常對于各個施工單位的檔案管理進(jìn)行檢查和指導(dǎo)的同時，還需要幫助他們主動挖掘檔案管理中所存在的問題，定期的對各個單位的檔案管理、工程監(jiān)理以及施工技術(shù)等方面的人員進(jìn)行培訓(xùn)，積極解決資料管理過程中所存在問題，規(guī)范各單位的檔案管理的工作習(xí)慣，引導(dǎo)檔案管理人員主動學(xué)習(xí)如何把握檔案的接受和整理方面的質(zhì)量，如何對竣工圖進(jìn)行編制，規(guī)范竣工圖的樣式。

（四）加強(qiáng)工程建設(shè)項目檔案的同步管理。簽字手續(xù)在工程建設(shè)項目檔案資料的收集過程中具有重要的意義。一般的工程建設(shè)中，參建的工程隊伍普遍來自外地，當(dāng)工程項目完工之后，施工隊伍將會很快的離開本工程，進(jìn)入到下一個工程的建設(shè)中去，所以就需要檔案管理人員及時的收集和審查工程資料，第一時間發(fā)現(xiàn)問題，并且敦促施工單位盡快解決問題。不要等到施工隊伍已經(jīng)離開本工程，才發(fā)現(xiàn)很多檔案資料上需要施工隊伍中的技術(shù)人員、技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字蓋章，這無疑會嚴(yán)重拖延檔案收集和處理的速度，同時也浪費了大量的人力、物力以及財力。所以，為了保證工程建設(shè)項目檔案的整齊、完整和準(zhǔn)確，要盡可能保證檔案的管理與工程建設(shè)施工可以同步的進(jìn)行，在工程建設(shè)還在準(zhǔn)備階段就需要開始進(jìn)行檔案管理的籌備工作，確保檔案管理工作可以貫穿工程建設(shè)的始終。

（五）借助多媒體技術(shù)加強(qiáng)檔案的收集和保存。多媒體技術(shù)很早就被應(yīng)用于檔案管理工作中，如今聲像等媒體信息在檔案管理中占據(jù)著重要的地位。這種檔案不僅僅記錄文字，同時也包含了視聽兩方面，可以更加真實、準(zhǔn)確和系統(tǒng)的展現(xiàn)工程建設(shè)項目檔案，確保檔案自身的整齊和完備。所以，工程建設(shè)項目檔案管理工作中需要跟隨工程進(jìn)度，對建設(shè)過程中的每一道程序和采用新的技術(shù)、結(jié)構(gòu)、材料以及工藝的部位進(jìn)行跟蹤拍攝，加強(qiáng)對于聲像媒體文件的收集，并且將其形成檔案資料。諸如地下工程、隱蔽工程因為其環(huán)節(jié)較多，并且單純的書面文件很難進(jìn)行足夠詳細(xì)的記錄，所以更適合采用聲像錄制的方式進(jìn)行歸檔。

三、總結(jié)

工程建設(shè)項目檔案是工程建設(shè)的真實記錄和質(zhì)量鑒定的重要依據(jù)，是一項非常寶貴的資源和財富。做好工程建設(shè)項目的檔案管理工作，不僅僅是促進(jìn)了工程建設(shè)項目的管理，同時可以更好的保證工程建設(shè)的自身質(zhì)量。

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